Asistente Contable/Administrativo y Asistente de Gestión de Edificios (north beach / telegraph hill)

Costa Brown Architecture, una pequeña firma de arquitectura orientada al diseño en San Francisco, busca un Asistente Contable/Administrativo y Asistente de Gestión de Edificios a tiempo completo con actitud positiva y fuertes habilidades de comunicación. Si eres una persona muy organizada y autónoma interesada en trabajar en una empresa bien establecida, queremos que formes parte de nuestro equipo. Como único administrador de la oficina, serás responsable de las siguientes tareas clave: Administrativas: • Tareas típicas como contestar el teléfono, mantener el suministro de oficina, encargar impresiones y escaneados de planos arquitectónicos, y ayudar a los miembros del personal. • Funciones de recursos humanos para empleados: configurarlos en nómina, beneficios médicos y CalSavers; crear nuevos correos electrónicos; llevar registro de días de enfermedad y vacaciones, etc. • Recopilar horas y reportar la nómina a Paychex dos veces al mes. • Para proyectos: • Preparar propuestas preliminares para nuevos proyectos para revisión y comentarios del socio. • Registrar las horas facturadas y el monto restante del contrato para ciertos proyectos para revisión del socio. • Controlar los permisos en proceso de aprobación. • Investigar el trámite de permisos en diversas jurisdicciones y ayudar a completar los formularios requeridos para agencias municipales. • Llevar control de equipos nuevos y dados de baja para la Declaración Anual de Propiedades Empresariales de San Francisco. • Presentar otros formularios anuales requeridos, por ejemplo, Registro Empresarial de San Francisco, Declaración de Información ante la Oficina del Secretario de Estado, etc. • Mantener una lista de eventos corporativos durante el año para incluirlos en la preparación anual de las actas de reuniones corporativas. • Proporcionar a los corredores de seguros la información necesaria sobre responsabilidad profesional, responsabilidad general y compensación laboral para obtener renovaciones de pólizas. Contabilidad: • Mantener el sistema contable en Quickbooks con cuentas por pagar; cuentas por cobrar; nuevos empleados, proveedores, clientes y proyectos, etc. • Recopilar e ingresar las hojas de tiempo de los empleados en las hojas de tiempo de Quickbooks. • Una vez al mes, generar facturas mensuales preliminares para clientes, recopilar comentarios de empleados para agregar a las facturas, finalizar las facturas con las modificaciones del socio y enviarlas por correo electrónico a los clientes antes del final del mes. • Preparar y realizar depósitos en Wells Fargo. • Enviar por correo electrónico estados a clientes con facturas vencidas. • Al final del año, coordinar con el contador de la empresa, proporcionando informes necesarios para que puedan crear los formularios 1099 y la declaración de impuestos. Asistencia en Gestión de Edificios: uno de los socios es propietario del edificio donde se encuentra la oficina de Costa Brown Architecture. Por lo tanto, tus responsabilidades incluirán asistencia en la gestión del edificio: • Responder a correos electrónicos de inquilinos y coordinar sus solicitudes o problemas con los proveedores de servicios, por ejemplo, conserje, plomero, manitas, etc. • Notificar a los inquilinos sobre interrupciones programadas, inspecciones, etc. • Modificar la plantilla de contrato de arrendamiento para preparar contratos de arrendamiento y enmiendas, así como acuerdos de alquiler de espacios de almacenamiento. • Activar y desactivar tarjetas llave (key fobs) para los inquilinos. • Coordinar con el contador del edificio para revisar cuidadosamente las facturas de renta de los inquilinos, informes de cuentas por pagar, hojas de cálculo mensuales de limpieza y servicios públicos, y cartas anuales de reconciliación de CAM. • Mantener la hoja de cálculo de ingresos por impuesto de estacionamiento para la declaración anual del impuesto de estacionamiento de San Francisco. • Enviar en línea el informe anual de referencia de San Francisco Environment. • Preparar y presentar en línea las declaraciones anuales del impuesto empresarial de San Francisco. • Revisar videos de seguridad para infracciones de estacionamiento, alarmas del edificio, allanamientos, etc. • Estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana para llamadas de Bay Alarm relacionadas con alarmas del edificio. • Ajustar el horario de la alarma del edificio para inquilinos que necesiten mudarse durante los fines de semana. Requisitos: • Mínimo 5 años de experiencia • Excelentes habilidades escritas y verbales de comunicación • Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle • Debe demostrar integridad y capacidad para manejar documentos confidenciales con la máxima discreción Cómo postularse: si eres un candidato independiente, energético y agradable que disfruta de la variedad en un entorno de oficina pequeño, por favor envíanos tu currículum junto con una carta de presentación.