Descripción

Resumen del trabajo: El auxiliar contable está al servicio de la casa editorial Pauline Books and Media, los centros de libros y las exposiciones. El auxiliar contable ayuda a mantener registros precisos mediante la creación de asientos contables, entradas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar e investigar discrepancias. Reporta a: Director de Administración Apostólica ACTIVIDADES ESPECÍFICAS: Pauline Books and Media – Cuentas por pagar · Verifica las facturas contra los documentos de recepción e introduce las facturas en el sistema Teamwork para su pago. · Abre el correo entrante e ingresa todas las facturas administrativas (que no son de inventario) para su procesamiento. · Procesa emisiones de cheques. · Archiva todas las facturas pendientes y pagadas. · Responde a las solicitudes de proveedores de certificados actualizados de exención de impuesto sobre ventas. · Concilia el inventario físico recibido con el costo de las facturas de las empresas impresoras de la casa editorial. · Revisa los estados de cuenta de los proveedores y sigue las discrepancias. · Responde toda la correspondencia de los proveedores relacionada con nuestra cuenta. · Mantiene la base de datos de proveedores, actualizando direcciones y datos de contacto. · Informa al ayudante del gerente sobre cualquier problema continuo con proveedores, incluyendo suspensiones crediticias y cuentas vencidas. Pauline Books and Media – Cuentas por cobrar: · Abre el correo entrante, aplica los pagos de clientes y prepara depósitos bancarios. · Maneja la correspondencia relacionada con registros de cuentas por cobrar de clientes, cuentas vencidas, discrepancias de pago y certificados de exención impositiva. · Procesa mensualmente los estados de cuenta de los clientes. · Mantiene registros actualizados de todos los clientes exentos y mantiene la base de datos digital Avalara de certificados exentos. · Mantiene la base de datos de clientes, actualizando direcciones, fusionando clientes duplicados, etc. · Informa al ayudante del gerente sobre cualquier problema continuo con clientes y cuentas vencidas. · Realiza labores administrativas de oficina según indicaciones. · Mantiene confidencialidad y discreción. · Mantiene su escritorio y lugar de trabajo ordenado y limpio. · Está dispuesto a ampliar sus funciones bajo la dirección del supervisor. COMPETENCIAS DEL PUESTO: CONOCIMIENTOS · Conocimientos básicos de contabilidad (al menos un título asociado en Contabilidad) · Software contable, hojas de cálculo y procesadores de texto · Herramientas estándar de comunicación empresarial como teléfono, fax e internet HABILIDADES · Alto nivel de precisión · Capacidad para enfocarse y resolver detalles · Capacidad para priorizar según criterios establecidos · Habilidad para gestionar múltiples tareas oportunamente · Habilidades analíticas y de resolución de problemas · Capacidad para redactar y hablar inglés comercial estándar · Capacidad para permanecer sentado y trabajar en una estación de computadora durante la mayor parte de la jornada laboral · Habilidades en comunicación telefónica ACTITUDES · Fuerte sentido de justicia y responsabilidad ética · Compromiso con la documentación de información relevante · Disposición para interactuar y comunicarse con los miembros del departamento · Respeto hacia los procedimientos adecuados como medio para evitar dificultades futuras · Deseo de aprender paquetes informáticos