Coordinador de Tripulación y Viajes

Moverse para mejorar y llevar a la empresa hacia adelante La curiosidad y el impulso por cambiar rápidamente forman parte de nuestro ADN. Un legado de nuestros fundadores, la cultura de innovación ha hecho que DOF sea uno de los lugares más emocionantes para trabajar. Una parte importante de la cultura de DOF es aprender de las personas experimentadas y calificadas que tenemos la fortuna de reclutar. Si sientes que puedes contribuir y ayudarnos a mejorar, te prometemos que siempre estamos abiertos a nuevas ideas e innovaciones. En DOF puedes marcar la diferencia en un entorno preparado para resolver problemas e implementar buenas ideas rápidamente. ¿Y quién sabe? Tal vez también aprendas algo de tus nuevos colegas. Ofrecemos actividades emocionantes y muchas oportunidades para crecer. Nuestros expertos te ayudarán a desarrollar tus conocimientos, habilidades y experiencia en las actividades principales de DOF. Únete a nosotros como nuestro nuevo Coordinador de Tripulación y Viajes Estamos buscando a un nuevo miembro para que se una a nuestro equipo de Operaciones - Entrega de Proyectos en Houston, Texas. Nuestro entorno de trabajo está formado por empleados altamente educados, competentes, positivos, innovadores y entusiastas. Si eres una persona orientada al trabajo en equipo y te gustaría trabajar de cerca con personas de diferentes partes del mundo, nos encantaría que postularas. El Coordinador de Tripulación y Viajes será responsable de colaborar con el Especialista en Tripulación y Viajes para coordinar todos los servicios de tripulación y viajes nacionales e internacionales de la empresa. Requisitos Responsabilidades/Tareas clave: - Colaborar con el Especialista en Tripulación y Viajes en todas las actividades de tripulación y necesidades de viaje para todo el personal de oficina, campo y contratistas. - Mantener actualizados los planes de rotación de buques y ejecutar las estrategias de tripulación acordadas. - Administrar las políticas y procedimientos de viajes de la empresa para garantizar el cumplimiento. - Mantener registros detallados en los sistemas de soporte de tripulación, viajes, competencias y formación. - Mantener la base de datos requerida por el cliente para la autorización de tripulantes antes de viajar, según sea necesario. - Ser responsable de las auditorías del cliente y del cumplimiento de las políticas corporativas de drogas y alcohol (por ejemplo, pruebas aleatorias de drogas y alcohol). - Supervisar los gastos relacionados con viajes y los informes de ahorro de costos. Rastrear boletos no utilizados y procesar reembolsos o cambios. - Verificar las calificaciones del personal y la documentación requerida para visas antes de que comiencen una asignación. - Organizar los requisitos de viaje nacional e internacional para todo el personal y contratistas identificados, incluyendo alojamiento hotelero, alquiler de vehículos, traslados y reservas de vuelos. - Dirigir y procesar la documentación necesaria para viajes internacionales, incluyendo la obtención de visas de salida para el personal del proyecto. Responsable de mantener toda la documentación actualizada, incluyendo visas de viaje, PTLs, LOIs, según lo requiera el cliente. - Preparar documentación de manifiesto según los requisitos del cliente. - Ayudar a coordinar los exámenes médicos OGUK y otros exámenes médicos necesarios para la asignación de funciones. - Puede solicitársele participar en la inducción de viajes para la incorporación de nuevos empleados. - Asistir en el desarrollo, implementación y gestión de todos los contratos, relaciones y programas con proveedores de viajes. - Rastrear y mantener un registro de los problemas relacionados con viajes a medida que surjan y gestionarlos hasta su resolución. - Asistir en la conciliación de AMEX proporcionando todos los recibos relacionados con viajes y proyectos de manera oportuna para cumplir con los plazos financieros. - Participar en auditorías de la empresa según sea necesario. - Apoyar los procesos y la formación continua para la mejora. - Promover la cultura y valores organizacionales de la empresa entre el personal y los socios proveedores. Experiencia laboral: - Mínimo 3-5 años de experiencia práctica en gestión de tripulación, incluyendo selección de personal calificado de la empresa o de terceros, verificación de preparación y conocimiento de consideraciones especiales para asignaciones internacionales. - Mínimo 3-5 años de experiencia en coordinación de viajes nacionales