Asistente Ejecutivo

Descripción

Resumen: Este puesto implica diversas tareas administrativas y de oficina, la coordinación de funciones de oficina y la gestión de información para apoyar al CEO y al SVP. Aspectos destacados: 1. Brinda apoyo a ejecutivos de alto nivel con diversas tareas administrativas y de oficina. 2. Oportunidad de gestionar viajes internacionales y la planificación de eventos. 3. Incluye tareas sensibles que requieren discreción y juicio independiente. RESPONDE A:  CEO y SVP RESUMEN: Este puesto es responsable de una variedad de tareas administrativas y de oficina, realizando y coordinando funciones administrativas de oficina, así como almacenando, recuperando e integrando información para apoyar al CEO y al SVP. FUNCIONES ESENCIALES: Gestionar la correspondencia entrante, incluida la filtración de llamadas telefónicas y, ocasionalmente, la gestión de correos electrónicos. Apoyo administrativo al CEO y al SVP (organizar y mantener archivos físicos y electrónicos). Transcripción de dictáfonos para el SVP. Gestión de viajes para el CEO y el SVP (vuelos nacionales e internacionales, hoteles y transporte), incluida la coordinación y planificación de itinerarios y reuniones. Gestión intensiva de contactos en la base de datos CRM (PipelinerCRM). Planificación y programación de reuniones internas, conferencias telefónicas externas y presentaciones basadas en la web. Seguimiento de los contactos generados por el SVP en conferencias y ferias comerciales (envíos postales, actualizaciones de bases de datos, etc.). Generación de diversos informes semanales para el CEO y el SVP. Seguimiento de las actualizaciones requeridas de dichos informes mediante diversos miembros del personal. Planificación y coordinación especial de eventos internos y externos. Gestión de tareas personales/privadas para el CEO y el SVP. Apoyo suplementario a la recepcionista durante sobrecargas telefónicas. Apoyo al departamento de Marketing/Comunicaciones. Organización de la participación en ferias comerciales regionales (carteles, folletos, reservas hoteleras, reservas de stands, soportes para exhibiciones, etc.). Nivel máximo de competencia en correspondencia empresarial. Gestión de asuntos cotidianos del Consulado de Austria (gestión de solicitudes de visado, consultas, organización de apoyo a austriacos en situaciones de emergencia). Requisitos CALIFICACIONES: Conocimientos de alemán o español son un valor añadido, aunque no obligatorios. Experiencia mínima de dos años brindando apoyo a la alta dirección. Título universitario obligatorio. Se prefiere una licenciatura en Administración de Empresas u otro título similar. Capacidad demostrada para organizar y comunicarse eficazmente con la alta dirección y los empleados. Experiencia excepcional en corrección de textos, gramática y mecanografía. Competencia comprobada en el uso de dictáfonos y su transcripción. Conocimientos avanzados de diversos programas informáticos necesarios para desempeñar las funciones requeridas, incluidas las versiones más recientes de Excel, PowerPoint, Word y Adobe Acrobat. Conocimientos prácticos y experiencia previa con herramientas CRM. REQUISITOS DEL PUESTO: De forma regular y continua, este puesto ejercerá criterio administrativo y asumirá responsabilidad por decisiones, consecuencias y resultados que impacten en personas, costos y/o calidad del servicio dentro del área funcional. Es fundamental que esta posición utilice discreción, buen juicio, capacidad organizativa o directiva, iniciativa y sea capaz de trabajar de forma independiente. Las tareas personales se asignarán de forma rutinaria como parte de las funciones habituales del puesto. Beneficios ¿Qué ofrecen nuestros puestos? Nuestras ofertas laborales brindan la oportunidad de formar parte de un equipo que desarrolla tecnologías innovadoras y galardonadas para limpiar el recurso más preciado del mundo: ¡el agua! Headworks ofrece exposición a tecnologías de clase mundial, desarrollo profesional continuo y posibilidades de ascenso, además de una remuneración competitiva. La empresa es reconocida frecuentemente por el Houston Business Journal como una de las mejores empresas de Houston para trabajar. Si está interesado en formar parte de un equipo cuya misión es mejorar e incrementar los recursos hídricos en todo el mundo, ¡únete a nosotros! Somos uno de los entornos empresariales más diversos de Estados Unidos, según reconoce DiversityBusiness.Com, y somos un empleador que promueve la igualdad de oportunidades. Headworks también ofrece una jornada laboral de 4,5 días y un horario semielástico, cerrando nuestra oficina alrededor del mediodía los viernes!