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Gerente General y Asistente Ejecutivo
Resumen
El Instituto Sears está buscando un Gerente General y Asistente Ejecutivo (Híbrido) que actúe como columna vertebral operativa y socio de confianza del equipo ejecutivo. Este puesto actúa como multiplicador de fuerza, asegurando que las prioridades avancen, las reuniones estén preparadas y se sigan, la contratación esté coordinada, y que las decisiones clave se documenten y ejecuten.
El candidato ideal es altamente organizado, discreto y proactivo; alguien que se desenvuelva bien en un entorno dinámico donde no hay dos días iguales. Este puesto es fundamental para mantener al equipo ejecutivo enfocado en actividades de alto impacto, mientras garantiza que las operaciones, la contratación y la documentación sigan el curso adecuado.
Nuestros Valores
Paciente Primero – Compasión, dignidad y atención personalizada.
Excelencia en Medicina Regenerativa – Compromiso con el aprendizaje y la práctica de terapias avanzadas y de vanguardia.
Servicio Concierge de Alto Contacto – Cada experiencia del paciente debe sentirse personalizada, premium y sin interrupciones.
Colaboración en Equipo – Médicos, personal clínico y oficina principal trabajando como un solo equipo cohesionado.
Requisitos
Lo que harás
Apoyo Ejecutivo y Operaciones
Gestionar calendarios ejecutivos, triaje de bandeja de entrada, coordinación de viajes y resúmenes informativos.
Preparar agendas, memorandos de decisión, resúmenes de reuniones y seguimientos.
Asegurar que las reuniones se realicen según lo programado, con lecturas previas y agendas distribuidas con al menos 24 horas de anticipación.
Mantener la confidencialidad y discreción al manejar asuntos sensibles de negocio y personales.
Coordinar con el Gerente Clínico para asegurar que los laboratorios, historiales médicos y resultados de pruebas estén listos para las visitas programadas de pacientes.
Colaborar con operaciones clínicas para optimizar el flujo de pacientes y reducir cuellos de botella (por ejemplo, preparación de citas, disponibilidad de salas).
Contratación y Operaciones de Personal
Coordinar los procesos de contratación: publicar ofertas, filtrar candidatos, programar entrevistas, evaluaciones y referencias.
Asegurar que los candidatos reciban comunicaciones oportunas y tengan experiencias profesionales durante las entrevistas.
Mantener documentación conforme y guiones estandarizados durante todo el proceso de reclutamiento.
Apoyar listas de verificación de incorporación/desvinculación, control de accesos y documentación de recursos humanos.
Apoyar mejoras de procesos entre recepción, personal clínico y liderazgo ejecutivo para garantizar operaciones diarias fluidas.
Documentación y Cumplimiento
Mantener SOP actualizados, manuales y documentación de procesos; asegurar revisiones mensuales de actualizaciones.
Registrar decisiones ejecutivas y del equipo, manteniendo un "Registro de Decisiones/Acciones".
Garantizar que el conocimiento organizacional esté sistematizado, sin dejarlo en herramientas personales o en la memoria.
Coordinación de Proyectos y Proveedores
Gestionar pequeños proyectos operativos, incluyendo configuración de proveedores, provisión de herramientas y planificación básica de implementación.
Actuar como enlace entre equipos e integrantes externos para asegurar alineación y seguimiento.
Proporcionar informes trimestrales sobre métricas clave y mejoras operativas.
Supervisar relaciones con proveedores y gestionar flujos de pedidos de suministros médicos y de oficina, asegurando cumplimiento oportuno.
Controlar y apoyar procesos de inventario en colaboración con el personal clínico (suplementos, kits médicos y materiales para atención al paciente).
Mantener registros documentados relacionados con pedidos de suministros médicos, facturas de proveedores y requisitos de cumplimiento.
Áreas clave de responsabilidad que impulsarás personalmente y en colaboración transversal:
Mantener al liderazgo ejecutivo enfocado en actividades de alta prioridad mediante la gestión de calendarios y bandejas de entrada.
Asegurar que cada reunión tenga una agenda clara, resultados definidos y acciones de seguimiento registradas hasta su conclusión.
Impulsar el proceso de contratación para que sea puntual, profesional y organizado.
Ser responsable de la documentación organizacional (manual, SOP, listas de acceso) para evitar silos de conocimiento.
Coordinar pequeños proyectos operativos que mejoren la eficiencia y reduzcan cuellos de botella.
Debes aportar experiencia en estas áreas y poder ayudar a elevar al equipo en:
Experiencia: 5+ años en administración ejecutiva, gestión de operaciones o roles híbridos de AE/GG; preferiblemente en servicios profesionales o sector salud.
Habilidades: Dominio de calendarios/correos electrónicos, comunicación escrita sólida, coordinación de contratación y gestión de proyectos.
Herramientas: MS Office/Google Suite, Asana/Monday/ClickUp, ATS y plataformas de reclutamiento (Indeed, ZipRecruiter, LinkedIn).
Habilidades blandas: Pensamiento anticipatorio, priorización precisa, discreción y capacidad para "gestionar hacia arriba" de forma efectiva.
Ajuste de estilo: Te desenvuelves bien en un entorno ágil y emprendedor donde la claridad, el seguimiento y la adaptabilidad son esenciales.
Expectativas a 30‑60‑90 Días
En los primeros 30 Días, habrás:
Observado a los ejecutivos y aprendido sus estilos preferidos de comunicación y toma de decisiones.
Asumido la gestión de calendarios, triaje de bandeja de entrada y preparación de agendas con aprobación ejecutiva.
Centralizado los procesos de contratación y establecido un registro de decisiones/acciones.
En los primeros 60 Días, habrás:
Liderado de forma independiente las reuniones semanales de contratación y mantenido los seguidores de candidatos.
Actualizado el manual, listas de verificación de incorporación/desvinculación y listas de acceso a herramientas.
Entregado paneles de contratación y manuales operativos documentados.
En los primeros 90 Días, habrás:
Asegurado que ≥95% de las decisiones se rastreen hasta su finalización.
Documentado los principales flujos de trabajo operativos y creado un plan de continuidad del negocio.
Actuado como socio de referencia para los ejecutivos, siendo confiable para manejar tareas y proyectos sensibles con mínima supervisión.
Horario y Reporte
Horario estándar de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 6:00 p.m.
Reporta directamente al liderazgo ejecutivo.
Beneficios
Los empleados de tiempo completo son elegibles para beneficios a partir del primer día del mes siguiente a 60 días de empleo a tiempo completo.
Médico y Farmacia
Dental
Visión
Cuenta de Ahorros para Salud (HSA)
Red Virtual de Telemedicina (incluyendo Atención Urgente Virtual el mismo día las 24/7, Atención Primaria Virtual, Terapia Virtual, Atención Especializada Virtual)
Tiempo libre pagado: 10 días de vacaciones + 10 días de enfermedad; las vacaciones aumentan después de 5 años.
401(k) — elegible después de 1 año.
8 Festivos Pagados
Batas proporcionadas por la empresa; sin colores oscuros (guías de color).
El día de pago, ofreceremos un almuerzo preparado con ingredientes orgánicos, alimentados con pastura, criados en libertad y capturados en estado salvaje.
Descuentos para empleados en productos/servicios de la clínica.
Clases y equipos de ejercicio gratuitos en las instalaciones.
Beneficios orgánicos (por ejemplo, huevos orgánicos de la granja).
Royal Palm Beach, FL, USA
Salario negociable
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