Recepcionista amable buscado: ¡Sé el corazón de nuestro taller de carrocerías! (Lynnwood)

¡Únete a nuestro equipo como el corazón de nuestro taller! ¿Eres una persona sociable a la que le encanta causar una excelente primera impresión? ¡Estamos buscando a una persona entusiasta y organizada para ser la cara de bienvenida de nuestro taller de carrocería! Esto va más allá de simplemente contestar llamadas telefónicas: serás una parte fundamental de nuestro equipo, ayudando a los clientes en momentos que pueden ser estresantes y apoyando todo nuestro funcionamiento. ¿Qué hace especial este puesto? Tendrás la oportunidad de crecer con nosotros, aprender nuevas habilidades y marcar una verdadera diferencia en la experiencia de nuestros clientes. Creemos en reconocer y promover el talento, por lo que existe un verdadero potencial para avanzar en tu carrera con mayores responsabilidades y progresión en tu cargo. ¿Listo para formar parte de un equipo que valora tu aporte? ¡Nos encantaría saber de ti! Responde a este correo con tu currículum. Título del puesto: Recepcionista/Representante de Servicio al Cliente Objetivos • Garantizar que todos los clientes y posibles clientes sean recibidos y atendidos de manera oportuna y profesional, superior a la de la competencia. • Gestionar eficazmente todas las llamadas entrantes, visitas presenciales y correspondencia escrita, derivando estos asuntos a la persona o departamento correspondiente. • Brindar apoyo administrativo y clerical a los departamentos administrativo y de ventas. Principales responsabilidades Servicio al cliente y comunicación 1. Gestión de llamadas • Hacerse cargo completamente del manejo de todas las llamadas entrantes de forma cortés y amable. • Intentar siempre responder las llamadas en el primer o segundo timbre. • Nunca dejar a un cliente en espera por más de dos minutos. • Memorizar y utilizar los guiones telefónicos proporcionados. • Filtrar todas las llamadas y canalizar las importantes al personal adecuado, haciendo un esfuerzo constante por reducir interrupciones. 2. Atención y seguimiento de llamadas • Determinar el propósito de las llamadas entrantes; hacer preguntas al interlocutor y resolver tantas consultas y situaciones como sea posible. • Derivar las llamadas al miembro del personal correspondiente cuando sea necesario. • Si la persona adecuada no está disponible, preparar una nota escrita para transmitir el mensaje. • Cuando los clientes llamen para consultar sobre trabajos en curso, intentar responder las preguntas personalmente o contactar al gerente de producción/ventas para obtener información adicional. 3. Recepción y saludo a clientes • Saludar inmediatamente a todas las personas que visiten la empresa al entrar a la oficina. • Si estás en una llamada, levantar la vista, hacer contacto visual con la persona y dar una señal de que atenderás en un momento. • Proporcionar a todos los clientes potenciales el formulario de información del cliente y solicitar que lo completen. • Ofrecer ayuda si es necesario con los formularios. • Notificar al gerente de ventas/estimador sobre las necesidades del cliente. • Ingresar toda la información del cliente en la computadora. Programación y citas 4. Gestión de citas • Sugerir citas para estimaciones siempre que sea posible, pero no rechazar a nadie sin una cita. • Llevar un registro calendario de todas las citas de estimación. • Llevar un registro calendario de todas las citas con aseguradoras. • Hacerse cargo completamente de la programación de todas las reparaciones. • Contactar a los clientes para programar reparaciones. 5. Comunicación diaria • Cada mañana, revisar la lista de vehículos en proceso y contactar a los clientes correspondientes con actualizaciones sobre el estado de sus vehículos. • Llamar a los clientes antes de que ellos te llamen: comunicación proactiva para la satisfacción del cliente. • Ayudar al personal de ventas con llamadas de seguimiento para obtener trabajos que no se cerraron en la visita inicial. Funciones administrativas 6. Facturación y pagos • Ayudar en la preparación de facturación final y facturación adicional. • Antes de aceptar un pago, explicar la factura al cliente. • Recibir y registrar el pago, y luego transferirlo al gerente administrativo. • Documentar los detalles del pago en la parte exterior de la carpeta del trabajo e inicializar la transacción. • Marcar la factura como "Pagada" y entregar la copia superior al cliente. • Verificar que el pago sea correcto y cumpla con la política de la empresa. • No entregar ningún vehículo sin el pago completo, salvo que se hayan hecho arreglos previos. 7. Gestión de vehículos de alquiler • Hacerse cargo completamente de la gestión de todas las reservas de vehículos de alquiler. • Asegurar que los clientes sean atendidos de manera oportuna y profesional. 8. Relaciones con clientes • Si un cliente tiene un problema o queja, intentar resolver la situación personalmente, pero contactar a la persona adecuada si se necesita ayuda. • Cuando los clientes lleguen a recoger sus vehículos, explicar los elementos en su paquete de documentos (garantía, tarjeta de respuesta, factura final, instrucciones de cuidado de pintura, etc.). • Hacer todo lo posible para que todos los clientes se sientan cómodos e importantes. • Reafirmar a los clientes tu deseo de ayudarles y hazles saber que valoras su confianza y su negocio. Apoyo administrativo 9. Documentación y archivo • Participar en la reunión diaria de entrega. • Revisar regularmente los trabajos en proceso y verificar los arreglos de pago antes de la entrega del vehículo. • Recopilar las tarjetas de tiempo diarias/tarjetas de control de mano de obra e ingresarlas a la computadora. • Registrar la asistencia de los empleados (si se asigna esta tarea). • Desempeñar funciones de respaldo en telefonía cuando sea necesario. 10. Entrada de datos y mantenimiento de registros • Ingresar la información del cliente en el sistema informático. • Introducir diariamente la información de las tarjetas de control de mano de obra. • Mantener un sistema de archivos organizado para documentos relacionados con los trabajos. • Ayudar con la entrada de datos para el cálculo de costos de trabajos (si se asigna esta tarea). Habilidades y calificaciones requeridas • Actitud alegre y servicial esencial. • Técnica telefónica de alto nivel con guiones profesionales. • Aseo personal impecable y vestimenta adecuada. • Excelentes habilidades organizativas y de comunicación. • Conocimientos informáticos para entrada de datos y sistemas de gestión de clientes. • Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar en un entorno dinámico. • Actitud profesional y orientación al servicio al cliente. Estándares de desempeño • Contestar las llamadas en 1-2 timbres. • Nunca dejar a los clientes en espera más de 2 minutos. • Comunicación proactiva con los clientes (llamar antes de que ellos llamen). • Entrada precisa de datos y mantenimiento de registros. • Apariencia y comportamiento profesional en todo momento. • Contribuir a causar una primera impresión positiva dentro de la ventana crítica de 2 minutos en la que los clientes forman opiniones sobre la empresa. Estructura de reporte • Reporta a: Gerente del taller/Gerente general. • Trabaja estrechamente con: Gerente de ventas, Gerente de producción, Gerente administrativo. • Puede supervisar: Ninguno (pero actúa como respaldo en diversas funciones administrativas). ________________________________________ Nota: Este puesto es fundamental para el proceso de ventas y la satisfacción del cliente. El recepcionista es generalmente la primera persona con la que interactúan los clientes y desempeña un papel vital en el éxito y la reputación de la empresa. Responde a este correo con tu currículum.