Asistente de Operaciones (Chicago)

Resumen del trabajo Estamos buscando un Recepcionista/Asistente Administrativo altamente organizado y motivado para unirse a nuestro equipo. Este puesto es fundamental para brindar un soporte excepcional en la recepción y asistencia administrativa, garantizando el funcionamiento fluido de nuestra oficina. El candidato ideal poseerá sólidas habilidades de comunicación, será detallista y tendrá la capacidad de gestionar múltiples tareas de manera eficiente en un entorno dinámico. Tipo de empleo: Tiempo completo Salario: $18.50 por hora Responsabilidades Recibir y atender a visitantes y clientes de forma amable y profesional. Gestionar llamadas entrantes, correos electrónicos y correspondencia, derivándolos al personal correspondiente. Mantener organizada el área de recepción y asegurar que todos los suministros de oficina estén disponibles. Programar citas y gestionar calendarios para los miembros del personal. Realizar tareas de entrada de datos y mantener registros precisos. Atender consultas de soporte al cliente, proporcionando información según sea necesario. Apoyar tareas de gestión de oficina, incluyendo archivado, copiado y preparación de documentos. Colaborar con los miembros del equipo para garantizar un funcionamiento eficiente de la oficina. Manejar información confidencial con discreción. Si está buscando una oportunidad para contribuir a un equipo dinámico mientras mejora sus habilidades administrativas, le animamos a postularse para este puesto. Requisitos Experiencia previa como recepcionista o asistente administrativo es deseable. Habilidades sólidas de organización con capacidad para priorizar tareas de manera efectiva. Excelentes habilidades de gestión del tiempo para cumplir plazos en un entorno ocupado. Conocimientos bilingües son un plus, mejorando la comunicación con clientes diversos. Familiaridad con procedimientos de gestión de oficina y software básico de computadora (por ejemplo, Microsoft Office Suite). Experiencia en recepción médica o dental es ventajosa, aunque no obligatoria. Habilidades interpersonales sólidas con actitud centrada en el cliente. Capacidad para trabajar de forma independiente y también como parte de un equipo. Beneficios 401(k) Horario flexible Tiempo libre remunerado

Skateland Arena LLC es un centro recreativo y de entretenimiento enfocado en la familia, comprometido a ofrecer experiencias seguras y divertidas para nuestra comunidad. A medida que crecemos, estamos fortaleciendo nuestras capacidades financieras y de nómina para respaldar responsablemente al personal y las operaciones. Buscamos un Asistente Personal de Nómina confiable y detallista que apoye a nuestro Oficial de Contabilidad en el procesamiento, registro y conciliación de nóminas y desembolsos autorizados. El puesto requiere conocimientos sobre banca tradicional, plataformas digitales de pago convencionales y procedimientos de criptomonedas autorizados por la empresa. Toda actividad de pago debe seguir los controles financieros, políticas anticorrupción y de cumplimiento de Skateland Arena. Principales responsabilidades: * Apoyar al Oficial de Contabilidad en la preparación y ejecución de los pagos de nómina utilizando canales autorizados por la empresa. * Coordinar y documentar cualquier transacción de criptomonedas aprobada por la empresa cuando sea necesario. * Recibir y registrar fondos entrantes en las cuentas de la empresa (depósitos bancarios, recibos de plataformas de pago) y asegurar su asignación oportuna a nómina u otros desembolsos aprobados. * Mantener registros detallados y auditables de todos los ingresos y egresos; elaborar conciliaciones para las cuentas de nómina y apoyar el cierre mensual. * Verificar instrucciones de pago, confirmar la identidad del destinatario cuando corresponda y reportar cualquier actividad sospechosa al Oficial de Contabilidad. * Conciliar estados de cuenta de plataformas de pago (PayPal, Cash App Business, Venmo Business, procesadores de pago) con estados bancarios y registros internos. * Asegurar que todas las actividades cumplan con los controles internos, la política de la empresa y las leyes aplicables (incluyendo requisitos contra el lavado de dinero y reportes tributarios). * Ayudar con