Administrador de oficina/Contador (santa clara)

La empresa de construcción busca un asistente administrativo de oficina bilingüe (inglés/ruso). El candidato ideal será responsable de una amplia gama de tareas administrativas, secretariales y generales de oficina. El candidato realizará diversas operaciones y procedimientos de oficina, incluyendo revisar y aprobar solicitudes de suministros, realizar investigaciones por Internet y trabajar con programas de MS Office. Las funciones también incluyen tareas administrativas y de oficina como atender llamadas telefónicas, archivar documentos y realizar ingreso de datos. Podrá ayudar además con otras tareas adicionales (facturación, informes de trabajadores de campo, etc.). REQUISITOS: Cualificaciones requeridas 1-2 años o más de experiencia en administración de oficina Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita Experiencia en servicio al cliente, hospitalidad y/o ventas Conocimientos intermedios de computación, incluyendo hojas de cálculo, procesadores de texto y correo electrónico Habilidades efectivas de organización y comunicación Orientación al detalle y capacidad de actuar con sentido de urgencia Capacidad para trabajar en condiciones de alto estrés Cualificaciones preferidas Experiencia en roles orientados al consumidor Gestión eficaz de múltiples flujos de trabajo y priorización Personalidad positiva y extrovertida Capacidad para trabajar y fomentar una cultura dinámica en el entorno laboral RESPONSABILIDADES: Servicio al cliente Documentos internos y bases de datos Ayudar en la preparación de facturas/estados de cuenta y en el seguimiento de pagos Interactuar con clientes y proveedores de manera profesional Apoyar en proyectos Investigación en Internet Esta es una posición de tiempo completo con excelentes oportunidades para crecer profesionalmente.

Una firma de Private Equity ubicada en Midtown West, Manhattan, busca contratar un Empleado Flotante Temporal con posibilidad de permanencia, que brindará apoyo administrativo integral en varios departamentos dentro de la organización. Este puesto será responsable de manejar diversas tareas y proporcionar asistencia donde sea necesario, asegurando operaciones fluidas y eficiencia en toda la empresa. El candidato ideal poseerá excelentes habilidades de comunicación, mentalidad proactiva y una fuerte ética de trabajo. La jornada laboral es de 8:30 a.m. a 5:30 p.m., 5 días por semana presenciales, con horas extras pagadas según sea necesario. Responsabilidades: Colaborar con colegas para garantizar operaciones fluidas y brindar asistencia donde se necesite, promoviendo el trabajo en equipo y la eficiencia. Brindar cobertura a profesionales administrativos durante sus ausencias por licencias planificadas (o no planificadas), lo que puede incluir las siguientes tareas: Gestionar calendarios complejos, organizando diferentes tipos de reuniones, como virtuales y presenciales. Coordinar arreglos de viaje con el agente de viajes corporativos, desde viajes locales hasta internacionales para los miembros del equipo, asegurando que toda la logística esté organizada y sea eficiente. Ayudar en la coordinación de eventos, ingreso de datos y apoyo en proyectos ad-hoc. Asistir en la elaboración e impresión de materiales, así como en tareas de oficina y soporte de instalaciones según sea necesario. Mantener registros y bases de datos precisas, incluidos informes de gastos. Ayudar con los gastos de otras personas según sea necesario (por ejemplo, solicitar recibos y/o utilizar Concur). Actuar como punto de contacto para partes interesadas internas y externas, demostrando profesionalismo y prontitud en todas las comunicaciones. Actuar como respaldo para las funciones de recepción: Sentarse en recepción para brindar apoyo de respaldo al recepcionista durante una semana cada tres semanas (apoyo rotativo con otros empleados flotantes). Responsable de recibir a los visitantes, contestar llamadas y gestionar el correo entrante y saliente. Garantizar un ambiente profesional y acogedor en el área de recepción, brindando un excelente servicio al cliente a clientes, invitados y personal. Dirigir a los visitantes al personal correspondiente o a las salas de reuniones y ayudar con cualquier consulta o solicitud. Brindar apoyo administrativo a dos asesores sénior. Requisitos: Título universitario requerido, o combinación equivalente de educación y experiencia. Mínimo 2 años de experiencia en apoyo administrativo, preferiblemente en un entorno corporativo. Experiencia en coordinación de viajes requerida. Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Habilidad para utilizar tecnología, incluidos Zoom y sistemas de salas de conferencias. Excelentes habilidades de comunicación, tanto verbales como escritas, con capacidad para interactuar profesionalmente con personas en todos los niveles de la organización. Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle, con capacidad para priorizar tareas y gestionar eficazmente el tiempo en un entorno dinámico. Pensamiento innovador que busque constantemente mejorar procesos y aborde las tareas con creatividad y flexibilidad. Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa en equipo, con actitud positiva y disposición para aprender. Flexibilidad en horarios para cubrir reuniones matutinas o vespertinas. Se requiere trabajar en la oficina de lunes a viernes. Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Las solicitudes calificadas con antecedentes penales serán consideradas para empleo de conformidad con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autorreconocimiento, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones coordinadas de personal con un servicio incomparable, un compromiso con la finalización y éxito de proyectos, y una pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una gama completa de servicios de personal para empresas emergentes de crecimiento y empresas de la lista Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas especializadas de práctica y ofertas de servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, seguro médico, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos poder trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

Cliente de Private Equity en Midtown, Manhattan, tiene un proyecto de CRM que se espera que tarde aproximadamente uno o dos meses en completarse. El candidato ideal debe tener un dominio avanzado de DealCloud, ya que este es un requisito fundamental. También es importante contar con amplios conocimientos generales sobre sistemas, por si surgieran necesidades adicionales. El proyecto consiste principalmente en revisar la base de datos actual en DealCloud, asegurando que todos los datos sean precisos y estén actualizados, actualizando registros según sea necesario y eliminando cualquier información obsoleta o innecesaria. Esta persona trabajará estrechamente con el equipo de Desarrollo de Negocios y con el especialista actual de CRM para garantizar que todo se realice correctamente. Dado que hay una cantidad considerable de trabajo, consideramos que este será un puesto a tiempo completo, que requiere 2 a 3 días en la oficina de 9:00 a 17:00, con cierta flexibilidad. La tarifa de pago es de hasta $30 por hora. Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a las personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Las solicitudes calificadas de personas con antecedentes penales serán consideradas para empleo de acuerdo con la Ordenanza del Condado de Los Ángeles de Oportunidad Justa para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La completación de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones de contratación coordinadas con un servicio sin igual, compromiso con la finalización y éxito de proyectos, y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una amplia gama de servicios de personal a empresas de crecimiento emergente y a las Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas especializadas de práctica y ofertas de servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Para obtener más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, visite www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, cobertura médica, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos poder trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

Firma de gestión de inversiones de alto perfil con oficinas en Manhattan y Palm Beach Gardens busca contratar a un Asistente Personal Temporal con posibilidad de permanencia para el CEO. Este es un puesto verdaderamente de 24/7 que comenzará lo antes posible y requerirá una persona con horario flexible que pueda viajar mensualmente. Se trata de un cargo de alto nivel y el candidato ideal debe desenvolverse bien en entornos con alta carga de trabajo y ritmo acelerado. Responsabilidades: Apoyo administrativo al CEO/fundador, incluida la gestión de calendario, reservas de viajes y manejo de correspondencia Componente de hospitalidad/conserjería, ya que el CEO está muy involucrado en el hockey juvenil, lo que requiere muchas reservas de viajes para equipos y planificación de eventos Colaborar con el Asistente Personal del CEO en Florida para brindar un apoyo administrativo sin interrupciones Correspondencia telefónica y por correo electrónico en nombre del CEO Apoyo personal al CEO, incluyendo: realizar recados, gestión intensiva del calendario, mantenimiento de contactos, programar citas personales, compra de regalos, planificación de eventos, planificación de vacaciones y arreglos de viaje Investigación: capacidad para ser ingenioso y localizar información u objetos únicos Gestionar suscripciones y procesar facturas según sea necesario Requisitos: Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales: por teléfono, correo electrónico y verbales Excepcionales habilidades organizativas y de multitarea Persona verdaderamente colaboradora Capacidad para mantener