Coordinador Administrativo

Sobre nosotros: ICE Consulting es un proveedor líder de servicios gestionados de TI dedicado a ofrecer excelencia en soluciones de TI para empresas pequeñas y medianas. Fundada en 1997, nos enorgullece nuestro entorno dinámico de trabajo donde la colaboración, la innovación y el crecimiento prosperan. Actualmente estamos buscando un Gerente de Oficina/Asistente Ejecutivo apasionado por apoyar a nuestro equipo y mejorar la eficiencia operativa. Descripción del puesto: Como Gerente de Oficina/Asistente Ejecutivo, desempeñará un papel crucial para garantizar el funcionamiento fluido de nuestra oficina mientras brinda apoyo de alto nivel a nuestro equipo ejecutivo. Será responsable de gestionar tareas administrativas, coordinar reuniones y mantener suministros de oficina, todo ello creando un ambiente acogedor para empleados y visitantes por igual. Requisitos Principales responsabilidades: Gestionar las operaciones diarias de la oficina, incluyendo funciones de recepción, manejo de llamadas y atención al visitante. Atender y gestionar eficientemente llamadas entrantes, correos electrónicos y correspondencia. Organizar reuniones y eventos, incluyendo logística, preparación de agendas y materiales para los participantes. Ayudar en la incorporación de nuevos empleados y brindar apoyo al personal existente según sea necesario. Coordinar la adquisición de suministros de oficina y equipos informáticos, asegurando compras rentables. Mantener registros electrónicos y físicos organizados, supervisando sistemas de archivo y retención documental. Apoyar a los ejecutivos con la gestión de calendarios, arreglos de viaje e informes de gastos. Supervisar el mantenimiento de la oficina y coordinar con proveedores para la gestión de instalaciones. Requisitos: Experiencia mínima de 5 años en un cargo administrativo, preferiblemente en un entorno tecnológico o consultoría. Experiencia trabajando en un proveedor de servicios gestionados (MSP) es un plus. Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y conocimiento de software de gestión de oficina. Excelentes habilidades organizativas, con gran atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades. Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. Capacidad para mantener una actitud profesional y positiva en un entorno orientado al trabajo en equipo. Atributos personales: El candidato ideal será un solucionador proactivo de problemas, flexible y capaz de pensar críticamente en un entorno dinámico. Debe ser alguien que valore la colaboración, tenga mentalidad estratégica y posea un fuerte sentido de iniciativa. ¿Por qué unirse a ICE Consulting? Unirse a nuestro equipo significa formar parte de una empresa que valora la innovación y el desarrollo profesional. Ofrecemos paquetes salariales competitivos y oportunidades de crecimiento dentro de la organización. Beneficios Plan 401(k) con aporte equivalente de la empresa Vacaciones pagadas por la empresa Plan de salud (médico, dental y visual) Plan de jubilación (401k, IRA) Tiempo libre remunerado (vacaciones, enfermedad y días festivos) Licencia familiar (maternidad, paternidad) Capacitación y desarrollo Trabajo desde casa Alimentos y bocadillos gratuitos Recursos de bienestar ICE se enorgullece de ser un empleador que ofrece igualdad de oportunidades, centrado en reclutar y retener al mejor talento en todos los niveles. Contratamos asociados destacados en la industria que aportan valor y apoyo a nuestra creciente base de clientes. Con el fin de garantizar que ICE se mantiene al más alto nivel en la prestación de servicios gestionados externalizados y mantenernos como proveedor líder y confiable de soluciones MSP, todos los nuevos empleados deben someterse a una verificación de antecedentes estándar y a una prueba de detección de drogas antes del empleo.

