Coordinador de Oficina

Sobre One Legal, una compañía de InfoTrack One Legal, una división de InfoTrack, es una solución en línea integral para profesionales del derecho que les permite presentar documentos judiciales en todos los tribunales de California, gestionar notificaciones procesales a nivel nacional y más. Líder durante más de 30 años en soluciones tecnológicas innovadoras para profesionales del derecho, One Legal continúa siendo una de las empresas más respetadas del sector. Como empresa altamente ambiciosa, sabemos que nuestro personal es fundamental para nuestro éxito. Por eso nos apasiona fomentar una cultura de alto rendimiento basada en desarrollo profesional, comunicación abierta y liderazgo transparente. Si eres dedicado y estás entusiasmado por ayudar a construir una solución líder en el mercado que marque la diferencia en la vida de nuestros clientes, nos encantaría que te unieras a nosotros. Sobre el puesto En One Legal, nuestro Especialista Administrativo es la persona de referencia que ayuda a mantener todo funcionando sin problemas en segundo plano. En este puesto, trabajarás estrechamente con nuestros equipos internos para asegurarte de que los pedidos de trabajo se impriman, envíen y procesen a tiempo y sin contratiempos. También te asegurarás de que nuestro equipo de oficina funcione correctamente y de que tengamos suministros suficientes para que tú y tu equipo podáis mantener el enfoque y seguir avanzando. Este es un puesto presencial, de 5 días por semana, en nuestra oficina de Petaluma, California. Responsabilidades: Imprimir, agrupar y preparar documentos legales para su envío postal según los procedimientos del departamento Procesar correo saliente, incluyendo el uso del franqueador y empaquetar declaraciones, avisos y copias de cortesía Clasificar, escanear y derivar el correo entrante a los destinatarios correspondientes Mantener inventario de suministros de impresión y envío postal; realizar pedidos cuando sea necesario Preparar cheques para desembolsos (por ejemplo, tarifas del sheriff) cuando se requiera Supervisar y reabastecer impresoras; coordinar solución básica de problemas y solicitudes de servicio según sea necesario Destruir documentos de forma segura y garantizar el cumplimiento de los procedimientos de eliminación Usar software interno (ServeManager) para gestionar, actualizar y hacer seguimiento del progreso de trabajos Coordinar con los equipos de Cumplimiento y Soporte para asegurar el manejo oportuno y preciso de documentos Realizar diversas tareas administrativas y proyectos especiales según se asignen Coordinar el envío de documentos a litigantes, clientes y tribunales mediante la preparación de paquetes y su entrega a la oficina postal local Resolver pendientes y completar tareas asignadas de manera oportuna Apoyar al equipo de Cumplimiento con tareas y proyectos adicionales relacionados con el trabajo según sea necesario Actuar como soporte administrativo y operativo del equipo de Cumplimiento Requisitos 1+ año de experiencia relevante (experiencia legal o de apoyo en litigios es un plus, pero no obligatorio) Fuerte orientación al cliente con mentalidad de servicio Buenas habilidades informáticas, incluyendo Outlook, Microsoft Office, Adobe Acrobat; conocimiento de Slack es un plus Velocidad de escritura mínima de 40 palabras por minuto (se requiere certificación) Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita Actitud positiva y proactiva, con enfoque orientado a soluciones Altamente organizado y orientado a procesos; cómodo realizando múltiples tareas y adaptándose al cambio Gran atención al detalle y precisión; confiable y dependiente Calmado, paciente y eficaz en situaciones de alta presión Compensación El rango salarial previsto para este puesto se indica a continuación. El salario base no es el único componente de nuestro paquete competitivo de compensación total: también podrías ser elegible para bonos, comisiones, acciones y otros beneficios como se describe a continuación. La compensación real está influenciada por una amplia gama de factores, incluyendo, entre otros, conjunto de habilidades, nivel de experiencia, licencias y certificaciones. $19.77 - $24.71 por hora Beneficios Qué distingue a One Legal, una compañía de InfoTrack En One Legal, estamos comprometidos con un entorno laboral donde todos se sientan cómodos haciendo su mejor trabajo y divirtiéndose. También creemos en un equilibrio entre trabajo y vida personal que te satisfaga mientras estés aquí y te apoye cuando no lo estés. Diseñamos nuestro paquete de beneficios para demostrar nuestro compromiso de que tengas todo lo que necesitas. Nuestra guía de beneficios, ubicada aquí, ilustra lo que ofrecemos a empleados de tiempo completo, y un adelanto se muestra a continuación: Coinversión en plan 401(k) Seguro