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Administrador Comercial/Oficina

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Legacy Professional Services

Columbus, OH, USA

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Descripción

Buscamos un Administrador Comercial/Oficina altamente organizado y detallista que brinde apoyo administrativo, financiero y operativo integral a nuestros equipos de proyectos en el área metropolitana de Columbus. Este puesto es fundamental para garantizar una coordinación fluida entre las operaciones en campo, el liderazgo del proyecto, los subcontratistas y los clientes. El administrador gestionará la documentación diaria del proyecto, mantendrá registros de cumplimiento, apoyará el seguimiento financiero y facilitará operaciones eficientes en la oficina y del personal. El candidato ideal es un solucionador proactivo de problemas que se desempeñe bien en entornos dinámicos, tenga excelentes habilidades comunicativas y pueda equilibrar múltiples responsabilidades con precisión y profesionalismo. Esta persona desempeñará un papel clave para impulsar la eficiencia, mantener el cumplimiento de los requisitos de clientes y normativas, y apoyar tanto al liderazgo ejecutivo como a los equipos de proyectos en terreno. Requisitos 1. Administración de Proyectos y Campo     •    Asistentes / Coordinadores Administrativos de Proyecto     •    Gestionar el flujo diario de documentos (registros de RFI, presentaciones, actas de reuniones).     •    Apoyar actualizaciones de programación, informes de progreso y seguimiento del personal.     •     Actuar como enlace entre el liderazgo del proyecto y los subcontratistas.     •     Administradores de Oficinas en Campo     •     Gestionar oficinas en sitio: pedidos de suministros, logística, sistemas de credenciales, registro de visitantes.     •     Mantener informes diarios, hojas de tiempo y registros a nivel de campo. 2. Control de Documentos y Datos     •    Especialistas en Control de Documentos     •    Gestionar Procore, BIM 360 u otras plataformas de gestión de proyectos.     •    Control de versiones de planos, especificaciones y órdenes de cambio.     •    Garantizar el cumplimiento con los requisitos de documentación de los clientes (Meta, Google, Microsoft, etc.).     •    Analistas de Datos/Informes     •    Compilar métricas de productividad, informes de seguridad y documentación de calidad.     •    Generar paneles de control para revisiones por parte del liderazgo y clientes. 3. Apoyo Contractual y de Cumplimiento     •    Administradores de Contratos/Adquisiciones     •    Emitir órdenes de compra, gestionar acuerdos con subcontratistas y realizar el seguimiento de seguros/certificados de seguro.     •    Apoyar cronogramas de adquisición y coordinación con proveedores.     •    Coordinadores de Cumplimiento     •    Realizar el seguimiento de certificaciones de seguridad de subcontratistas, verificaciones de antecedentes, credenciales y registros de capacitación.     •    Apoyar la documentación de programas de seguros OCIP/CCIP. 4. Apoyo Financiero y de Costos     •    Contadores de Proyecto / Coordinadores de Facturación     •    Gestionar solicitudes de pago, renuncias de gravámenes, facturación y seguimiento de costos.     •    Conciliar presupuestos con resultados reales; preparar informes mensuales de costos.     •    Especialistas en Nómina/Registro de Tiempo     •    Recopilar, verificar y procesar horas semanales del personal técnico y administrativo.     •    Registrar dietas, asignaciones por viaje y reembolsos de gastos. 5. Personal y Logística     •    Coordinadores de Incorporación / Recursos Humanos     •    Gestionar la incorporación en sitio (credenciales, inducción, documentos de cumplimiento).     •    Realizar el seguimiento de certificaciones, registros de RR.HH. y requisitos específicos del sitio.     •    Coordinadores de Viajes y Logística (si no está a cargo de una oficina central)     •    Organizar vuelos, alojamiento y vehículos de alquiler para el personal que viaja.     •    Apoyar mudanzas para asignaciones a largo plazo. 6. Apoyo Ejecutivo y al Cliente     •    Asistentes Ejecutivos / Enlaces con Clientes     •    Programar reuniones y visitas a nivel ejecutivo.     •    Preparar presentaciones, informes y comunicaciones con clientes. Este puesto ofrece una oportunidad única para trabajar en la intersección de operaciones, finanzas, cumplimiento y relaciones con clientes, convirtiendo al administrador en un socio vital para el éxito del proyecto.

