Administrador del Comité OA de Murrayhill (Beaverton, OR)

SOMOS: Murrayhill es una comunidad familiar consolidada en Beaverton, Oregon. Vivir en Murrayhill ofrece una amplia gama de comodidades que benefician a quienes disfrutan de un estilo de vida activo o tienen hijos. Sentimos orgullo por la apariencia de Murrayhill, tenemos un fuerte compromiso para preservar las áreas de recursos naturales y fomentamos un fuerte sentido de pertenencia entre los residentes. Estamos orgullosos de nuestro vecindario. USTED ES: Usted es una persona confiable con capacidad para demostrar habilidades en administración y comunicación profesional, además de tener el don de servir a los demás. Es evidente que presenta una apariencia pulcra, tiene el deseo de ofrecer un excelente servicio al cliente y posee la rara habilidad de llevarse bien con casi todo tipo de personas. LO QUE OFRECEMOS: • Salario por hora de $26-$28 según experiencia • Puesto de medio tiempo, no exento, 24 horas por semana • Horario general de 10:00 a.m. a 2:00 p.m. con flexibilidad necesaria en torno a reuniones semanales, quincenales o mensuales LO QUE NECESITAMOS: • Un candidato que responda el teléfono rápidamente, con una sonrisa y una voz cálida y amable, para hacer saber a la persona que está ahí para ayudarle a resolver su problema. Capacidad para mantener la calma cuando el propietario esté alterado. • Actitud inquisitiva, disposición para aprender y capacidad para cometer errores y aprender de ellos. • Finalización exitosa del proceso de entrevista y de los requisitos previos al empleo. Murrayhill OA es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. • Competencia en tareas administrativas, incluyendo comunicación escrita profesional, procesamiento de solicitudes, gestión de flujos de trabajo, preparación de agendas y actas de reuniones, actualización de datos y sistemas, comunicación con miembros del Comité/la Junta y CMI (empresa de gestión), mantenimiento de suministros de oficina, etc. • Habilidades básicas de oficina, conocimientos prácticos de MS Outlook/Word/Excel y mecanografía rápida y precisa de 50 palabras por minuto. • Un mínimo de un año de experiencia en apoyo administrativo para uno o más supervisores, incluyendo atender llamadas, procesamiento de textos, redacción de correspondencia, archivado, fotocopias y otras tareas de oficina. Consulte la lista adjunta de funciones del trabajo como referencia. Postúlese en línea a través de la plataforma de reclutamiento de CMI haciendo clic en el siguiente enlace: https://www.communitymgt.com/careers/ ------- Diariamente • Revisar mensajes de voz del teléfono – responder a todas las consultas • Revisar el correo electrónico – responder según sea necesario • Recibir a los visitantes • Ayudar a los propietarios con preguntas sobre solicitudes ARC, Directrices de Diseño, CC&R’s, Cumplimiento, • y áreas comunes. • Recibir y clasificar correo. Reenviar, responder o archivar según sea necesario Semanal/Quincenal Reuniones del Comité de Revisión Arquitectónica (miércoles a las 5:30 p.m.) • Preparar la agenda de la reunión, redactar las actas de la reunión anterior. • Enviar un correo electrónico al comité para confirmar que se llevará a cabo la reunión. Incluir la agenda, las actas y cualquier instrucción especial. Reunirse a (hora y lugar) para revisar la solicitud del proyecto. Los miembros del ARC enviarán un correo o llamarán si no pueden asistir a la reunión. • Actualizar la lista de miembros del comité. Proporcionar copias de cualquier enmienda a los documentos de la MOA. • Recibir y revisar solicitudes para verificar su completitud, comunicarse con el propietario según sea necesario • Preparar el formulario de envío de CMI para el pago del ARC, enviar copia escaneada por correo electrónico junto con el cheque y enviar por correo el cheque original y el formulario a CMI. • Tomar fotos digitales según sea necesario, descargar fotos tomadas por los consultores del comité para usar durante la revisión. Organizar las fotos en una carpeta para presentarlas en la reunión. • Actualizar la hoja de cálculo. • Una vez aprobadas las solicitudes y planos. Crear la carta de aprobación, enviar por correo electrónico y por correo postal si se solicita, junto con copias de la solicitud aprobada, planos aprobados y aviso de finalización. • Enviar avisos de recordatorio a los