Asistente Administrativo - Headworks International, Inc.

Resumen del Puesto ¿Está interesado en unirse a un equipo dedicado a resolver la escasez crítica de agua en el mundo? ¿Es usted altamente organizado, orientado al detalle y está listo para apoyar un entorno de oficina dinámico y ocupado? Considere postularse con Headworks International, Inc., líder mundial en tecnologías de tratamiento de aguas residuales. Este puesto proporcionará apoyo administrativo esencial a la gerencia de alto nivel y al departamento de Ventas, asegurando operaciones diarias fluidas. La función incluye coordinar horarios ejecutivos, ayudar con la búsqueda de documentos, mantener datos del CRM y realizar una variedad de funciones administrativas de oficina. Funciones Esenciales Coordinar y gestionar calendarios del liderazgo ejecutivo, incluyendo programación de reuniones, llamadas telefónicas y viajes Asistir al departamento de Ventas con búsquedas de documentos y mantenimiento de la base de datos del CRM Recopilar, organizar y distribuir materiales, documentos técnicos y literatura corporativa según sea necesario Seguimiento y control de tareas pendientes del departamento Apoyar las operaciones de oficina gestionando llamadas entrantes, visitantes, correo e inventario de suministros de oficina Preparar agendas de reuniones, tomar notas y distribuir actas a las partes interesadas pertinentes Ayudar en el formato, revisión y compilación de informes o presentaciones Actuar como enlace con departamentos internos y representantes externos para facilitar la comunicación y flujo de trabajo Mantener registros precisos y actualizados tanto en sistemas digitales como físicos de archivos Requisitos Capacidad para trabajar en un entorno rápido y dinámico con mínima supervisión Habilidades sólidas de organización con capacidad para manejar múltiples prioridades y plazos Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Conocimiento de sistemas CRM (especialmente PipelinerSales) es un plus Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal Gran atención al detalle y precisión en el trabajo Actitud profesional en persona, por teléfono y en comunicaciones escritas Experiencia previa en programación de horarios para ejecutivos o alta gerencia es preferida Se puede requerir hasta un 5% de viaje para eventos especiales o reuniones fuera de la oficina Educación y Experiencia Título de asociado o experiencia laboral equivalente requerida; título universitario deseable 2+ años de experiencia en apoyo administrativo u oficina, preferiblemente en un entorno corporativo o técnico Beneficios Headworks International, Inc. es un Empleador que Brinda Igualdad de Oportunidades. Nuestros puestos ofrecen la oportunidad de formar parte de un equipo que entrega tecnologías innovadoras galardonadas para limpiar el recurso más precioso del mundo: el agua. Ofrecemos: Una semana laboral de 4½ días Estructuras salariales competitivas Oportunidades de desarrollo y avance profesional Exposición a diversas experiencias empresariales nacionales e internacionales Uno de los Diez Mejores Lugares para Trabajar en Houston, según el Houston Business Journal