Asistente de Coordinador de Eventos (north beach / telegraph hill)

BOXCAR THEATRE se dedica a apoyar visiones artísticas innovadoras mediante producciones basadas en experiencias para audiencias que buscan aventuras. La compañía produce experiencias únicas e inmersivas en San Francisco, incluyendo presentaciones públicas y eventos privados y corporativos. Nuestros eventos privados y corporativos incluyen fiestas navideñas, actividades de formación de equipos, entretenimiento para clientes, bodas y fiestas de cumpleaños. BOXCAR THEATRE celebra la inclusión y está comprometido con la diversidad en el lugar de trabajo. Como política, la compañía no discrimina por raza, género, orientación sexual, edad, capacidad física ni ninguna otra característica de identidad en nuestras prácticas de contratación. BOXCAR THEATRE valora profundamente la seguridad, el bienestar y el disfrute de nuestros artistas, personal y huéspedes. El Asistente de Coordinador de Eventos es un puesto a tiempo parcial, por horas y no exento en la oficina de gestión de Boxcar Theatre. La remuneración se basa en la experiencia y el desempeño. El puesto no es elegible para días libres pagados ni otros beneficios. El Asistente de Coordinador de Eventos reporta al Coordinador de Eventos y no tiene responsabilidades de supervisión. El puesto trabaja estrechamente con los Concierges de Eventos, responsables de las ventas; el Vicepresidente de Operaciones, que supervisa las operaciones de eventos y del recinto; el Director del Recinto, que gestiona y facilita el espacio y personal del evento; el Gerente de Talento, encargado de la coordinación del talento; los Gestores de Eventos, que supervisan la ejecución de los eventos; y el Gerente de Alimentos y Bebidas, que supervisa el servicio de comida y bebida. El Asistente de Coordinador de Eventos es responsable de trabajar junto al Coordinador de Eventos y según sus necesidades para ayudar a capturar los detalles del evento y organizar todos los aspectos de un evento privado desde el momento en que se firma el contrato hasta el instante en que se abren las puertas. También trabaja estrechamente con nuestros proveedores de catering y ayuda a gestionar el seguimiento posterior al evento. El candidato ideal es organizado y orientado al detalle. Tiene habilidades para seguir instrucciones, así como para tomar la iniciativa propia, para completar tareas dentro del plazo o antes de la fecha límite. Es un gestor de relaciones amable y cómodo ofreciendo servicios adicionales a los clientes. El Asistente de Coordinador de Eventos debe realizar las siguientes tareas con los más altos estándares: Brindar una hospitalidad excepcional basada en los principios de servicio de 5 estrellas Proyectar y cultivar una actitud profesional con énfasis en trabajo en equipo, hospitalidad y experiencia del huésped Cumplir con los objetivos establecidos del departamento; políticas y procedimientos; presupuestos; y plazos programados Supervisar, según se asigne, los informes de satisfacción de clientes y huéspedes, y recomendar acciones para mejorar los resultados Mantener una buena comunicación y relaciones laborales con todos los departamentos, colegas, clientes y huéspedes; construir relaciones, gestionar conflictos y fomentar un entorno de trabajo positivo Garantizar la precisión en la documentación, transacciones financieras y otras tareas administrativas Cuando se le asigne, ayudar al Coordinador de Eventos actuando como gestor principal de la relación con el cliente después de firmar una Carta de Acuerdo, reuniendo requisitos, comunicando actualizaciones y gestionando expectativas previas al evento Ayudar a determinar las necesidades de catering del cliente, compartir opciones de menú, coordinar degustaciones previas al evento y crear una Orden de Evento para Banquete, e identificar oportunidades para vender servicios adicionales u obtener ingresos extra cuando sea apropiado Junto con el Coordinador de Eventos, trabajar con el Vicepresidente de Operaciones, el Director del Recinto y el Gerente de Talento de Boxcar para ayudar a desarrollar un plan de evento e identificar los requisitos de personal, resolviendo problemas cuando sea necesario Ayudar al Coordinador de Eventos mientras actúa como canal principal entre el cliente, los proveedores y el equipo de gestión de eventos de Boxcar: recopilando requisitos operativos, distribuyéndolos internamente, gestionando la colocación y cumplimiento de los pedidos de Catering y otros proveedores, y comunicando claramente al cliente la cronología y logística del evento Según se asigne, comunicarse proactivamente con el cliente durante el proceso de planificación del evento, coordinar visitas adicionales al lugar, dirigir la configuración del evento, organizar la comunicación con proveedores y personal, proporcionar un recorrido previo al evento con el cliente, y entregar exitosamente la relación al Gestor de Eventos para la ejecución del día del evento, permaneciendo disponible si es necesario para brindar apoyo ese día Ayudar a gestionar el seguimiento posterior al evento solicitando comentarios, enviando tarjetas de agradecimiento y actualizando testimonios del evento para fines futuros de marketing Demostrar flexibilidad y capacidad para improvisar en cualquier momento Las principales funciones incluyen: Crear planos detallados y disposiciones de asientos Preparar, formatear e imprimir menús, señalización y otros materiales del evento Apoyar la preparación, actualización y distribución de Órdenes de Evento para Banquete (BEOs) Mantener registros de catering y anotar todas las restricciones dietéticas y detalles del servicio Participar y ayudar a coordinar las últimas revisiones con clientes y proveedores Organizar y mantener archivos de eventos para facilitar su acceso y fines de archivo Brindar apoyo logístico al Coordinador de Eventos y a los clientes para recepciones previas al espectáculo, eventos Gatsby, funciones corporativas, celebraciones privadas y bodas Ayudar en la preparación del evento, incluyendo estaciones de catering, decoración y materiales impresos Recibir y asistir a clientes, proveedores y huéspedes con profesionalismo y cortesía en los días del evento Tomar notas detalladas durante reuniones y recorridos para garantizar la documentación precisa de todos los detalles Contribuir a la creación, mejora y actualización del Manual de Coordinación de Eventos y los SOPs Brindar apoyo administrativo, incluyendo programación, correspondencia por correo electrónico y seguimiento con proveedores Cuando se le asigne, coordinar completamente eventos de menor escala (por ejemplo, Fiestas Gatsby y Recepciones Previas al Espectáculo) OTRAS FUNCIONES SEGÚN SE ASIGNEN Cualificaciones necesarias: 1 año de experiencia en planificación, coordinación o gestión de eventos 1 año de experiencia trabajando en un rol frente a clientes o proveedores Excelentes habilidades de gestión del tiempo, organización y comunicación Capacidad para establecer relaciones comerciales amables y productivas con clientes, proveedores y partes interesadas internas Historial comprobado de ayuda en la gestión independiente de múltiples proyectos