Descripción

Estamos buscando un Office Manager proactivo y orientado a los detalles para supervisar las operaciones administrativas diarias de nuestra empresa constructora de tamaño mediano. Esta persona desempeñará un papel clave en el apoyo a los equipos de construcción, ventas, garantía y ejecutivos, asegurando un flujo de trabajo eficiente en la oficina, manteniendo comunicaciones con proveedores y clientes, y manejando una amplia gama de tareas administrativas y organizativas. El candidato ideal es muy organizado, ingenioso y se desenvuelve bien en entornos dinámicos. Principales responsabilidades Administración y gestión de oficina - Supervisar las operaciones diarias de la oficina corporativa - Mantener suministros, equipos y contratos de servicio - Organizar y gestionar sistemas de archivos digitales y físicos - Actuar como punto de contacto para consultas generales y comunicación con departamentos internos y proveedores externos Apoyo ejecutivo y al equipo - Proporcionar apoyo administrativo directo a ejecutivos y jefes de departamento - Coordinar reuniones empresariales, sesiones de entrenamiento y eventos - Gestionar calendarios, programar citas y preparar agendas y materiales para reuniones Apoyo en contabilidad y finanzas - Ayudar en el procesamiento de facturas, órdenes de compra y reembolsos - Coordinar con contabilidad el código de costos de trabajos y pagos a proveedores - Conciliar estados de tarjetas de crédito y apoyar en nómina/RRHH cuando sea necesario Coordinación de proyectos - Ayudar a mantener documentación de construcción y ventas, incluyendo permisos, contratos y expedientes de propietarios - Apoyar al departamento de atención al cliente/garantía con documentación y programación de seguimiento - Ayudar a hacer seguimiento a cronogramas de proyectos, fechas clave y hitos de finalización en colaboración con los equipos de construcción Recursos humanos y cumplimiento - Asistir en la integración de nuevos empleados y mantener registros de personal - Ayudar a gestionar políticas laborales, cumplimiento de seguridad y control documental - Coordinar comunicaciones entre empleados, celebraciones y actualizaciones internas Requisitos - 3 a 5 años de experiencia en gestión de oficina o roles administrativos (sector de construcción o bienes raíces preferido) - Excelentes habilidades organizativas y capacidad para realizar múltiples tareas - Fuertes habilidades escritas y verbales de comunicación - Dominio del paquete Microsoft Office, Google Workspace y software básico de gestión de construcción/proyectos (por ejemplo, Buildertrend, Procore u otros similares) - Experiencia en tareas básicas de contabilidad o apoyo contable es un plus - Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible Lo que ofrecemos - Salario competitivo acorde a la experiencia - Seguro médico, dental y de visión - Tiempo libre remunerado y días festivos - Oportunidades de crecimiento dentro de una empresa constructora dinámica y en crecimiento - Ambiente de equipo colaborativo y cultura empresarial positiva