consultas de nómina de empleados; preparar documentación de respaldo para auditorías de nómina. * Participar en capacitaciones de KYC/AML, verificaciones de incorporación de proveedores y revisiones periódicas de cumplimiento según se indique. * Brindar apoyo administrativo general al Oficial de Contabilidad según sea necesario (archivado, entrada de datos, manejo seguro de documentos). Calificaciones y requisitos * Diploma de escuela secundaria o equivalente requerido; título asociado o licenciatura en Contabilidad, Finanzas o Administración de Empresas preferido. * Experiencia previa en nómina, contabilidad, contabilidad básica u operaciones de pagos altamente valorada. * Debe tener una cuenta bancaria personal activa para verificación laboral y configuración de depósito directo. * Conocimiento de plataformas digitales de pago convencionales (PayPal, Cash App Business, Zelle, Venmo Business, Apple Pay) y conocimientos básicos sobre cómo funcionan los flujos de pagos y las conciliaciones. * Conocimientos básicos sobre conceptos de criptomonedas y experiencia manejando billeteras cripto controladas por la empresa o pagos cripto gestionados por proveedores es un plus — debe seguir las políticas de criptomonedas de la empresa. * Gran atención al detalle, precisión y confidencialidad al manejar información sensible de nómina y financiera. * Excelentes habilidades de comunicación y organización; capacidad para trabajar bajo supervisión y reportar problemas adecuadamente. * Altos estándares éticos y capacidad para seguir estrictos controles internos — el candidato debe demostrar confiabilidad y responsabilidad financiera. Compensación y beneficios * Tarifa por hora competitiva o salario acorde con la experiencia. * Opciones de horarios flexibles. * Oportunidades de crecimiento profesional y capacitación en operaciones de nómina y finanzas. * Entorno de equipo de apoyo y marcos claros de cumplimiento para proteger a empleados y al negocio.

En Interactive Strategies, creemos que todos merecen ser felices en el trabajo. Nos enorgullece fomentar una cultura solidaria y orientada a un propósito donde las personas se sientan como familia—¡sí, incluso tenemos un Gestor de Felicidad! Nuestro equipo prospera gracias a la colaboración, la creatividad y una pasión compartida por un trabajo significativo que marca la diferencia. Actualmente estamos buscando un Pasante de Operaciones y Recursos Humanos para que se una a nuestro equipo y nos ayude a seguir construyendo un lugar de trabajo reflexivo y centrado en las personas. Esta es una excelente oportunidad para contribuir al trabajo detrás de escena que moldea la experiencia de nuestros empleados y las operaciones de nuestra agencia. Como agencia digital integral con sede en Washington, DC, colaboramos con organizaciones sin fines de lucro, asociaciones y clientes B2B y B2C para potenciar su presencia digital y marca. Nuestra cartera de clientes incluye a la American Lung Association, el Boston Children’s Hospital, Rainforest Trust y Special Olympics, por mencionar algunos. Tus Funciones (Responsabilidades) Como pasante de Operaciones y Recursos Humanos, tendrás múltiples responsabilidades y adquirirás experiencia práctica tanto en recursos humanos como en operaciones de oficina. Algunas de las tareas que realizarás incluyen: Apoyar nuestros procesos de RRHH: Asistir en la administración de las evaluaciones de desempeño trimestrales Registrar las hojas de tiempo semanales Apoyar tareas de reclutamiento como publicar ofertas de empleo y programar entrevistas Mantener la oficina funcionando sin problemas: Asegurarte de que la oficina esté organizada y completamente abastecida (¡incluyendo snacks!) Mantener nuestra intranet corporativa y sistemas de archivos electrónicos, y ayudar en la gestión digital de registros de empleados Controlar y gestionar el equipo de la empresa, todo para mantener nuestras operaciones diarias funcionando sin contratiempos Realizar recados según sea necesario Ser impulsor del compromiso de los empleados: Planificar y organizar iniciativas mensuales de compromiso y reconocimiento del personal Coordinar premios por hitos laborales y saludos de cumpleaños con los gerentes del equipo Apoyar las operaciones diarias: Ayudar al departamento