médico, dental y de visión: InfoTrack cubre el 85% de las primas del empleado y el 70% de las primas familiares Seguros financiados por el empleador de discapacidad a corto y largo plazo, de vida y de muerte accidental y desmembramiento (AD&D) 20 días de tiempo libre remunerado (PTO) 11 días festivos pagados Tiempo libre "Sé Tú Mismo" para salud mental, recarga energética, voluntariado Programa de donaciones coincidentes Subsidio mensual por internet para empleados remotos Nuestro Compromiso Creemos que la clave de nuestro éxito eres tú. Tu origen único, experiencia vital, conocimientos, autoexpresión y talento te hacen singular. Quién eres, qué has vivido y cómo piensas nos inspira a ser innovadores y audaces. InfoTrack es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Contratamos a personas excelentes de diversos orígenes, no solo porque es lo correcto, sino porque hace a nuestra empresa más fuerte. Aceptamos con gusto las contribuciones únicas que puedes aportar en términos de tu educación, opiniones, cultura, etnia, raza, ascendencia, sexo, identidad y expresión de género, origen nacional, ciudadanía, estado civil, edad, idiomas hablados, condición de veterano, color, religión, discapacidad, orientación sexual y creencias. Se considerará a solicitantes calificados con antecedentes penales o registros de condena para empleo conforme con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California.

Una destacada firma global de capital privado busca un Asistente Temporal a Permanente para brindar apoyo administrativo sin interrupciones a los ejecutivos del equipo Capital Solutions. El horario general es de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. con flexibilidad para horas extras según sea necesario. Presencial de lunes a jueves, con el viernes como día remoto; debe tener flexibilidad para asistir a la oficina si es necesario. Responsabilidades: Gestión exhaustiva de calendarios, incluyendo programación de reuniones y comunicación de detalles a los participantes. Esto requiere adoptar un enfoque flexible ante cambios en los horarios y asegurar que las citas se cumplan. Priorizar necesidades conflictivas; gestionar todos los asuntos de manera oportuna, proactiva y dar seguimiento a proyectos hasta su finalización exitosa, a menudo bajo presión de plazos. Atender llamadas entrantes y recibir visitantes de manera profesional y cortés. Organizar planes de viaje complejos y elaborar itinerarios detallados, obtener documentos necesarios para viajar y coordinar visas. Programar y organizar conferencias y actividades fuera de la oficina, incluida toda la logística relacionada. Preparar y redactar cartas, memorandos y correspondencia rutinaria. Revisar para garantizar precisión y claridad del texto final; corregir ortografía, gramática, formato y consistencia, realizando los cambios adecuados. Asignar y procesar gastos de ejecutivos, incluidos gastos con American Express y gastos pagados directamente, utilizando el sistema SAP Concur. Utilizar servicios postales como US Mail, FedEx y otros para enviar y rastrear correo prioritario; colaborar con el personal del servicio de correos para enviar paquetes según sea necesario. Brindar cobertura telefónica y asistencia suplente. Realizar otras tareas ad hoc según se asignen y requieran. Requisitos: Título universitario (BA/BS) preferido. 5 o más años de experiencia o formación en apoyo administrativo, o combinación equivalente de educación y experiencia. Capacidad para prosperar en un entorno de trabajo dinámico y exigente; demostrada habilidad para priorizar múltiples tareas y cumplir plazos. Capacidad para cambiar de enfoque de forma independiente y demostrar flexibilidad en diferentes funciones de cobertura. Demostrar iniciativa y responsabilidad sólidas en las tareas asignadas; adoptar una actitud proactiva y positiva frente a las tareas, planificar anticipadamente posibles problemas y tomar las medidas adecuadas. Excepcionales habilidades interpersonales necesarias para manejar situaciones sensibles y confidenciales; este puesto requiere constante compostura, tacto y diplomacia en todas las situaciones. Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal; gran atención al detalle al redactar y revisar materiales. Actitud orientada al trabajo en equipo y colaboración es imprescindible. Amplio conocimiento de Microsoft Outlook y dominio de Excel, Word y PowerPoint. Conocimientos prácticos de procedimientos administrativos de oficina y manejo de equipos de oficina estándar. Experiencia apoyando a un grupo de ejecutivos en un entorno corporativo es muy deseable. Experiencia en la industria financiera es preferida, aunque no obligatoria. Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Se considerarán solicitudes calificadas con antecedentes penales de arresto o condena para empleo de acuerdo con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La completación de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones integrales de dotación de personal con un servicio inigualable, compromiso con la finalización y éxito de proyectos, y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una completa gama de servicios de personal a empresas emergentes de crecimiento acelerado y a las Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas especializadas y servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, cobertura médica, dental, visual y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables para quienes cumplan con los requisitos de elegibilidad. Tras ser contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

Salario: $18-$22 Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Pavement Preservation Group es la unión orgullosa de líderes de la industria—Cactus Asphalt, American Pavement Preservation y Viking Construction. Nuestro camino de excelencia y compromiso con servicios de preservación y reparación de asfalto de primera clase ha alcanzado nuevas alturas al fusionar estas empresas excepcionales en una sola potencia. Pavement Preservation Group no solo se trata de preservar el asfalto; se trata de preservar la confianza, la calidad y la durabilidad de sus superficies. Nuestro compromiso sigue siendo inquebrantable, y nuestras capacidades ampliadas garantizan que cumplamos y superemos sus expectativas cada vez. Ya sean carreteras, estacionamientos o cualquier superficie de asfalto, Pavement Preservation Group es su socio de confianza para soluciones duraderas. Pavement Preservation Group (Cactus Asphalt, Viking Construction y American Pavement Preservation) es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para empleo sin importar raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, discapacidad o condición de veterano. Responsabilidades del Coordinador Administrativo: Estamos buscando un coordinador administrativo organizado, con habilidades excepcionales de comunicación y resolución de problemas, para manejar tareas de oficina y operaciones relacionadas con la administración. En este puesto, usted gestionará comunicaciones interdepartamentales, realizará tareas de oficina, responderá comunicaciones y supervisará todas las tareas administrativas de la empresa. Los departamentos involucrados incluirían: Recursos Humanos, Reclutamiento, Operaciones y otros. Para tener éxito como coordinador administrativo, usted debe estar comprometido en brindar un soporte atento tanto para partes internas como externas, y ser competente en diversas tareas de oficina. Los mejores coordinadores administrativos son profesionales corteses, proactivos y bien organizados que ofrecen soluciones creativas a problemas administrativos. Recibir a los visitantes y dirigirlos a las personas correspondientes. Realizar tareas básicas de oficina, como contestar y derivar llamadas telefónicas, responder correos electrónicos, ingreso de datos e informes. Responder preguntas y buscar información para empleados, proveedores, clientes y prestamistas. Apoyar a los empleados facilitando comunicaciones interdepartamentales e interacciones entre partes internas y externas. Asegurar que la oficina esté bien mantenida, organizada y segura. Asistir en proyectos especiales, como mejoras de procesos y desarrollo de presupuestos. Desarrollar e implementar nuevas políticas y procesos. Requisitos Requisitos del Coordinador Administrativo: Al menos 3 años de experiencia en el campo de apoyo administrativo. Enfoque minucioso en las tareas administrativas. Habilidades excepcionales de comunicación interpersonal, escrita y verbal. Dominio de la tecnología y equipos de oficina, incluyendo máquinas de fax, impresoras, fotocopiadoras, escáneres y computadoras. Creatividad y fuertes habilidades para resolver problemas. Sólidas habilidades para presentaciones. Fuertes habilidades de gestión de tareas y tiempo. Conocimientos básicos de matemáticas y comprensión de conceptos financieros básicos. Apariencia profesional y trato cortés. Beneficios Tiempo libre pagado: 120 horas (3 semanas) desde la contratación. ¡200 horas (5 semanas) después de 5 años de servicio! 401(k)/coincidencia de 401(k): Elegible para comenzar a contribuir después de 90 días de empleo. Igualamos el 100 % hasta el primer 3 % y el 50 % del siguiente 2 % de las contribuciones del empleado. Ofrecemos seguro médico, dental, de visión, seguro de vida voluntario, seguro de vida pagado por la empresa equivalente a 1 vez el salario anual, discapacidad a corto y largo plazo, enfermedad crítica y cobertura por accidentes.

Necesitamos un administrador de oficina a tiempo parcial y autónomo, que pueda encargarse de todos los aspectos del trabajo de oficina.