propietarios: por solicitudes vencidas, incumplimiento de condiciones de aprobación, extensiones y seguimientos. • Procesar avisos a los propietarios dentro de los 30 días por proyectos no completados según la aprobación del ARC. • Entregar y recibir las señales aprobadas por el ARC. Preparar el crédito de señal y remitirlo a CMI con copia del formulario original de envío. • Obtener y colocar bocadillos para la reunión Mensualmente Reunión de la Junta (actualmente el tercer jueves a las 5:30 p.m. por Zoom) • Preparar el informe del administrador/comité, enviarlo a los miembros de la Junta y a CMI. • CMI es responsable de proporcionar y mantener la información de la Junta, actas, estados financieros, resoluciones y cartas de opinión. • Actualmente las reuniones de la Junta son por Zoom. En reuniones presenciales se proporcionaban comidas ligeras. Reuniones de Cumplimiento (segundo martes del mes, 9:00 a.m., actualmente por Zoom) • Enviar un correo electrónico al comité para confirmar que se llevará a cabo la reunión. Incluir la agenda, informe pendiente y cualquier instrucción especial; solicitar que se revise una propiedad o propiedades antes de la reunión. • Los miembros de cumplimiento enviarán un correo o llamarán si no pueden asistir a la reunión. • Preparar agenda e informe pendiente. Registrar o tomar notas durante la reunión. Redactar las notas • Recibir quejas y documentarlas, registrar la línea de tiempo en la hoja de cálculo. • Procesar cartas de cumplimiento y multas necesarias. • Informar a CMI sobre multas por incumplimiento y actualizar el estado. Preparación de la reunión de paisajismo (primer viernes del mes a las 8:00 a.m., actualmente por Zoom) • Enviar un correo electrónico al comité y solicitar confirmación de asistencia. • Si se alcanza el quórum, enviar correo con la agenda y las actas de la reunión anterior • Preparar la agenda, tomar fotos según sea necesario. Registrar o tomar notas de la reunión. Redactar las notas. • Enviar cualquier problema reportado en áreas comunes al contratista de paisajismo y al comité. Anualmente • Inspeccionar las aceras adyacentes a las propiedades comunes de la MOA. Contabilidad • Liquidar y enviar detalles de efectivo menor a CMI para reembolso mensual. • Enviar recibos nuevos de tarjeta de débito a CMI. Solicitar cheque según sea necesario para mantener un saldo diario de $500. • Enviar cartas de morosidad a los propietarios a solicitud de la Junta. Lista proporcionada por CMI. • Aprobar facturas mediante el programa AvidXchange Mantenimiento del sitio web y computadoras • Actualizar el calendario del sitio web • Agregar o cambiar miembros de la Junta y comités • Publicar las actas aprobadas de la Junta recibidas por correo electrónico de CMI • Obtener renovaciones requeridas de dominio web y alojamiento • Mantener programas antivirus y firewall. • Mantener todos los archivos de computadora (hacer copias de seguridad, eliminar archivos innecesarios) Varios • Preparar boletín semestral • Preparar cuadernos y/o archivos digitales de documentos de la asociación para nuevos miembros de la Junta y comités. • Obtener todos los suministros de oficina necesarios: para artículos individuales que superen los $100.00, solicitar aprobación de la Junta. Capacitación cruzada MOA/MRA El Administrador del Comité OA de la MOA supervisará lo siguiente en ausencia del Gerente de la Asociación MRA. Centro Hometown (HTC): • Mostrar el HTC si se solicita • Revisar el calendario y entregar al propietario el formulario de reserva del HTC • Entregar formularios nuevos para propietarios/inquilinos según sea necesario. • Distribuir o recibir llaves del HTC, anotar en el cuaderno del HTC Oficina general: • Recoger correo y documentación entrante • Atención al cliente presencial • Derivar preguntas sobre actividades acuáticas al personal de la piscina (verano) • Contactar a miembros de la Junta si es necesario El Gerente de la Asociación MRA supervisará lo siguiente en ausencia del Administrador del Comité OA de la MOA. Revisión Arquitectónica (ARC) • Entregar y explicar, si se solicita, solicitudes ARC • Recibir solicitudes anotando la fecha de recepción • Distribuir o recibir señales “Aprobadas por ARC” Oficina general • Recoger correo y documentación entrante • Atención al cliente presencial • Contactar a miembros de la Junta o a CMI si es necesario