financiero a conciliar informes de gastos bancarios y de tarjetas de crédito, además de tareas de facturación a clientes Actualizar y verificar datos de proyectos frente a contratos para mantener registros precisos y actualizados Apoyar al equipo de TI resolviendo problemas comunes relacionados con la tecnología Ser un jugador de equipo confiable: Ofrecer apoyo administrativo al equipo directivo Intervenir dondequiera que se necesite ayuda—ya sea un proyecto de último minuto, planificar un evento del equipo o prestar ayuda para mantener todo funcionando detrás de escena Requisitos No nos importa necesariamente cuánta experiencia tengas; lo más importante es el entusiasmo y talento que aportas. Aunque los horarios son flexibles y podrían cambiar, buscamos a alguien disponible para trabajar aproximadamente veinticuatro horas a la semana (3 días). Tenga en cuenta que esta persona debe poder asistir dos veces por semana a la oficina de DC, los martes y jueves—las horas exactas varían según la carga de trabajo. Cualidades que aportas Creativo. Aportas pasión a tu trabajo y produces soluciones que involucran, motivan e inspiran. Estratégico. Entiendes que los resultados de calidad se basan en una investigación y resolución de problemas reflexivas. Intuitivo. Eres alguien capaz de anticiparse siempre un paso y prever necesidades. Comprometido. Estás comprometido con valorar la diversidad y contribuir a un entorno de trabajo y aprendizaje inclusivo. Seguro. Eres amable, profesional y sereno. Apasionado. Te encanta lo que haces, das todo lo que tienes y buscas continuamente formas de crecer en tu profesión. Amigable. Trabajas bien con el equipo y valoras los comentarios. Contribuyes con ideas de manera positiva. Además, eres un excelente oyente. Beneficios Snacks y café abundantes: Nuestra cocina está surtida para mantenerte energizado—incluidos los refrigerios de media tarde. Acceso gratuito al gimnasio: Recárgate con un entrenamiento en nuestro gimnasio dentro de la oficina. Eventos de equipo: Desde almuerzos hasta happy hours, hacemos tiempo para divertirnos y conectar. Oportunidades de crecimiento: Aprende en el trabajo, obtén tutoría y desarrolla nuevas habilidades mediante capacitación. Flexibilidad híbrida: Disfruta de una combinación de colaboración en la oficina y flexibilidad remota cada semana. Compensación:Esta es una pasantía remunerada a $17.95 por hora

Tiempo parcial 10-20 horas por mes Ayudar con las operaciones de alquiler de apartamentos Horarios flexibles Sin ventas ni trabajo manual Realizar inspecciones, mostrar unidades en alquiler, corregir problemas menores, informarme qué necesita reparación para que se puedan enviar las personas adecuadas para reparar/limpiar.

Allen + Shariff es una firma internacional de ingeniería MEP que ofrece servicios de consultoría y diseño en Estados Unidos y México, y servicios de gestión de proyectos en Medio Oriente. Nuestra misión es desarrollar un nivel excepcional de atención personal y conexión diseñado para ayudar a nuestros clientes, empleados y comunidades a prosperar. Disfrutamos del trabajo haciendo lo que amamos y estamos orgullosos de estar certificados como un "Great Place to Work". Allen + Shariff busca un Gerente Administrativo Corporativo para gestionar cuentas por pagar y nómina, así como otras tareas contables y administrativas. Además de las calificaciones enumeradas a continuación, este puesto requiere habilidades efectivas de comunicación, interpersonales y de servicio al cliente. Los candidatos exitosos también tendrán una atención excepcional al detalle y la capacidad de gestionar múltiples prioridades y cumplir con fechas límite en un entorno de equipo pequeño. El salario oscila entre $50,000 y $80,000 según habilidades y experiencia. Responsabilidades principales: Ingresar y procesar facturas de cuentas por pagar con precisión. Conciliar cuentas de tarjetas de crédito y realizar conciliaciones mensuales de cuentas bancarias. Revisar, registrar y procesar informes mensuales de gastos de empleados. Revisar y registrar hojas de tiempo semanales de empleados. Procesar la nómina quincenal, incluyendo el registro de asientos contables de nómina. Enviar archivos de contribuciones a 401(k) y HSA. Trabajar con entidades