e internacionales para personal corporativo y de campo/ofshore. - Se valora experiencia en la industria marítima y/o en operaciones subacuáticas offshore. - Experiencia y conocimiento de reglas complejas de emisión de boletos y tarifas para viajes aéreos nacionales e internacionales, alquiler de vehículos, transporte terrestre y reservas hoteleras. - Experiencia en alojamiento corporativo es un plus. - Conocimiento profundo de los procesos de reservas nacionales e internacionales. Cualificaciones: - Se requiere educación postsecundaria mínima de 2 años; la experiencia puede compensar la falta de educación formal. Habilidades (sociales/técnicas) y equipos: - Dominio del paquete Microsoft Office y de sistemas electrónicos de gestión de tripulación y viajes. - Disponibilidad para estar de guardia y trabajar fuera del horario comercial normal, principalmente de forma rotativa. - Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir plazos urgentes, manteniendo la calma y la compostura. - Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. - Sobresalientes capacidades de gestión del tiempo y organización. - Orientado al trabajo en equipo, con fuertes habilidades de liderazgo y organización. - Capacidad para investigar en sitios web de viajes en línea para encontrar los mejores precios y negociar tarifas que se ajusten al presupuesto y directrices de la empresa. - Relaciones sólidas con agencias externas de tripulación offshore para asegurar que el personal requerido sea contratado a tiempo con todas las competencias y certificaciones necesarias. Quiénes somos. En DOF, lo que hacemos es tan importante como la forma en que hacemos negocios: nuestras operaciones son seguras, legales y éticas en todos los lugares donde operamos. El equipo de DOF trata a los demás y su entorno con RESPETO e INTEGRIDAD y busca la EXCELENCIA en todo lo que hacemos. Se espera que todos nuestros empleados tengan motivación para obtener resultados y resolver problemas, pero sin dejar de lado la integridad y enfocándose en la comunicación durante el proceso. Con una fuerza laboral multinacional de aproximadamente 5.500 personas, DOF es un grupo internacional de empresas que posee y opera una flota moderna de buques offshore/subacuáticos, con capacidad de ingeniería para atender tanto al mercado offshore como al subacuático. Con más de 40 años en el negocio offshore, DOF tiene una posición sólida en términos de experiencia, innovación, gama de productos, tecnología y capacidad. Las actividades principales de DOF son propiedad de buques, gestión de buques, gestión de proyectos, ingeniería, operaciones de buques, estudios de reconocimiento, intervención remota y operaciones de buceo. DOF ofrece un espectro completo de servicios offshore de alta calidad para facilitar a una industria energética cada vez más grande y exigente. Los principales centros de operaciones y unidades de negocio de la empresa se encuentran en Noruega, Reino Unido, Estados Unidos, Singapur, Brasil, Argentina, Canadá, Angola y Australia. DOF es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y una organización guiada por valores que promueve la diversidad, con el "Respeto" como uno de nuestros cinco valores fundamentales. El candidato seleccionado prosperará en una oficina corporativa de una empresa global, rodeado de colegas y partes interesadas de diferentes países y culturas. Beneficios Ofrecemos a todos nuestros empleados la ventaja de trabajar en un entorno seguro y de apoyo, donde todos son tratados con dignidad y respeto. Todos los candidatos calificados serán considerados para el empleo sin importar raza, color, sexo, orientación sexual, identidad de género, religión, origen nacional, discapacidad, condición de veterano, edad, estado civil, embarazo, información genética u otro estatus legalmente protegido. Los candidatos seleccionados deberán someterse a exámenes médicos preempleo para detectar drogas y alcohol. DOF Subsea recomienda encarecidamente que los candidatos seleccionados estén completamente vacunados contra la COVID-19. DOF Subsea se reserva el derecho de solicitar una verificación de antecedentes como parte del proceso de reclutamiento. DOF Subsea es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se dedica a promover una fuerza laboral diversa y un lugar de trabajo inclusivo y respetuoso. Animamos a presentar solicitudes de todos los candidatos calificados. Agradecemos a todos los solicitantes su interés, pero solo se contactará a aquellos seleccionados para una entrevista.