Una destacada firma global de capital privado busca un Asistente Temporal a Permanente para brindar apoyo administrativo sin interrupciones a los ejecutivos del equipo Capital Solutions. El horario general es de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. con flexibilidad para horas extras según sea necesario. Presencial de lunes a jueves, con el viernes como día remoto; debe tener flexibilidad para asistir a la oficina si es necesario. Responsabilidades: Gestión exhaustiva de calendarios, incluyendo programación de reuniones y comunicación de detalles a los participantes. Esto requiere adoptar un enfoque flexible ante cambios en los horarios y asegurar que las citas se cumplan. Priorizar necesidades conflictivas; gestionar todos los asuntos de manera oportuna, proactiva y dar seguimiento a proyectos hasta su finalización exitosa, a menudo bajo presión de plazos. Atender llamadas entrantes y recibir visitantes de manera profesional y cortés. Organizar planes de viaje complejos y elaborar itinerarios detallados, obtener documentos necesarios para viajar y coordinar visas. Programar y organizar conferencias y actividades fuera de la oficina, incluida toda la logística relacionada. Preparar y redactar cartas, memorandos y correspondencia rutinaria. Revisar para garantizar precisión y claridad del texto final; corregir ortografía, gramática, formato y consistencia, realizando los cambios adecuados. Asignar y procesar gastos de ejecutivos, incluidos gastos con American Express y gastos pagados directamente, utilizando el sistema SAP Concur. Utilizar servicios postales como US Mail, FedEx y otros para enviar y rastrear correo prioritario; colaborar con el personal del servicio de correos para enviar paquetes según sea necesario. Brindar cobertura telefónica y asistencia suplente. Realizar otras tareas ad hoc según se asignen y requieran. Requisitos: Título universitario (BA/BS) preferido. 5 o más años de experiencia o formación en apoyo administrativo, o combinación equivalente de educación y experiencia. Capacidad para prosperar en un entorno de trabajo dinámico y exigente; demostrada habilidad para priorizar múltiples tareas y cumplir plazos. Capacidad para cambiar de enfoque de forma independiente y demostrar flexibilidad en diferentes funciones de cobertura. Demostrar iniciativa y responsabilidad sólidas en las tareas asignadas; adoptar una actitud proactiva y positiva frente a las tareas, planificar anticipadamente posibles problemas y tomar las medidas adecuadas. Excepcionales habilidades interpersonales necesarias para manejar situaciones sensibles y confidenciales; este puesto requiere constante compostura, tacto y diplomacia en todas las situaciones. Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal; gran atención al detalle al redactar y revisar materiales. Actitud orientada al trabajo en equipo y colaboración es imprescindible. Amplio conocimiento de Microsoft Outlook y dominio de Excel, Word y PowerPoint. Conocimientos prácticos de procedimientos administrativos de oficina y manejo de equipos de oficina estándar. Experiencia apoyando a un grupo de ejecutivos en un entorno corporativo es muy deseable. Experiencia en la industria financiera es preferida, aunque no obligatoria. Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Se considerarán solicitudes calificadas con antecedentes penales de arresto o condena para empleo de acuerdo con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La completación de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones integrales de dotación de personal con un servicio inigualable, compromiso con la finalización y éxito de proyectos, y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una completa gama de servicios de personal a empresas emergentes de crecimiento acelerado y a las Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas especializadas y servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, cobertura médica, dental, visual y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables para quienes cumplan con los requisitos de elegibilidad. Tras ser contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

Resumen: El Asistente de Gerente de Oficina desempeña un papel fundamental al apoyar las funciones administrativas y operativas diarias de la clínica dental. Este puesto permite que el Gerente de Oficina o el Gerente Regional se enfoquen en objetivos estratégicos de alto nivel, garantizando operaciones eficientes y alineación del equipo a nivel de oficina. Aunque este cargo no supervisa personal directo, requiere un fuerte liderazgo mediante influencia, excelentes habilidades de comunicación y un alto grado de profesionalismo. Principales Responsabilidades: Soporte Operativo y Administrativo Supervisar y gestionar la agenda diaria, asegurando citas precisas, flujo de pacientes y asientos oportunos. Ayudar con el cambio entre salas y la esterilización de instrumentos según sea necesario. Coordinar y rastrear casos de laboratorio en el Sistema de Gestión de Prácticas (PMS). Realizar pedidos de suministros de oficina y administrativos, y ayudar a revisar facturas de suministros clínicos para verificar su exactitud antes de su aprobación. Realizar recados locales como depósitos bancarios, según indique el Gerente de Oficina o Regional. Gestionar cheques entrantes por correo: revisar su precisión, escanearlos y ayudar en su registro según lo autorice la gerencia. Soporte en Recepción y Financiero Apoyar al equipo de recepción con la capacitación en el software PMS, procesos de salida, cierres diarios y planes financieros. Supervisar cierres diarios precisos y equilibrados. Actuar como recurso para precios y promociones (por ejemplo, ofertas especiales de $99, promociones de implantes). Brindar soporte sustituto para la verificación de seguros, incluyendo pacientes sin cita previa y cobertura durante vacaciones. Soporte Clínico y al Paciente Ayudar a coordinar exámenes de higiene para garantizar una programación eficiente entre médicos y pacientes. Asistir al personal clínico en la creación, edición y uso correcto del PMS en los planes de tratamiento. Atender preocupaciones menores de los pacientes y ayudar a resolverlas para mantener la satisfacción. Comunicar retrasos claramente a la recepción y a los pacientes para gestionar expectativas. Apoyar al personal en consultas sobre seguros, facturación y saldos de cuentas. Liderazgo y Cultura Actuar como enlace entre los equipos clínicos y administrativos, promoviendo operaciones cohesionadas. Mantener la confidencialidad, profesionalismo y discreción en todos los asuntos. Mantenerse alineado con las decisiones del Gerente de Oficina/Regional y elevar problemas de manera oportuna y adecuada. Establecer un ambiente positivo en la oficina y ayudar a fomentar una cultura colaborativa, respetuosa y orientada a soluciones. Este puesto ofrece una excelente oportunidad de crecimiento profesional y es ideal para personas apasionadas por el apoyo al equipo, la excelencia operativa y el desarrollo de liderazgo. Requisitos Se prefiere experiencia demostrada en operaciones de clínica dental o apoyo administrativo. Fuertes habilidades organizativas y atención al detalle. Dominio del software de gestión de prácticas Capacidad para liderar mediante influencia y colaborar eficazmente con todos los departamentos. Ser confiable, adaptable y capaz de manejar múltiples tareas bajo presión. Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. Conocimientos técnicos sólidos y capacidad para aprender y enseñar sistemas rápidamente. Comprometido con la satisfacción del paciente y la excelencia operativa. Beneficios Seguro dental Seguro médico Seguro de vida Tiempo libre remunerado Seguro de visión

