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Asistente Ejecutivo Necesario (distrito financiero)
Somos una empresa de construcción en rápido crecimiento impulsada por PropTech, especializada en modernizaciones eléctricas, paneles solares combinados con techos y proyectos de automatización de cumplimiento en California. Estamos buscando un Asistente Ejecutivo con habilidades integradas de gestión de proyectos: alguien que pueda ayudar a nuestro equipo ejecutivo a operar con máxima eficiencia, coordinar operaciones empresariales multifuncionales y gestionar la ejecución diaria de proyectos.
Este no es un puesto tradicional de asistente. Es una posición estratégica de operaciones que apoya la toma de decisiones de alto nivel, la coordinación entre departamentos y la gestión de flujos de trabajo basados en tecnología.
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Principales Responsabilidades
Apoyo Ejecutivo
• Gestionar calendarios ejecutivos, viajes, reuniones y correspondencia con clientes, proveedores e inversores.
• Redactar y editar contratos, propuestas y documentos internos.
• Preparar informes para la junta directiva e inversores, resúmenes financieros y memorandos ejecutivos.
• Mantener la confidencialidad y manejar materiales corporativos, legales y financieros sensibles.
Gestión de Proyectos
• Coordinar proyectos activos de construcción y modernización desde su inicio hasta su finalización.
• Supervisar cronogramas, permisos, inspecciones y entregables utilizando Tradify, Asana o software de gestión de proyectos similar.
• Ayudar en la creación y mantenimiento de alcances de proyectos, presentaciones y reportes de estado.
• Actuar como enlace entre los equipos de campo, clientes, inspectores municipales y subcontratistas para mantener los plazos programados.
• Mantener un sistema digital de archivos de proyectos (Google Drive, Dropbox o integraciones con CRM).
Tecnología y Automatización (Integración PropTech)
• Apoyar la integración de los sistemas automatizados de la empresa, incluyendo CRM (GoHighLevel), CompliStack (plataforma de cumplimiento con IA) y flujos contables (QuickBooks / Tradify).
• Monitorear chatbots de IA y canales de leads, asegurando respuestas rápidas y una transición fluida con los clientes.
• Ayudar con la automatización de documentos, seguimiento de datos y sincronización entre plataformas.
Operaciones y Administración
• Coordinar comunicaciones entre entidades relacionadas (HoldCo, OpCo, estructuras fiduciarias y socios de joint venture).
• Gestionar la incorporación de proveedores, formularios W-9, certificados de seguro COI y documentación de cumplimiento.
• Administrar informes periódicos, listas de tareas y paneles ejecutivos.
• Apoyar la contratación, incorporación y coordinación del cumplimiento de recursos humanos.
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Requisitos
• 3–5+ años de experiencia apoyando a altos ejecutivos o gerencia sénior, preferiblemente en construcción, bienes raíces o PropTech.
• Amplio conocimiento de procesos y software de gestión de proyectos (Asana, Tradify, ClickUp, Airtable, etc.).
• Excepcionales habilidades organizativas, redacción y comunicación.
• Dominio tecnológico con capacidad para integrar flujos de trabajo entre sistemas CRM, de gestión de proyectos y contables.
• Persona proactiva que se desempeñe bien en entornos emprendedores y dinámicos.
• Ventaja adicional: experiencia con QuickBooks Online, Google Workspace o herramientas de flujo de trabajo con IA (Zapier, GoHighLevel).
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Compensación y Beneficios
• Salario competitivo (según experiencia)
• Bonificaciones basadas en el desempeño vinculadas al éxito de los proyectos
• Flexibilidad de trabajo híbrido
• Oportunidad de crecimiento hacia el cargo de Gerente de Operaciones o Jefe de Gabinete

395 Golden Gate Ave, San Francisco, CA 94102, USA
Salario negociable