F.H. Paschen tiene más de 115 años de experiencia en la industria de la construcción. Usted ha conducido por autopistas que pavimentamos, ha viajado a través de aeropuertos que modernizamos, ha utilizado estaciones de tren que construimos, y sus hijos aprenden en escuelas que edificamos. Pero somos MÁS que eso. Ofrecemos MÁS versatilidad, ya que trabajamos en cualquier industria, ofreciendo cualquier método de entrega y servicio. Operamos con MÁS tenacidad, al movernos entre calendarios ajustados, espacios reducidos y presupuestos limitados. Proporcionamos MÁS ingenio, creando soluciones para superar sus mayores desafíos. Y actuamos con MÁS orgullo, enfocándonos en la seguridad y calidad, y ofreciendo más oportunidades para que nuestras comunidades y poblaciones diversas construyan con nosotros. Entregamos mucho más que simplemente cumplir plazos y presupuestos; entregamos con MÁS Paschen. Descripción del puesto: Este puesto consiste en brindar apoyo administrativo y reporta directamente al Vicepresidente Senior en la División de Estimaciones. Responsabilidades asignadas*: Ayuda a obtener y descargar documentos de licitación o propuesta de los propietarios/arquitectos. Mantener el archivo electrónico de documentos según los estándares del departamento. Apoyar a los equipos de proyectos con diversas actividades según sea necesario; incluyendo, pero sin limitarse a, recolectar, organizar y reproducir Planos y Especificaciones. Producir y distribuir correspondencia. Comunicarse con las agencias de asistencia en licitaciones y notificarles sobre próximos proyectos. Recolectar, organizar y presentar las tarjetas de tiempo del departamento. Registrar aprobaciones de vacaciones/enfermedad. Procesar facturas del departamento y gastos de empleados y enviarlos a contabilidad. Clasificar, distribuir y procesar el correo diario de la división adecuadamente. Pedir catering para comidas de licitación y reuniones del departamento. Apoyo general de oficina como entrada de datos, archivado, pedido de suministros de oficina, etc. Asistir cuando sea necesario en otros procesos del departamento. Otras funciones según se asignen. *Las responsabilidades asignadas pueden incluir cualquiera o todas las anteriores Requisitos Se requiere diploma de escuela secundaria y un mínimo de 1 año de experiencia en oficina. Se prefiere 1 año de experiencia en construcción. Se requiere conocimiento de procesamiento de textos, hojas de cálculo y principios contables básicos. Son necesarias buenas habilidades de comunicación y organización. Entorno de trabajo: El trabajo se realiza principalmente en la oficina. Los niveles de ruido varían. Horario de trabajo: El horario laboral general es de 8:00 am a 5:00 pm y las semanas laborales de 5 días son estándar. Tenga en cuenta que el horario y los días de trabajo pueden variar (cambios, adiciones, etc.) según las actividades laborales críticas. Demandas físicas: El horario laboral general es de 8:00 am a 5:00 pm y las semanas laborales de 5 días son estándar. Tenga en cuenta que el horario y los días de trabajo pueden variar (cambios, adiciones, etc.) según las actividades laborales críticas. F.H. Paschen es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Evaluamos a los candidatos calificados sin importar raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, discapacidad, condición de veterano y otras características protegidas por la ley. Si necesita una adaptación para completar esta solicitud, comuníquese con Tracy Tesnow al 773-444-3474. Nota para agencias de búsqueda, agencias de reclutamiento y organizaciones y firmas similares: F.H. Paschen no acepta currículos no solicitados de reclutadores o agencias de empleo. Por favor, no envíe currículos no solicitados ni información de candidatos a ningún empleado de F.H. Paschen. F.H. Paschen no pagará honorarios a ninguna agencia o firma externa y no será responsable de honorarios de agencias ni compensaciones por referencias asociadas a currículos no solicitados. Los currículos no solicitados recibidos serán considerados propiedad de F.H. Paschen y serán gestionados en consecuencia. Beneficios Seguro médico Seguro dental Seguro de visión Tiempo libre remunerado Plan 401K con coincidencia Cuenta de gastos flexibles Seguro de vida Programa de referidos Asistencia para desarrollo profesional Elegibilidad para bono de fin de año Suscripción a LifeLock Rango salarial: $65,000 - $75,000 F.H. Paschen se reserva el derecho de ofrecer al candidato seleccionado o solicitante una tarifa por hora o salario a un nivel apropiado determinado por el empleador, acorde con las calificaciones, experiencia, educación, formación de habilidades, certificaciones o antigüedad del solicitante.