Empresa de construcción Bayside Queens busca asistente de oficina. Debe poder trabajar legalmente en EE. UU., hablar inglés, responder teléfonos, leer/escribir correos electrónicos y tener conocimientos básicos de QuickBooks.

¡Ace Handyman Services está contratando un Coordinador de Equipo! Tiempo Completo • Presencial – Matthews, NC $16 – $21 por hora Ace Handyman Services está contratando un Coordinador de Equipo para apoyar las operaciones de programación, despacho y atención al cliente. Este es un puesto de alto impacto y mucha energía, ideal para alguien que se desempeñe bien en un entorno de servicios del hogar acelerado y que desee formar parte de una marca confiable y en crecimiento. Este es un puesto con alto volumen de llamadas y ritmo acelerado; la persona debe desenvolverse bien en un entorno rápido y ocupado. Esta posición será responsable de toda la programación de trabajos de artesanos, recibir llamadas de clientes potenciales y convertirlas en trabajos programados (con una alta tasa de conversión), además de ayudar con la mayoría de las tareas administrativas diarias: llamadas de garantía, entrada de datos y seguimiento al cliente. Sus responsabilidades: Gestionar llamadas entrantes y salientes de alto volumen Brindar a los clientes apoyo en programación, coordinación de servicios y resolución de problemas Despachar técnicos de campo y gestionar calendarios dinámicos Usar el software Service Titan (o similar) para gestionar flujos de trabajo, programación y actualizaciones Ofrecer soporte de ventas y al cliente con enfoque en profesionalismo y rapidez Requisitos Experiencia en servicio al cliente o ventas internas (se prefiere 1 año o más) Organizado, tranquilo bajo presión y capaz de realizar múltiples tareas Capacidad para navegar sistemas de servicios del hogar y manejar la programación diaria Debe tener experiencia con el software Service Titan o una plataforma similar Se prefiere experiencia previa en servicios del hogar, despacho o coordinación de operaciones de campo Beneficios Tiempo libre pagado Beneficios de salud, dentales y 401(k) Pago de horas extras + bonificaciones por ventas Capacitación en el trabajo y revisiones salariales Sin trabajo los fines de semana

Distribuidor en Maspeth, Queens busca RECEPCIONISTA DE TIEMPO COMPLETO. ¡SOLO A LARGO PLAZO! Amable, puntual, altamente motivado, confiable, fluido en inglés. Capacidad multitarea, amigable, trabajador en equipo, brillante, excelentes habilidades telefónicas y de correspondencia escrita. Saber cómo tratar con clientes, personal y llamadas telefónicas, conocimientos informáticos imprescindibles (Word, Outlook, Excel) Buena oportunidad de crecimiento hacia un mejor puesto en el futuro para persona seria y confiable. FUNCIONES: • Responsable de gestionar eficazmente las llamadas entrantes y visitantes, así como proporcionar apoyo administrativo; responder y derivar llamadas en un sistema telefónico multilínea • Derivar llamadas a las partes correspondientes • Tareas administrativas: archivar, mecanografiar, fotocopiar, tomar mensajes, enviar y recibir faxes, procesamiento de textos • Entrada de datos y archivo • Debe tener experiencia en oficina y la capacidad de trabajar eficientemente en un entorno acelerado • Ayudar en la creación y envío de informes de gastos • Realizar proyectos adicionales según se asignen Horario de trabajo: Lun a Jue: 8:00 a.m. - 4:30 p.m. Vie: 7:00 a.m. - 3:30 p.m. Por favor ENVÍE SU RESUMEN a rrlresume@aol.com o PRESENTARSE EN PERSONA en: R.R. LALENA CORPORATION 59-26 55th Drive, Maspeth, NY. La presentación de solicitudes es todos los días de 10:00 a.m. a 3:00 p.m.