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Ubicación
Columbus, OH, USA
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CÓMO POSTULARSE HAGA CLIC AQUÍ PARA POSTULARSE Mantenemos un proceso riguroso de contratación para ayudar a garantizar que solo contratamos a los profesionales más capacitados y dedicados. Tenga en cuenta que no se le considerará para este puesto si no sigue las instrucciones al momento de postularse. POR QUÉ DEBERÍA POSTULARSE Coalition Technologies está comprometida a ofrecer a sus clientes el trabajo de mayor calidad, brindando a su equipo un entorno divertido, próspero e innovador. Además de la oportunidad de un crecimiento profesional tremendo y avance rápido, CT ofrece: El plan de participación en ganancias más competitivo del sector, que paga hasta el 50% de las ganancias de la empresa a empleados a tiempo completo cada mes. Un plan altamente competitivo de tiempo libre pagado, promoviendo un equilibrio de alta calidad entre trabajo y vida personal. Membresías subsidiadas en gimnasios para ayudar a los miembros del equipo a sentirse lo mejor posible. Paquetes de seguros médicos, dentales, de visión y de vida para todos los miembros del equipo con base en EE. UU. Programa de reembolso de seguro médico internacional para todos los miembros del equipo internacionales, un beneficio exclusivo de Coalition. Programas de actualización de dispositivos y reembolso por aprendizaje. Planes motivadores de desarrollo profesional con objetivos y recompensas claramente definidos. Incentivos y bonos adicionales específicos para el puesto. Además, el 100 % de nuestro equipo trabaja de forma remota con el apoyo de software de seguimiento de tiempo. Nuestra cultura empresarial se especializa en apoyar a los miembros del equipo remoto, y llevamos haciéndolo durante más de una década. ¡CT da la bienvenida a su solicitud, sin importar desde dónde en el mundo venga! DEBE TENER: Disposición para aprender, crecer y colaborar con el equipo y la empresa en general. Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. Un alto nivel de discreción, ética y confiabilidad. Habilidades intermedias en hojas de cálculo (preferible) Pensamiento innovador y disposición para cuestionar métodos existentes cuando sea posible mejorarlos. Experiencia en contabilidad / mantenimiento de registros financieros (preferible). Experiencia con Google Sheets o Excel, Quickbooks Online y G-Suite (preferible). Disponibilidad para trabajar 40 horas por semana de 9:00 am a 6:00 pm PST. Un espacio confiable para trabajar de forma remota con una computadora rápida, internet de calidad, cámara, micrófono y altavoces. SUS FUNCIONES Y TAREAS: Responder llamadas telefónicas y correos electrónicos. Realizar tareas básicas de contabilidad, incluyendo registrar gastos, organizar recibos y completar otros registros de transacciones. Resolver problemas de facturación con clientes y miembros internos del equipo. Proporcionar acceso a cuentas, informes de uso, análisis de datos y otras solicitudes ad hoc a los miembros del equipo. Apoyar verificaciones de control de calidad en diversos informes internos y dirigidos a clientes. Organizar contratos nuevos de clientes, crear facturas y procesar pagos de clientes. Contribuir al mantenimiento interno de bases de datos, su conservación y entrada de datos. Investigar, pedir y distribuir regalos para toda la empresa (2-3 veces al año). Organizar eventos corporativos, competencias y proyectos especiales a lo largo del año. Facilitar calendarios de vacaciones, días libres y variaciones de horario de la empresa. SUS FUNCIONES Y TAREAS SI ESTÁ BASADO EN LA: Recoger correo dos veces por semana en la oficina del centro de Los Ángeles Escaneo y organización digital del correo Registro y depósito de pagos de clientes Recoger y redistribuir equipos de oficina de la empresa entre el personal de la región según sea necesario (se requiere licencia de conducir válida y transporte confiable en Los Ángeles) CÓMO POSTULARSE HAGA CLIC AQUÍ PARA POSTULARSE California, Nueva York, Washington y Colorado: el salario base inicial para este puesto oscila entre $15 y $25 por hora. La compensación puede variar según factores como experiencia, calificaciones, rendimiento en prueba de habilidades, ubicación geográfica y antigüedad del puesto ofrecido. Fuera de California, Nueva York, Washington y Colorado, la compensación puede estar fuera de los rangos anteriores.
