Asistente Administrativo - Tiempo Parcial (Mt. Pleasant)

Quiénes somos: La Iglesia Episcopal de San Juan, en Mt. Pleasant, Michigan, es una parroquia de tamaño pastoral y dinámica, con reputación de alcance comunitario y justicia social. La parroquia es fuerte, con una profunda historia de 140 años y un compromiso activo con el futuro. Descripción del puesto: La función principal del Asistente Administrativo parroquial es apoyar al rector en cumplir la misión y visión de la iglesia. Gran parte de esta labor es de tipo administrativo. Parte de ella consiste en establecer un ambiente acogedor. En última instancia, se trata de comunicación y conexión. Funciones esenciales: Las tres áreas de funciones esenciales detalladas a continuación comprenden el trabajo del Asistente Administrativo parroquial, además de otras tareas asignadas por el rector. El candidato debe tener conocimientos informáticos, incluyendo Microsoft Office, y conocimientos básicos de un programa de autoedición (MS Publisher, Canva, etc.). Sería un plus tener experiencia en publicaciones en Facebook y en sitios web. Además de estas tres responsabilidades clave, se espera que la persona en este puesto mantenga una estricta confidencialidad. COMUNICACIONES 1. Comunicaciones impresas a. Preparar y publicar boletines de culto, semanales y según sea necesario. b. Supervisar la publicación del boletín mensual parroquial, utilizando materiales presentados. c. Preparar, imprimir y encargar publicidad impresa parroquial y materiales de relaciones públicas. d. Producir y enviar por correo cartas parroquiales según sea necesario. e. Preparar y publicar el Informe Anual Parroquial (compilado a partir de aportes del rector, feligreses clave y miembros del personal). 2. Comunicaciones electrónicas a. Revisar y responder, o derivar correos electrónicos de manera oportuna. b. Trabajar con el equipo de comunicaciones para garantizar publicaciones oportunas en Facebook, sitio web y/u otros medios parroquiales. c. Mantenerse actualizado sobre los avances en comunicaciones electrónicas y asistir a reuniones diocesanas de comunicaciones cuando sea posible. 3. Otras comunicaciones a. Atender y responder llamadas telefónicas y mensajes de voz de manera oportuna. b. Mantener actualizada la señalización exterior en colaboración con el responsable de comunicaciones. c. Asegurarse de que todos los mensajes de voz se registren y se respondan. d. Comunicarse con el rector, otros miembros parroquiales y miembros de la diócesis y del público en general de manera que refleje los valores de San Juan. GESTIÓN DE INSTALACIONES 1. Gestionar la programación parroquial, incluyendo reservas y horarios para servicios de culto regulares y especiales, ministerios, reuniones y eventos especiales. 2. Gestionar alquileres de instalaciones, incluyendo el manejo oportuno del pago de tarifas, comunicación con grupos arrendatarios y solución general de problemas. 3. Asistir con contratistas y otros trabajadores para mantenimiento y otros proyectos de edificios y terrenos según sea necesario, en colaboración con el rector y líderes laicos designados. APOYO PARROQUIAL 1. Programar voluntarios semanales para los servicios de la iglesia. 2. Mantener bien organizados los archivos de correo electrónico y computadora. 3. Crear y mantener un archivo digital de fotos parroquiales. 4. Gestionar bases de datos parroquiales, incluyendo el directorio parroquial y otros registros parroquiales. 5. Gestionar compras para la oficina parroquial y otros suministros parroquiales según sea necesario. 6. Responder a las necesidades de los feligreses y miembros del público comunicadas en persona o por teléfono, correo electrónico o carta, realizando referencias y/o solicitando la asistencia del rector u otros ministros de la parroquia. 7. Mantener un ambiente acogedor manteniendo la oficina parroquial ordenada, como un espacio de hospitalidad y bienvenida. 8. Crear y mantener un sistema de archivos ordenado para todos los documentos parroquiales, contratos, arrendamientos, acuerdos, recibos y documentos similares. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y CAPACIDADES REQUERIDOS El Asistente Administrativo Parroquial deberá tener: 1. Diploma de escuela secundaria o GED; una licenciatura o título asociado es un plus. 2. Capacidad para comunicarse eficazmente tanto verbal como por escrito. 3. Competencia general en el uso de computadoras. 4. Dominio comprobado de Microsoft Word, Excel y PowerPoint, así como de Canva, con disposición y capacidad para aprender nuevos programas informáticos. 5. Alta capacidad para trabajar de forma independiente, gestionar múltiples proyectos y prestar atención a los detalles. 6. Ética laboral eficiente y mentalidad inquisitiva. 7. Habilidades para colaborar, trabajando con múltiples tipos de personalidades con distintos estilos de aprendizaje y personales. 8. Capacidad para cumplir plazos y exigir respetuosamente a otros que hagan lo mismo. 9. Sentido del humor. 10. Finalización de todas las capacitaciones prescritas o requeridas por la parroquia o la diócesis. DEMANDAS FÍSICAS 1. Capacidad para trabajar en un escritorio y frente a una pantalla de computadora durante períodos prolongados. 2. Capacidad para levantar cajas de papel.