Asociado de Eventos y Operaciones

Energy Impact Partners (EIP) es una plataforma global de inversión que lidera la transición hacia un futuro energético sostenible. EIP reúne a emprendedores audaces y a algunas de las empresas energéticas e industriales más innovadoras del mundo para impulsar la innovación en energías limpias. EIP gestiona más de 4.400 millones de dólares en activos e invierte a nivel mundial en etapas de capital semilla, crecimiento y crédito, contando con un equipo de más de 90 profesionales. EIP busca un Asociado de Eventos y Operaciones detallista y proactivo para apoyar tanto en la planificación y logística de eventos como en las operaciones de oficina. Este puesto híbrido es ideal para alguien que disfrute de la variedad, le guste trabajar con otras personas y aporte energía y calidez a cada tarea. Principales responsabilidades: Preparación y gestión previa y durante eventos Apoyar en la planificación y ejecución de eventos de todos los tamaños, incluyendo la configuración en el lugar, coordinación y dirección del personal, con capacidad para liderar algunos eventos pequeños internos. Negociar y gestionar contratos de alimentos y bebidas, asegurando estándares de servicio y entrega oportuna y montaje. Contratar y supervisar a proveedores externos para eventos, controlar hojas de horas trabajadas y garantizar la preparación del espacio de trabajo. Supervisar la creación y ensamblaje de materiales para eventos, como credenciales, señalización, cordones y programas impresos. Diseñar y gestionar estrategias de embalaje, mantener sistemas de inventario y supervisar la logística de embalaje y desmontaje. Preparar kits para eventos ("buckets") con documentos y suministros para garantizar una ejecución fluida. Comunicar a los empleados las logísticas y actualizaciones relacionadas con los eventos. Gestión de oficina Supervisar y gestionar las reservas de salas de conferencias y reuniones para optimizar el uso del espacio y evitar conflictos de programación. Gestionar la logística de reuniones, incluyendo configuración de audiovisuales, catering, disposición de salas, señalización y distribución de materiales. Actuar como enlace principal con proveedores e interesados internos, asegurando que se cumplan los acuerdos de nivel de servicio y los estándares operativos para todas las reuniones y eventos. Revisar y aprobar gastos relacionados con reuniones, garantizando precisión y cumplimiento del presupuesto. Desarrollar e implementar protocolos para gestionar solicitudes de reuniones, incluyendo cambios de último momento, para asegurar respuesta rápida y continuidad. Enviar y supervisar solicitudes de servicio a través del sistema de tickets del edificio. Supervisar el mantenimiento y servicio de equipos de oficina (por ejemplo, fotocopiadoras, cerraduras de puertas, sistemas de agua) y coordinar las relaciones con proveedores. Gestionar solicitudes relacionadas con el edificio, certificados de seguro de proveedores (COI) y coordinar reparaciones en la oficina. Apoyar la incorporación de nuevos empleados mediante la configuración con TI, gestión del acceso a aplicaciones y entrega de materiales corporativos. Responsabilidades de apoyo al recepcionista (según sea necesario) Establecer procedimientos de control de calidad mediante inspecciones diarias, resolviendo proactivamente problemas y manteniendo estándares de preparación. Cubrir temporalmente el puesto de recepción, incluso durante los descansos para almuerzo. Gestionar la compra de suministros de oficina con proveedores (por ejemplo, Amazon, Staples, Instacart) y mantener armarios de suministros organizados. Gestionar envíos entrantes y salientes, incluyendo devoluciones a Amazon y distribución interna de paquetes. Requisitos Título universitario y al menos 2 años de experiencia en coordinación de eventos, servicios de alimentos y bebidas o administración de oficina. Fuertes habilidades en planificación logística y coordinación con proveedores. Dominio de Microsoft Office, Google Workspace, WordPress, Canva y equipos de oficina. Alta organización y orientación al detalle, con capacidad para gestionar múltiples prioridades. Excelentes habilidades de comunicación y mentalidad colaborativa y orientada al servicio. Capacidad para realizar tareas físicas como levantar cajas, embalar suministros y reponer existencias. Experiencia deseada Pensamiento independiente con fuertes habilidades para resolver problemas. Experiencia trabajando en entornos dinámicos y con equipos pequeños. Actitud proactiva con instinto de liderazgo y capacidad para anticipar necesidades. Adaptabilidad y flexibilidad en entornos cambiantes. Fuertes habilidades interpersonales y capacidad para construir relaciones entre diferentes áreas. Mentalidad de mejora continua con enfoque en la eficiencia de procesos. Beneficios El rango de compensación para este puesto es de 80.000 a 90.000 dólares, y este rol es elegible para bonificación. La remuneración final se determinará en el momento de la oferta y se basará en una combinación de años de experiencia, habilidades, educación y licencias/certificaciones aplicables. Los empleados también son elegibles para una bonificación anual basada en el desempeño, así como beneficios no monetarios de la empresa, incluyendo seguro médico, días de PTO, licencias por paternidad y enfermedad, beneficios de jubilación 401k y más.