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Nuestra recepcionista es el punto de contacto inicial para la Administración del Tribunal de lo Común del Condado de Blair, por lo que supervisa el área de recepción, recibe y gestiona consultas telefónicas, y ayuda en el proceso de solicitudes de protección contra abusos (PFAs). Las funciones esenciales incluyen preparar hojas semanales con el calendario judicial próximo para asegurar que el tribunal obtenga los expedientes, ingresar las PFAs en el sistema informático, hacer seguimiento de aplazamientos, preparar y presentar informes estadísticos mensuales; manejar el correo diario, elaborar solicitudes de materiales de oficina y realizar otras tareas de nivel de apoyo asignadas o indicadas. Requisitos Los candidatos calificados deben tener diploma de escuela secundaria o GED; un mínimo de un año de experiencia, preferiblemente en un entorno de oficina; habilidades efectivas en relaciones interpersonales y comunicación; una actitud cortés, paciente y profesional; capacidad para mantener la confidencialidad; capacidad para trabajar estrechamente con personas de diversas habilidades y antecedentes; habilidades efectivas de gestión del tiempo; dominio fluido del inglés; y conocimientos informáticos, incluyendo conocimientos de Microsoft Excel y Word. El trabajo debe realizarse presencialmente en Hollidaysburg, PA. Beneficios Paquete competitivo de beneficios que comienza el primer día del mes siguiente a 30 días calendario para este puesto elegible para sindicato e incluye cobertura médica PPO pagada por el empleador en un 90% con componentes de visión y recetas en tres niveles, plan de pensiones, equivalente del empleador público a un 401(k), discapacidad a corto plazo, seguro de vida temporal, un menú de beneficios voluntarios que incluye dental y Aflac, y 14 días festivos pagados anuales y otras disposiciones de tiempo libre. El salario inicial es de $13.09/hora x semana laboral de 35 horas. EMPLEADOR QUE OFRECE IGUALDAD DE OPORTUNIDADES
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Recepcionista de escritorio
Las Oficinas Legales de Samer Habbas & Associates, PC buscan un Recepcionista a tiempo parcial (20-30 horas por semana) o a tiempo completo (40 horas por semana) para unirse a nuestro dinámico equipo. El candidato ideal para este puesto mejorará la eficacia del bufete al brindar un soporte sobresaliente en la recepción y tareas generales de oficina. Las responsabilidades incluirán, entre otras: Gestionar profesionalmente un sistema telefónico multilínea con serenidad, facilidad y confianza Ser amable y profesional al recibir a todos los empleados y visitantes (clientes, candidatos, proveedores, etc.) Mantener una apariencia limpia en el área de entrada, vestíbulo principal, escritorio de recepción, sala de descanso, etc. Ayudar con tareas de archivo como escanear y etiquetar documentos, etc. Validar boletos de estacionamiento para visitantes relacionados con negocios Mantener la confidencialidad de la información del cliente/abogado para proteger la confianza del cliente Brindar soporte general de oficina; asumir nuevos proyectos e iniciativas según sea necesario Requisitos 1-2 años de experiencia como recepcionista o en mostrador Excelente ética de comunicación (escucha, verbal y escrita), y abierto a retroalimentación y orientación Experiencia en manejo de teléfonos multilínea es un plus Fuertes capacidades interpersonales y de construcción de relaciones Capacidad para colaborar bien con otros mientras se mantiene motivado de forma independiente Enfocado en el cliente y dispuesto a hacer lo necesario para satisfacer las necesidades del negocio/clientes Accesible, amable, profesional y capaz de manejar diversas personalidades y situaciones con facilidad y confianza Dominio del paquete Microsoft Office, Google Workspace (y procedimientos de envío, un plus) Beneficios Compensación inicial de $20.00 - $23.00 dependiendo de la experiencia Seguro médico Plan de jubilación (401k) y participación en ganancias Tiempo libre remunerado (PTO) Días festivos Acceso gratuito al gimnasio Subsidio para teléfono celular Las Oficinas Legales de Samer Habbas & Associates, PC son un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los aspectos del empleo se basarán en mérito, competencia, rendimiento y necesidades empresariales. No discriminamos por raza, color, religión, estado civil, edad, origen nacional, ascendencia, discapacidad física o mental, condición médica, embarazo, información genética, género, orientación sexual, identidad de género o expresión de género, condición de veterano, ni por ningún otro estatus protegido bajo leyes federales, estatales o locales. Se debe demostrar elegibilidad para trabajar en Estados Unidos. Actualmente no podemos patrocinar ni hacernos cargo del patrocinio de una visa de trabajo.
Irvine, CA, USA
$20-23/hora
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