Asistente Administrativo

Actualmente estamos buscando un Asistente Administrativo responsable de derivar llamadas telefónicas entrantes, ayudar a los clientes y proporcionar apoyo administrativo y organizativo para la oficina de la sucursal, el Gerente de Ventas, el Gerente de Sucursal y la Oficina Corporativa realizando las siguientes funciones. Funciones y responsabilidades esenciales: Responder sistema telefónico multilínea. Ayudar con la correspondencia general de la sucursal y de los clientes. Responsable del envío, recepción y otras tareas postales. En ServSuite; crear nuevos prospectos y cuentas de clientes, mantener la lista de cuentas de la sucursal, establecer planes de pago para todos los cobros recurrentes, ayudar a crear y completar órdenes de trabajo (capacitación en el trabajo). Enviar facturas a los clientes según sea necesario, limpieza semanal/mensual de cuentas y órdenes de trabajo, generar informes para ventas mensuales y renovaciones (capacitación en el trabajo). Realizar pedidos de suministros y productos de mantenimiento para la sucursal. Realizar tareas ligeras de contabilidad interna, incluyendo el registro del talonario de cheques, pagar facturas e informes de gastos. Mantener la organización de la oficina de la sucursal (sin incluir el almacén cuando corresponda). Enlace de la sucursal con Recursos Humanos ayudando con carteles de cumplimiento, documentación para entrevistas y contrataciones nuevas, licencias de pesticidas para técnicos, notarización de documentos de cumplimiento. Enlace de la sucursal con Contabilidad ayudando con renovaciones de licencias comerciales, solicitudes de W9 y COI, contratos de facturación directa con proveedores (específicos para la sucursal). Otras funciones asignadas. Requisitos Educación: Se requiere diploma de escuela secundaria o título equivalente (GED). Experiencia: Se requieren dos años de experiencia relacionada en un puesto administrativo. Se requiere capacidad para hablar, leer y escribir bien en español. Capacidad para leer e interpretar documentos como reglas de seguridad y manuales de procedimientos. Capacidad para hablar y escribir eficazmente ante clientes y empleados de la organización. Habilidades informáticas: Para desempeñar este trabajo con éxito, la persona debe tener conocimientos de Microsoft Word; Microsoft Excel; y Microsoft Outlook. Se recibirá capacitación en ServSuite™ Equipos: Debe estar familiarizado con PC, impresoras, máquina de fax, fotocopiadora y máquina de correo. Son imprescindibles habilidades de servicio al cliente, organización, planificación y manejo del tiempo. El empleado debe ocasionalmente levantar y/o mover hasta 10 libras. Al realizar las funciones de este trabajo, el empleado debe sentarse regularmente; usar las manos; alcanzar con las manos y brazos y hablar o escuchar. El empleado debe pararse y caminar frecuentemente. El empleado debe agacharse, arrodillarse y agacharse ocasionalmente. Restricciones: Solo tiempo completo. Realizamos verificaciones de antecedentes y pruebas de drogas. Trabajo remoto: No Debe tener transporte confiable para ir y venir del trabajo. Beneficios Compensación competitiva. Tiempo personal pagado y días festivos. Beneficios de salud y bienestar que incluyen planes médicos, recetas, dentales y de visión, discapacidad a corto plazo, seguro de vida suplementario y cuentas de gastos flexibles. Plan 401(k) con coincidencia de la empresa.