Asistente Administrativo Legal

Asistente Administrativo Legal Ubicación de la oficina: 601 First Street NW, Grand Rapids, MI 49504 Clasificación del puesto: Tiempo completo, regular Si tienes una actitud proactiva y positiva y te gusta formar parte de un equipo trabajador, estamos buscando un Asistente Administrativo Legal para colaborar con el departamento legal y apoyar a nuestro Director Legal. Algunas de las funciones del Asistente Administrativo incluyen preparar documentación confidencial y sensible, gestionar calendarios, realizar arreglos de viaje y preparar informes de gastos. Para tener éxito en este puesto, debes ser bien organizado, tener excelentes habilidades de gestión del tiempo y ser capaz de actuar con mínima supervisión o dirección. En última instancia, contribuirás a la eficiencia de nuestra empresa al brindar apoyo personalizado y oportuno al Director Legal, nuestros clientes e invitados. Este puesto depende directamente del Director Legal y Vicepresidente de Alianzas Estratégicas. Esta es una excelente oportunidad para aprovechar tus habilidades organizativas y de comunicación interpersonal mientras formas parte de un equipo legal colaborativo. Si esta oportunidad te interesa, postúlate hoy en línea enviando tu carta de presentación y currículum. Responsabilidades Realiza diversas tareas administrativas y de apoyo ejecutivo que son altamente confidenciales y sensibles. Coordina y facilita el calendario del ejecutivo para programar citas, reuniones y conferencias. Recibe a invitados y clientes dándoles la bienvenida en persona o mediante Zoom. Brinda apoyo administrativo para las iniciativas legales, de riesgo y estratégicas del equipo. Investiga, compila, asimila y prepara documentos y resúmenes confidenciales y sensibles, informando al ejecutivo sobre su contenido. Lee y filtra la correspondencia y los informes entrantes, realiza una evaluación preliminar sobre la importancia de los materiales, organiza documentos, gestiona algunos asuntos personalmente y envía los materiales pertinentes al ejecutivo y al personal. Elabora cartas y memorandos en respuesta a correos o llamadas entrantes. Prepara agendas y recopila materiales para reuniones, discursos internos y externos y conferencias; coordina con otros departamentos. Toma actas y lleva registros según sea necesario. Revisa, corrige y edita documentos preparados para o por el Departamento Legal. Organiza archivos electrónicos. Compila y mantiene registros, información estadística e informes. Realiza arreglos, prepara itinerarios, elabora y compila vales de viaje y mantiene todos los registros de viaje. Presenta informes de gastos en nombre del ejecutivo. Desempeña funciones complejas y de alta responsabilidad como asistente confidencial, liberando al ejecutivo de detalles administrativos y operativos de su departamento. Representa al ejecutivo asistiendo a reuniones en su ausencia o hablando en su nombre. Puede ayudar con el sistema de gestión de contratos. Realiza otras funciones asignadas. Requisitos Título de asociado requerido (título universitario preferido), con un mínimo de 3 años de experiencia en administración ejecutiva. Se prefiere experiencia en el sector legal. Excelente gramática, habilidades de corrección de textos y organización. Debe tener la capacidad de organizar, priorizar y gestionar múltiples tareas. Debe poseer excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, así como habilidades interpersonales. Debe tener la capacidad de trabajar de forma independiente. Conocimientos técnicos en MS Office, incluyendo sólidos conocimientos en Excel, Word, Outlook y PowerPoint. Se prefiere familiaridad con documentos y estructuras corporativas, de bienes raíces, construcción o seguros. Beneficios En Rockford, creemos que invertir en nuestras personas es esencial para nuestro éxito. Ofrecemos un paquete salarial competitivo junto con un plan 401(k) con coincidencia de la empresa para ayudarte a planificar tu futuro. Nuestros empleados tienen acceso a cobertura integral de atención médica, tiempo libre remunerado generoso y horarios laborales flexibles que fomentan el equilibrio entre trabajo y vida personal. Fomentamos el crecimiento continuo mediante reembolsos de matrícula y oportunidades de desarrollo profesional, y promovemos el bienestar a través de programas de salud y bienestar en el lugar de trabajo. Rockford también proporciona tecnología de vanguardia para empoderar a nuestros equipos y ofrece formas significativas de devolver a la comunidad mediante tiempo libre para voluntariado y alianzas con organizaciones locales. Unirte a Rockford significa más que solo un trabajo. Es una oportunidad para moldear tu carrera mientras ayudas a construir comunidades más fuertes. Quiénes somos En Rockford, no solo construimos estructuras, también moldeamos vecindarios, empresas y comunidades que resisten el paso del tiempo. Como líder nacionalmente reconocido en construcción, desarrollo y gestión de propiedades, estamos orgullosos de estar clasificados entre los 200 principales contratistas del país por Engineering News-Record. Con oficinas regionales en todo el Medio Oeste y el Sureste, nuestro portafolio abarca más de 5 mil millones de dólares en proyectos en diversos mercados, incluyendo educación, salud, hostelería, viviendas multifamiliares, usos mixtos, viviendas para personas mayores, manufactura y sectores industriales. Lo que distingue a Rockford es nuestra mentalidad de "Personas primero", un compromiso inquebrantable con valorar a nuestros empleados, clientes y comunidades. Creemos que el mejor trabajo se realiza cuando las personas se sienten apoyadas, empoderadas e inspiradas. Nuestra cultura se basa en la seguridad, la colaboración y la búsqueda incansable de la calidad. Si estás buscando tener un impacto significativo mientras desarrollas tu carrera junto a profesionales dedicados, nos encantaría construir algo grande juntos. Factores ambientales El entorno de trabajo para este puesto es un entorno de oficina típico, con visitas ocasionales a sitios de construcción. Cuando está en la oficina, las exigencias físicas requieren la capacidad de permanecer sentado durante largos períodos. Puede ser necesario moverse intermitentemente, como acceder a equipos de oficina centrales, levantar hasta 35 libras, agacharse, inclinarse, arrodillarse y subir escaleras, para cumplir con los requisitos del puesto. Las visitas a obras pueden exponer a la persona a riesgos comúnmente asociados con la construcción. Rockford Construction es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y que apoya y se adhiere a una política de no discriminación en todos los aspectos del empleo. Rockford Construction no discriminará por religión, raza, color, origen nacional, edad, sexo (incluyendo embarazo y condiciones relacionadas, identidad de género y orientación sexual), altura, peso, estado civil, servicio militar, consideraciones partidistas, discapacidad, información genética, o cualquier otra razón prohibida por las leyes federales y estatales aplicables.