Recepcionista/Asistente Administrativo (Nueva York: Manhattan)

Empresa de gestión de activos globales ubicada en Midtown, Manhattan, busca contratar a un Recepcionista/Asistente Administrativo de carácter temporal con posibilidad de permanencia, para brindar cobertura principal en recepción y tareas administrativas en la oficina. También proporcionará apoyo general en las operaciones y servicios del edificio. El puesto depende directamente del Director de Servicios Administrativos Globales y requiere asistencia presencial cinco días a la semana, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. El candidato ideal debe ser sumamente detallista, con una actitud madura y profesional. Responsabilidades: Brindar cobertura principal en recepción y atención telefónica; manejar las llamadas entrantes de forma profesional y cortés Recibir y orientar profesionalmente a todos los visitantes, incluyendo clientes y proveedores Coordinar todas las reservas de salas de conferencias siguiendo los procedimientos de la empresa: recibir solicitudes de reserva de los empleados y crear invitaciones en el calendario de Outlook Apoyar en las actividades administrativas diarias de la oficina y tareas relacionadas con las instalaciones Mantener en orden las áreas de recepción, cocina, salas de conferencias, suministros, sala de correo y ubicaciones de impresoras Llevar el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos; abastecer la cocina, almacén de suministros, ubicaciones de impresoras y baños (si son internos), manteniendo todo de manera ordenada y organizada Coordinar servicios de catering para reuniones con clientes u otros eventos en la oficina Capacitar al personal administrativo en tareas, responsabilidades y procesos de recepción y oficina Brindar apoyo administrativo a los empleados de la oficina o a aquellos que visiten (clientes y empleados del Grupo Lighthouse) Coordinar servicios de transporte y otros arreglos relacionados con viajes según sea necesario Enviar solicitudes de mantenimiento al edificio para servicios relacionados con las instalaciones Apoyar en la incorporación de nuevas personas en cuanto a instalaciones (acceso con tarjeta, coordinación de credenciales y configuración de escritorios) Coordinar e implementar todos los procesos de acceso remoto para visitantes y configuración de escritorios flexibles Realizar tareas de archivado, impresión, encuadernación, envíos y entrada de datos según sea necesario en diversos departamentos Actualizar y distribuir el directorio telefónico de la empresa según sea necesario Actualizar y mantener diversas listas internas de empleados y proveedores Apoyar en la actualización y mantenimiento de manuales de políticas y procedimientos de la oficina; liderar el mantenimiento de la versión más reciente y sus actualizaciones para la ubicación de la oficina Coordinar la solicitud y distribución de materiales impresos de la empresa, incluyendo tarjetas de presentación, membrete y materiales de mercadeo según sea necesario Clasificar y distribuir el correo entrante y saliente, incluyendo faxes y correo urgente nocturno Organizar servicios de mensajería nacional e internacional Mantener registros de la oficina y otra documentación completa y precisa, de acuerdo con las políticas de la empresa. Esto incluye carteles requeridos por leyes laborales cuando sea necesario Brindar apoyo administrativo y de coordinación en diversos proyectos y tareas de la oficina Brindar asistencia administrativa a diversos departamentos de la empresa según sea necesario, incluyendo compilación de datos, preparación de informes, materiales de mercadeo y tareas de entrada de datos Asegurar la finalización de todos los registros de la oficina, incluyendo procedimientos de registro de entrada y seguridad Planificación y coordinación de eventos Disponibilidad para quedarse más tiempo para cumplir con plazos o atender emergencias fuera del horario laboral cuando sea necesario Brindar apoyo y cobertura al Administrador de Oficina de Lighthouse Otras funciones podrán ser asignadas por el Director de Servicios Administrativos Globales y otros gerentes superiores Requisitos: Persona colaboradora con capacidad para manejar múltiples tareas y establecer prioridades. Debe ser capaz de alcanzar objetivos y cumplir plazos de manera precisa, oportuna y eficiente. Esta persona debe ser orientada a procesos y detalles, con capacidad para identificar oportunidades de mejora en las áreas de responsabilidad mencionadas anteriormente Mínimo 2-4 años de experiencia reciente en tareas de apoyo administrativo y coordinación de oficina en un entorno corporativo dinámico Dominio de Outlook, Word, PowerPoint y Excel Comunicación con alto grado de transparencia y seguimiento dentro de la línea de reporte Capacidad para comunicarse de manera profesional y cortés Se requiere excelente redacción profesional Demostrar capacidad para coordinar múltiples proyectos simultáneamente, incluyendo seguimiento del estado de los proyectos Fuerte ética de trabajo y comodidad operando en un entorno de alta demanda Capacidad para trabajar de forma independiente, fomentando al mismo tiempo un entorno colaborativo y funcionar dentro de una estructura de equipo Excelentes habilidades de servicio al cliente con gran atención al detalle Estilo de trabajo profesional, disciplinado y organizado Puntualidad y confiabilidad son esenciales Se requiere actitud cortés y profesional Capacidad para trabajar eficazmente con todos los niveles de gestión dentro de la empresa y resolver rápidamente problemas o recomendar mejoras de manera positiva y orientada a soluciones Compensación/Beneficios: Salario base de 75.000 - 80.000 USD + bono discrecional + beneficios Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades; se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Se considerarán solicitudes de candidatos calificados con antecedentes penales de arresto o condena, de conformidad con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autorreconocimiento, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su contratación. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda de talento, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones integradas de contratación con un servicio sin igual, compromiso con la finalización de proyectos y el éxito, y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una gama completa de servicios de personal a empresas en crecimiento y a las 500 empresas de Fortune en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas de práctica especializada y servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Obtenga más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, visitando www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un paquete de beneficios completo que incluye, entre otros, cobertura médica, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos con interés colaborar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)