Asistente Personal Ejecutivo

QUIÉNES SOMOS Somos una firma de derecho migratorio de rápido crecimiento en San Antonio. Trabajamos en equipo; amamos a nuestros clientes y nos enorgullece nuestra dedicación para ayudar a las familias a permanecer juntas. Nuestro CEO y COO también están comenzando su marca personal con la esperanza de empoderar aún más a nuestras comunidades. SOBRE EL PUESTO: Estamos buscando un Asistente Personal Ejecutivo altamente organizado y eficiente para unirse a nuestro equipo en San Antonio, Texas. Este puesto es ideal para alguien que viva en el lado oeste de San Antonio, preferiblemente a menos de 20 minutos en automóvil de Helotes, ya que requerirá apoyo presencial periódico y disponibilidad rápida. El candidato ideal será un excelente organizador y comunicador, capaz de gestionar horarios complejos, coordinar viajes y manejar tareas administrativas diarias para apoyar al COO. Este puesto requiere una persona proactiva con una gran capacidad para priorizar y gestionar múltiples tareas, y que pueda trabajar de forma independiente. El Asistente Personal Ejecutivo desempeñará un papel fundamental para garantizar que las operaciones del COO funcionen sin contratiempos y de manera eficiente, lo que representa una excelente oportunidad para alguien que desea tener un impacto significativo en un entorno dinámico. Responsabilidades: ● Apoyo administrativo: Brindar apoyo administrativo integral al COO, incluyendo la gestión de correspondencia por correo electrónico, la preparación de informes y el manejo discrecional de documentos confidenciales. ● Gestión de horarios: Mantener y gestionar el calendario del COO, asegurando una asignación eficiente del tiempo para reuniones, citas y viajes. Priorizar y reprogramar reuniones según sea necesario para atender solicitudes urgentes. ● Coordinación de viajes: Organizar todos los aspectos del viaje del COO, incluyendo vuelos, alojamiento y itinerarios, garantizando experiencias de viaje fluidas y eficientes. Resolver rápidamente cualquier problema relacionado con los viajes. ● Preparación de reuniones: Preparar agendas de reuniones, proporcionar la documentación necesaria y tomar actas detalladas durante las reuniones. Seguir las acciones pendientes para asegurar su cumplimiento a tiempo. ● Enlace de comunicación: Actuar como punto principal de contacto entre el COO y los interesados internos/externos. Facilitar una comunicación fluida y responder consultas en nombre del COO cuando corresponda. ● Asistencia en proyectos: Ayudar en tareas de gestión de proyectos, coordinando entre diferentes equipos y asegurando el cumplimiento de plazos. Brindar apoyo en la ejecución y supervisión de planes de proyecto. ● Planificación de eventos: Organizar y coordinar eventos, conferencias y reuniones, gestionando la logística desde la planificación hasta la ejecución, incluyendo selección de lugares, catering y gestión de asistentes. ● Gestión de gastos: Procesar informes de gastos y gestionar presupuestos relacionados con la oficina del COO, asegurando informes precisos y oportunos. ● Confidencialidad: Mantener el más alto nivel de confidencialidad respecto a los asuntos personales y profesionales del COO y de la organización. ● Colaboración en equipo: Trabajar estrechamente con otros miembros del personal administrativo para garantizar un enfoque cohesivo en la gestión de oficina y el apoyo. Contribuir a crear un ambiente de trabajo positivo y eficiente. Horario: Turno de 8 horas Lunes a viernes Fines de semana según sea necesario Tipo de empleo: Tiempo completo Salario: $55,000.00 - $60,000.00 por año Requisitos 2-3 años de experiencia como asistente personal o en un puesto similar, preferiblemente con experiencia apoyando a directivos. Autonomía y capacidad para trabajar eficazmente con poca o ninguna supervisión. Fluidez en inglés y español. Excelentes habilidades organizativas y atención excepcional a los detalles. Alto grado de honestidad, integridad y discreción. Capacidad para manejar múltiples tareas y adaptarse a situaciones cambiantes. Licencia de conducir válida y comodidad con viajes locales. Se prefiere tener pasaporte listo. Beneficios 401(k) Seguro dental Seguro médico Tiempo libre pagado Seguro de visión