la calma y la compostura durante periodos exigentes Actitud proactiva, motivada y de "puedo hacerlo" Disposición para ir más allá de lo esperado Puntual, comprometido, maduro y trabajador Horario flexible, capacidad para viajar según se necesite; disponibilidad 24/7 y flexibilidad para trabajar horas extras. La empresa proporciona almuerzo todos los días Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a las personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Las solicitudes calificadas de personas con antecedentes penales serán consideradas para empleo de acuerdo con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La completación de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo ni los términos o condiciones de su contratación. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones de personal coordinadas con un servicio incomparable, compromiso con la finalización y éxito de proyectos, y pasión por la innovación, la creatividad y la mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una gama completa de servicios de contratación a empresas emergentes de crecimiento acelerado y a las Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas especializadas y ofertas de servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Obtenga más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, visitando www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, seguro médico, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos con interés trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

AGENCIA DE SEGUROS UBICADA EN LAS CERCANÍAS DE QUEENS VILLAGE / JAMAICA / JERICHO, OFICINA ¡SE ESTÁ CONTRATANDO AHORA! TIPO DE TRABAJO: Toda la gestión dentro de una agencia de seguros de propiedad y responsabilidad civil Ayudar a los corredores con su flujo de trabajo Asegurar que las cuentas se paguen a tiempo, debe ser responsable y organizado. Uno de los puestos disponibles es trabajo administrativo / de oficina (no recepción). Interactuar con clientes Entrada de información en computadora Tenga en cuenta que NO estamos buscando personal de tiempo parcial. Días de operación de lunes a viernes con un mínimo de 40 horas. El puesto NO está basado en comisiones. Cuando se informe, por favor indíquenos su fecha de nacimiento, ciudad donde reside y los idiomas que habla. Debe tener dominio del uso de computadoras. Por favor envíenos su currículum y ¡buena suerte! PUESTOS DISPONIBLES: (SOLO PUESTOS EN OFICINA - NO HAY TRABAJO REMOTO), debe trasladarse a la oficina de Queens Village. Las tareas laborales incluyen lo siguiente, entre otras: 1. Entrada de información administrativa y facturación (no es secretario) 2. Servicio al cliente 3. Asistente de agente / corredor 5. Agentes / corredores licenciados en seguros de propiedad y responsabilidad civil; también se capacitará a empleados promovidos para obtener la licencia Candidato ideal: Experiencia en agencia de seguros Experiencia en bienes raíces HORARIO: Lunes a viernes de 9:30 a 17:30 SALARIO: según experiencia.

Empresa de gestión de activos globales ubicada en Midtown, Manhattan, busca contratar a un Recepcionista/Asistente Administrativo de carácter temporal con posibilidad de permanencia, para brindar cobertura principal en recepción y tareas administrativas en la oficina. También proporcionará apoyo general en las operaciones y servicios del edificio. El puesto depende directamente del Director de Servicios Administrativos Globales y requiere asistencia presencial cinco días a la semana, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. El candidato ideal debe ser sumamente detallista, con una actitud madura y profesional. Responsabilidades: Brindar cobertura principal en recepción y atención telefónica; manejar las llamadas entrantes de forma profesional y cortés Recibir y orientar profesionalmente a todos los visitantes, incluyendo clientes y proveedores Coordinar todas las reservas de salas de conferencias siguiendo los procedimientos de la empresa: recibir solicitudes de reserva de los empleados y crear invitaciones en el calendario de Outlook Apoyar en las actividades administrativas diarias de la oficina y tareas relacionadas con las instalaciones Mantener en orden las áreas de recepción, cocina, salas de conferencias, suministros, sala de correo y ubicaciones de impresoras Llevar el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos; abastecer la cocina, almacén de suministros, ubicaciones de impresoras y baños (si son internos), manteniendo todo de manera ordenada y organizada Coordinar servicios de catering para reuniones con clientes u otros eventos en la oficina Capacitar al personal administrativo en tareas, responsabilidades y procesos de recepción y oficina Brindar apoyo administrativo a los empleados de la oficina o a aquellos que visiten (clientes y empleados del Grupo Lighthouse) Coordinar servicios de transporte y otros arreglos relacionados con viajes según sea necesario Enviar solicitudes