Resumen: AWM Engineering busca un Administrador de Oficina meticuloso y organizado para apoyar las operaciones diarias de la oficina, asistir a la dirección y mantener una comunicación profesional. Aspectos destacados: 1. Apoyar las operaciones y la gestión diarias de la oficina 2. Mantener una comunicación profesional con los clientes y los miembros del equipo 3. Ayudar con la facturación, la programación y la administración de la oficina Descripción general AWM Engineering es una firma en crecimiento de servicios de ingeniería civil e ingeniería geotécnica con sede en Katy, Texas. Buscamos un Administrador de Oficina meticuloso y organizado para apoyar las operaciones diarias de la oficina, asistir a la dirección y ayudar a mantener una comunicación profesional con los clientes y los miembros del equipo. Responsabilidades clave Responder y dirigir llamadas telefónicas y correos electrónicos de forma profesional Programar reuniones y coordinar calendarios Preparar propuestas y ayudar con el formato de documentos Mantener sistemas de archivo (digitales y físicos) Ayudar con la facturación y el seguimiento de pagos Pedir suministros de oficina y gestionar proveedores Mantener la confidencialidad de los clientes en todo momento Gestionar las operaciones diarias de la oficina, incluidas las tareas en recepción, los sistemas telefónicos de múltiples líneas y dar la bienvenida a los visitantes con profesionalidad y calidez Supervisar la gestión de calendarios y programar citas, reuniones y eventos para maximizar la eficiencia y la productividad Apoyar las funciones de recursos humanos, como la incorporación de nuevos empleados, el mantenimiento de expedientes personales y la asistencia en iniciativas de formación y desarrollo Requisitos Se prefiere experiencia administrativa de 2+ años Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo Conocimientos sólidos de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) Habilidades demostradas de organización y capacidad para realizar múltiples tareas de forma eficaz en un entorno dinámico Experiencia en planificación de eventos, herramientas de programación y software de gestión de calendarios Buenas habilidades comunicativas, con excelente etiqueta telefónica y capacidades interpersonales Excelentes habilidades comunicativas escritas y verbales Se prefiere experiencia con QuickBooks o software contable similar Es un plus contar con experiencia en oficinas de ingeniería, construcción o servicios profesionales Tipo de empleo: Jornada completa Lugar de trabajo: Presencial
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