consultoras para garantizar la exactitud de los envíos y mitigar cualquier problema señalado por el personal. Preparar y registrar cargos cruzados de mano de obra mensuales. Conciliar costos mensuales de mano de obra con el libro mayor general. Actuar como administrador del plan para Fidelity Investments y Kelly Benefits. Apoyar activamente el proceso anual de renovación de beneficios. Completar la conciliación anual de W-2. Procesar y emitir formularios 1099 anuales. Ayudar en la preparación y análisis durante el proceso anual de presupuestación. Preparar informes anuales de Acción Afirmativa para Empleados. Asegurar que todas las licencias comerciales, certificados de estado, etc., estén vigentes y cumplidos. Mantener registros precisos para auditorías cuando sea aplicable. Asistir a ejecutivos corporativos con tareas administrativas según corresponda. #LI-Onsite Requisitos Título de asociado en Contabilidad, Finanzas o campo relacionado. Al menos 5 años de experiencia en cuentas por pagar o nómina en un entorno de servicios profesionales o ingeniería/consultoría. (Se prefiere experiencia en empresas de ingeniería, arquitectura o construcción con múltiples oficinas.) Experiencia directa en el procesamiento de nómina con ADP. Habilidades avanzadas en Excel. Experiencia con Deltek Vantagepoint fuertemente deseada. Conocimiento previo sobre planes de participación en utilidades y beneficios relacionados de jubilación es preferible. Beneficios Pago de bonificación Tiempo libre remunerado generoso Al menos 7.5 días feriados pagados Programa de referidos de empleados Seguro médico Contribución de la empresa a la cuenta de ahorro para salud (HSA) Cuenta flexible de gastos médicos (FSA) Cuenta flexible de gastos para cuidado de dependientes Beneficios para transporte Programa de asistencia al empleado Plataforma de bienestar con recompensas Seguro dental Seguro de visión Seguro de vida y de desgravamen (AD&D) Seguro de discapacidad a corto y largo plazo Plan 401(k) con coincidencia de la empresa Programa de reembolso de matrícula Asistencia para desarrollo profesional Licencia remunerada por embarazo Licencia parental remunerada Día de servicio comunitario remunerado

OPORTUNIDAD DE EMPLEO El Especialista de Recursos da la bienvenida y evalúa a los visitantes en persona y por teléfono para todos los servicios y programas relevantes o elegibles internamente y en todo el condado. Actúa como enlace entre todos los visitantes y el personal de la agencia. Los especialistas reciben capacitación y se espera que sean expertos en recursos y referencias. Se espera que den la bienvenida, escuchen, generen confianza y comprendan las necesidades de los visitantes para evaluar, orientar y conectarlos adecuadamente con los servicios. ¡Estamos buscando dos personas dinámicas para unirse a nuestro equipo del Centro de Recursos! El puesto será a tiempo completo con 37.5 horas por semana. Se prefiere altamente el dominio bilingüe español/inglés, pero no es obligatorio. Toda la capacitación se proporciona en el trabajo para quienes tengan pasión por servir y ayudar a nuestra comunidad. LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL TRABAJO INCLUYEN: 1. Responder las líneas telefónicas asignadas, evaluar y derivar llamadas al personal o departamento correspondiente. 2. Dar la bienvenida, recibir, evaluar y dirigir a todos los clientes, donantes, miembros de la comunidad y visitantes que lleguen a la agencia. 3. Mantener siempre una actitud positiva orientada al servicio. Interactuar con los participantes de manera respetuosa que fomente la autoestima y el empoderamiento. 4. Evaluar a los clientes/clientes potenciales, completar formularios de ingreso, revisarlos para derivaciones y servicios, ingresar datos, programar citas, proporcionar recursos y derivaciones cálidas según corresponda. 5. Determinar la elegibilidad para los servicios de CA y coordinar derivaciones con el personal del programa correspondiente, asegurando que los clientes sean conectados con los servicios con el seguimiento adecuado. 6. Ayudar a los clientes en línea y en persona a completar solicitudes de programas, documentación y programación de citas. 7. Entregar o proporcionar vales, necesidades críticas y artículos esenciales de alcance, según corresponda. Verificar y registrar los datos correspondientes. 