de mantenimiento al edificio para servicios relacionados con las instalaciones Apoyar en la incorporación de nuevas personas en cuanto a instalaciones (acceso con tarjeta, coordinación de credenciales y configuración de escritorios) Coordinar e implementar todos los procesos de acceso remoto para visitantes y configuración de escritorios flexibles Realizar tareas de archivado, impresión, encuadernación, envíos y entrada de datos según sea necesario en diversos departamentos Actualizar y distribuir el directorio telefónico de la empresa según sea necesario Actualizar y mantener diversas listas internas de empleados y proveedores Apoyar en la actualización y mantenimiento de manuales de políticas y procedimientos de la oficina; liderar el mantenimiento de la versión más reciente y sus actualizaciones para la ubicación de la oficina Coordinar la solicitud y distribución de materiales impresos de la empresa, incluyendo tarjetas de presentación, membrete y materiales de mercadeo según sea necesario Clasificar y distribuir el correo entrante y saliente, incluyendo faxes y correo urgente nocturno Organizar servicios de mensajería nacional e internacional Mantener registros de la oficina y otra documentación completa y precisa, de acuerdo con las políticas de la empresa. Esto incluye carteles requeridos por leyes laborales cuando sea necesario Brindar apoyo administrativo y de coordinación en diversos proyectos y tareas de la oficina Brindar asistencia administrativa a diversos departamentos de la empresa según sea necesario, incluyendo compilación de datos, preparación de informes, materiales de mercadeo y tareas de entrada de datos Asegurar la finalización de todos los registros de la oficina, incluyendo procedimientos de registro de entrada y seguridad Planificación y coordinación de eventos Disponibilidad para quedarse más tiempo para cumplir con plazos o atender emergencias fuera del horario laboral cuando sea necesario Brindar apoyo y cobertura al Administrador de Oficina de Lighthouse Otras funciones podrán ser asignadas por el Director de Servicios Administrativos Globales y otros gerentes superiores Requisitos: Persona colaboradora con capacidad para manejar múltiples tareas y establecer prioridades. Debe ser capaz de alcanzar objetivos y cumplir plazos de manera precisa, oportuna y eficiente. Esta persona debe ser orientada a procesos y detalles, con capacidad para identificar oportunidades de mejora en las áreas de responsabilidad mencionadas anteriormente Mínimo 2-4 años de experiencia reciente en tareas de apoyo administrativo y coordinación de oficina en un entorno corporativo dinámico Dominio de Outlook, Word, PowerPoint y Excel Comunicación con alto grado de transparencia y seguimiento dentro de la línea de reporte Capacidad para comunicarse de manera profesional y cortés Se requiere excelente redacción profesional Demostrar capacidad para coordinar múltiples proyectos simultáneamente, incluyendo seguimiento del estado de los proyectos Fuerte ética de trabajo y comodidad operando en un entorno de alta demanda Capacidad para trabajar de forma independiente, fomentando al mismo tiempo un entorno colaborativo y funcionar dentro de una estructura de equipo Excelentes habilidades de servicio al cliente con gran atención al detalle Estilo de trabajo profesional, disciplinado y organizado Puntualidad y confiabilidad son esenciales Se requiere actitud cortés y profesional Capacidad para trabajar eficazmente con todos los niveles de gestión dentro de la empresa y resolver rápidamente problemas o recomendar mejoras de manera positiva y orientada a soluciones Compensación/Beneficios: Salario base de 75.000 - 80.000 USD + bono discrecional + beneficios Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades; se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Se considerarán solicitudes de candidatos calificados con antecedentes penales de arresto o condena, de conformidad con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autorreconocimiento, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su contratación. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda de talento, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones integradas de contratación con un servicio sin igual, compromiso con la finalización de proyectos y el éxito, y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una gama completa de servicios de personal a empresas en crecimiento y a las 500 empresas de Fortune en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas de práctica especializada y servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Obtenga más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, visitando www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un paquete de beneficios completo que incluye, entre otros, cobertura médica, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos con interés colaborar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)