Posición de Gestión de Oficina (Empresa de Construcción) (Lagoside)

Nuestro Gerente de Oficina desempeña un papel crucial para garantizar el funcionamiento eficiente de nuestra organización al supervisar diversas tareas administrativas y gestionar los recursos de la oficina. El Gerente de Oficina coordina las actividades y operaciones de la oficina para asegurar eficiencia y cumplimiento con las políticas de la empresa, gestiona los suministros de oficina, programa reuniones y citas, mantiene las finanzas de la compañía y brinda apoyo administrativo general a los empleados. Dado que esta posición afecta a todo el personal de la empresa, una actitud positiva comienza con el Gerente de Oficina y es absolutamente indispensable. Responsabilidades: Gestión Administrativa / Registro y Documentación • Supervisar y coordinar procedimientos/políticas de la empresa • Revisar y evaluar las políticas vigentes • Determinar necesidades adicionales de procedimientos e implementarlos • Prestar atención constante a los procedimientos/políticas de seguridad requeridos • Importancia de mantener la conformidad de la empresa con varias políticas Por ejemplo: seguridad - prevención de enfermedades por calor • Mantenerse actualizado sobre las leyes laborales locales y requisitos legales relacionados con el lugar de trabajo • Ayudar en el establecimiento de prioridades de la empresa y asegurar que se cumplan los plazos • Mantener un calendario completo y preciso con todas las fechas límite de licitaciones y otros plazos importantes • Gestionar inventario de material de oficina anticipando necesidades, realizando y acelerando pedidos • Mantener archivos y registros de la empresa asegurando que estén actualizados y bien organizados • Garantizar integridad y confidencialidad de datos • Mantener un ambiente de trabajo seguro, cómodo y agradable Recursos Humanos • Ayudar en la incorporación de nuevos empleados • Ayudar en la salida de empleados • Asegurar que se sigan los procedimientos adecuados • Gestionar registros de empleados • Proporcionar documentación adecuada para informes escritos y quejas Finanzas/Presupuesto • Cuentas por pagar • Ingresar correctamente información de cuentas por pagar en el sistema contable • Pagar facturas y gastos de la empresa oportunamente • Mantener comunicación adecuada con todos los proveedores • Conciliar estados de cuenta mensualmente • Cuentas por cobrar • Generar facturación mensual completa oportunamente • Seguir las facturas pendientes • Mantener relaciones profesionales y corteses con clientes de la empresa Contabilidad • Registrar todas las transacciones de la empresa desde la cuenta corriente, cuenta de nómina y tarjeta de crédito • Asignar correctamente gastos por proyecto • Realizar conciliación mensual de cada cuenta • Generar informes financieros mensuales Nómina • Proporcionar informes completos y certificados de nómina tanto a clientes como a DIR • Mantenerse actualizado sobre salarios predominantes correctos y sus cambios • Enviar horas semanales a la empresa externa de nómina • Presentar ejecuciones semanales de nómina • Mantener archivos precisos y completos para cada ejecución de nómina • Asignar correctamente códigos de compensación laboral a las horas semanales de cada empleado Asistencia en Seguros • Completar informes mensuales de compensación laboral • Totalizar correctamente las horas trabajadas en cada código y su valor monetario basándose en los salarios • Ayudar en renovaciones anuales de responsabilidad civil, compensación laboral, pólizas excedentes, alquiler de equipos y autos • Completar cualquier auditoría de seguros necesaria Apoyo y Coordinación • Brindar apoyo administrativo a la alta dirección y demás personal • Ayudar al propietario con tareas administrativas • Programar y coordinar reuniones y citas para gerentes o supervisores • Preparar y editar correspondencia, informes, memorandos, formularios y presentaciones • Organizar y recoger almuerzos para la empresa Correspondencia y Comunicación • Manejar correos electrónicos, llamadas telefónicas y otras formas de comunicación asegurando respuestas profesionales y oportunas • Servir como punto principal de contacto para clientes y proveedores Requisitos y Habilidades: • Dominio de MS Office (Excel, Word, PowerPoint) • QuickBooks • Excelentes habilidades organizativas • Excelentes habilidades de manejo del tiempo • Fuertes habilidades escritas y verbales de comunicación • Alta atención al detalle • Habilidades para resolver problemas • Capacidad para multitarea y priorizar trabajo • Fuerte iniciativa y habilidades de autogestión (alta autonomía) • Fácil adaptabilidad • Habilidades interpersonales para interactuar efectivamente con todos los niveles del personal y contactos externos Educación, Experiencia y Requisitos de Licencia • Título de escuela secundaria o equivalente • Grado en Administración de Empresas, Recursos Humanos o campo relacionado • Certificación en gestión o administración de oficinas • Cualquiera de las siguientes certificaciones: Profesional Administrativo Certificado (CAP), Especialista en Microsoft Office (MOS), Profesional en Gestión de Proyectos (PMP), Certificación Six Sigma • Experiencia en Incorporación y Salida de empleados • Gestión de Suministros e Inventarios • Contabilidad • Experiencia Administrativa • Experiencia en Dirección • Experiencia Clínica • Conocimiento de Gestión de Recursos Humanos Beneficios de la Empresa: • Salario competitivo con incentivos basados en rendimiento • Oportunidades de desarrollo profesional • Horario flexible • Días libres pagados (PTO) Información de Solicitud: ¿Estás listo para aportar tus habilidades organizativas y cualidades de liderazgo a una empresa que valora tus contribuciones? Aplica hoy para unirte a nuestro equipo inclusivo y orientado al futuro. Por favor envía tu currículum y una carta de presentación detallando tu experiencia y metas a office@a-absolute.com. Para preguntas o actualizaciones sobre tu solicitud, contáctanos al (619) 212-5473. Estamos deseando dar la bienvenida a un gerente de oficina proactivo y apasionado a nuestro creciente equipo.