Firma legal pequeña en Lake Merritt, Oakland busca Archivista/Asistente Administrativo de tiempo completo para un puesto presencial (sin teletrabajo). De lunes a viernes, de 8:30 a 17:00. Oficina profesional con ambiente informal. Buscamos a alguien que desee ser archivista/asistente administrativo, no a alguien que busque trabajo mientras estudia o solo como empleo temporal. Queremos a una persona a largo plazo que desee permanecer y crecer con la firma. Se prefiere experiencia previa en oficinas profesionales. Se prefiere experiencia previa en bufetes de abogados. El código de vestimenta es profesional-informal (sin jeans). Somos una oficina sin papel. El rango salarial para este puesto es de $41,600-48,000/año, dependiendo de la experiencia. Las funciones incluirán, entre otras: • Debe ser CONFIABLE. Todos dependen de usted para ayudar a mantener una oficina eficiente. Se espera que esté presente en la oficina de lunes a viernes, de 8:30 a.m. a 5:00 p.m., con un descanso para el almuerzo de media hora. • Mantener archivos legales basados en la nube, lo que requiere escanear, distribuir y archivar el correo diario. • Escanear facturas recién recibidas, ingresar información de facturación de las facturas en el sistema de facturación, archivar copias en el sistema de archivos. • Descargar documentos recibidos mediante Dropbox u otros similares, renombrar los documentos según el sistema de la oficina, distribuirlos según sea necesario y archivarlos. • Crear carpetas en Dropbox, subir documentos solicitados, proporcionar el enlace de Dropbox por correo electrónico. • Mantener archivos legales basados en la nube, lo que requiere escanear, distribuir y archivar el correo diario (tanto correo físico recibido como documentos recibidos por correo electrónico). • Levantar ligeramente archivos y cajas de archivo cuando sea necesario. (Somos una oficina sin papel y esto es raro.) • Ingresar facturas en el sistema de facturación y archivar copias en el sistema de archivos. Debe tener habilidad para escribir números. • Mantener e ingresar entradas en el calendario del sistema. • Tareas generales de oficina como escanear, fotocopiar, correo entrante/saliente y paquetes, tareas de cocina como limpieza y reabastecimiento, ayudar a preparar café, reponer suministros de oficina y bocadillos de cocina cuando lleguen, mantener la limpieza de la oficina, proyectos de oficina y otras tareas según se soliciten. • Proyectos de oficina, incluyendo ayuda con impresión y armado de carpetas de juicio y otras tareas según se soliciten. • Proyectos varios de oficina que podrían incluir armar sillas nuevas al recibirlas. • Recados de oficina (caminar al banco a una cuadra de distancia y similares), todos dentro de distancia caminable. • Ambiente profesional-informal, sin perfume, sin mascar chicle, sin jeans, sin sandalias – piense en un espacio compartido pequeño y profesional típico de un bufete de abogados. Se requiere facilidad para aprender cosas nuevas rápidamente, destreza, capacidad de hacer preguntas, orientación al detalle y capacidad para seguir instrucciones. ¡Perfeccionistas bienvenidos! Se requiere la capacidad de mantener un sistema de archivos organizado y preciso. La precisión es fundamental. El candidato ideal dominará Microsoft Office (Word y Outlook) y Adobe Acrobat Pro. Debe ser confiable, puntual, realizar ocasionalmente levantamientos ligeros, ser flexible y colaborativo. Debe teclear como mínimo 60 palabras por minuto. Se prefiere título universitario. El candidato ideal será flexible ante cambios en las prioridades diarias, estará abierto a interrupciones y dispuesto a aprender. Debe ser discreto y comprender que la información del cliente es confidencial. Entorno de trabajo cordial y amigable, con salario competitivo y beneficios. Tras el período estándar de prueba, ofrecemos un paquete integral de beneficios que incluye seguro médico, dental y de visión pagado al 100% por la empresa, plan 401(K) con contribución de la empresa, vacaciones pagadas, licencia por enfermedad remunerada, bonos de fin de año y revisiones salariales anuales. El horario del personal es de lunes a viernes, de 8:30 a 17:00, con un descanso para el almuerzo de media hora. (Mínimas horas extras, si las hay). La oficina está cerca de Lake Merritt y convenientemente ubicada a pocas cuadras de la estación BART de 20th Street. Este es un puesto presencial (sin teletrabajo). El rango salarial para este puesto es de $41,600-48,000/año, dependiendo de la experiencia. Por favor responda con su currículum, carta de presentación y expectativas salariales. Debido al volumen de currículos recibidos, no todos los solicitantes recibirán respuesta. Solo se notificará a quienes sean seleccionados para continuar con el proceso de solicitud. Gracias.