8. Realizar llamadas de confirmación de citas, según se asigne. 9. Colaborar con el archivo PSE, según se asigne. 10. Registrar las llamadas y tipos de solicitudes que llegan por teléfono, en persona y por correo electrónico. 11. Mantener el área de recepción y la sala de espera limpias y ordenadas. 12. Asegurar un ingreso de datos preciso y correcto. Ayudar a otros con el ingreso de datos según se asigne. 13. Realizar funciones generales de apoyo administrativo según se asigne. 14. Cubrir descansos y almuerzos de otros evaluadores de servicios. 15. Podría solicitársele cubrir evaluaciones de servicios en otras ubicaciones de la agencia. 16. Participar en reuniones y capacitaciones de la agencia y del equipo según sea necesario. 17. Otras funciones asignadas por la gerencia. LOS REQUISITOS INCLUYEN: Educación y Experiencia: - Diploma de escuela secundaria o GED/HSE como mínimo requerido. Título universitario (AA) en Servicios Sociales o campo relacionado preferido. - Experiencia en servicios sociales o interés en trabajar en servicios sociales preferido. - Experiencia previa en servicio al cliente requerida. O una combinación de educación/experiencia que cumpla con los requisitos del puesto. Licencias y Certificaciones: - Licencia de conducir vigente y seguro de responsabilidad civil del automóvil requeridos para viajes relacionados con el trabajo. - Capacitación necesaria (dentro de los 6 meses posteriores a la contratación): Patógenos transmitidos por la sangre, Primeros auxilios/RCP, Seguridad, HIPAA, desescalada y administración de Narcan. Habilidades y Aptitudes: - Se prefiere dominio bilingüe español/inglés; conocimientos adicionales de otros idiomas son útiles. - Se requieren habilidades básicas administrativas (archivado, matemáticas, calculadora, ingreso de datos, escritura legible). - Excelentes habilidades de servicio al cliente. - Capacidad para establecer límites, resolver conflictos, solucionar problemas y desescalar situaciones. - Debe ser confiable, dependiente y demostrar asistencia física regular. - Debe ser capaz de calmar situaciones difíciles. - Habilidades de escucha activa, mentalidad abierta y empatía. - Habilidades de pensamiento crítico autónomo, flexible, adaptable y recursivo. - Fuerte organización y manejo del tiempo, con capacidad para realizar múltiples tareas. - Debe poseer fuertes habilidades de comunicación efectiva (oral y escrita). - Capacidad para ser un embajador eficaz y positivo de la agencia. - Competencia en procedimientos y equipos de oficina estándar. - Capacidad para utilizar aplicaciones de Microsoft Office, incluyendo Microsoft 365, Excel, Word, Teams y Outlook. - Demostrada capacidad para trabajar armoniosamente con personas de diversos orígenes culturales, socioeconómicos, educativos y de experiencias. COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS Rango salarial inicial entre $19.45 - $21.46 por hora (según experiencia) Los beneficios incluyen: Seguro médico y dental, incluyendo recetas y visión Seguro de vida y cobertura de desgravamen Plan de jubilación SIMPLE IRA (coincidencia del empleador del 3%) Programa de Asistencia al Empleado Permiso remunerado por enfermedad y vacaciones 12 días festivos por año Descuento en gimnasios (La acción comunitaria se reserva el derecho de modificar, enmendar o cancelar cualquier beneficio en cualquier momento y por cualquier motivo.) PARA POSTULARSE: Se anima a los candidatos calificados a postularse proporcionando TODOS los elementos solicitados. Por favor envíe lo siguiente: (1) Solicitud de empleo de Community Action (2) Currículum vitae (3) Carta de interés. Puede encontrar todos los anuncios de empleo y postularse en línea en nuestro sitio web www.communityactionskagit.org Community Action of Skagit County se reserva el derecho de ampliar plazos de solicitud y modificar el calendario de selección sin previo aviso, crear listas de elegibilidad para, o realizar nombramientos a, otros puestos con requisitos laborales similares. Community Action of Skagit County es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Si necesita adaptaciones en el proceso de solicitud, comuníquese con nuestro Departamento de Recursos Humanos.