Asistente ejecutivo

Asistente Ejecutivo _______________________________________________ Acerca de North Park Fundada en 1891, North Park University es una universidad cristiana afiliada a la Iglesia del Pacto Evangélico, con más de 3.200 estudiantes de todo el país y del mundo. Ubicada desde hace más de 125 años en tierras de las tribus Miami y Potawatomi, en lo que hoy es el norte de Chicago, recientemente se ha designado a NPU como una institución que sirve a la población hispana y está comprometida con atender poblaciones diversas. Elevando las características fundamentales de North Park University —cristiana, centrada en la ciudad e intercultural—, NPU valora la diversidad entre su facultad y está comprometida a construir una comunidad intelectual racial y culturalmente diversa, y anima firmemente a la nominación y postulación de personas negras, indígenas y de color, independientemente del género. North Park University está ubicada en el barrio Albany Park de Chicago, uno de los códigos postales más étnicamente diversos de Estados Unidos. Se encuentra a nueve millas del centro de Chicago. El campus de North Park ha sido descrito frecuentemente como un oasis en el corazón de la ciudad, un lugar donde estudiantes de entornos urbanos, rurales y suburbanos pueden sentirse como en casa. Y todo esto en el contexto de una gran área metropolitana: Chicago, una de las economías más grandes y diversas del mundo, reconocida por sus museos y su música, y elegida como la mejor gran ciudad de EE. UU. durante cuatro años consecutivos por Condé Nast Traveler. Misión La misión de North Park University es preparar a los estudiantes para vidas de trascendencia y servicio mediante una educación en artes liberales, estudios profesionales y teología. Visión Basándonos en nuestra identidad institucional fundamental —cristiana, centrada en la ciudad, intercultural—, nuestra visión es crear una universidad de carácter excepcional y excelencia duradera, donde la fe, el aprendizaje y el servicio se encuentren. Funciones y Responsabilidades Gestionar el calendario diario del presidente y coordinar todas las logísticas necesarias para reuniones con facultad, personal, estudiantes, padres, alumni y amigos, equipo directivo, miembros del Consejo de Administración y personas u organizaciones afiliadas. Esto incluye programar citas presenciales, virtuales y fuera del campus, así como eventos en el campus, gestionar los arreglos y itinerarios de viaje necesarios, y ayudar con reuniones de seguimiento y comunicaciones según corresponda. Brindar apoyo administrativo de alto nivel al presidente: preparar agendas, informes, correspondencia, actas de reuniones, resúmenes ejecutivos, etc. Actuar como Gerente Principal de Eventos para todos los eventos organizados por la Oficina del Presidente, incluyendo las ceremonias de graduación de invierno y primavera, los eventos semestrales de Reunión para facultad y personal, las ceremonias de inauguración académica y eventos de compromiso organizados por el presidente para facultad, personal, estudiantes, egresados, donantes, miembros del Consejo y otros. Gestionar todas las comunicaciones entrantes y salientes de la Oficina del Presidente. Elaborar borradores iniciales de discursos y notas para hablar. Ejercer un liderazgo sólido al priorizar y delegar respuestas según sea necesario. Ejercer buen criterio respecto al uso de canales de comunicación adecuados. Brindar apoyo general y mantener un entorno de trabajo altamente organizado y profesional para la Oficina del Presidente. Coordinar la gestión de las operaciones diarias de la oficina. Recibir a los visitantes en la oficina. Mantener el área de recepción para los visitantes. Brindar apoyo administrativo al Consejo de Administración (Board of Trustees): Coordinar todos los aspectos de las reuniones completas del Consejo y de sus comités. Gestionar la documentación administrativa, incluyendo la preparación y distribución de materiales y el mantenimiento de documentos históricos. Preparar, distribuir y mantener actas y otros registros. Coordinar la programación y la preparación de materiales para la Orientación Anual para Nuevos Miembros del Consejo. Supervisar la preparación y distribución de comunicaciones periódicas con miembros actuales y anteriores del Consejo. Colaborar con otros departamentos y divisiones según sea necesario, incluyendo la coordinación con la Oficina de Desarrollo en las responsabilidades e iniciativas de recaudación de fondos del presidente. Gestionar el presupuesto, los gastos y las conciliaciones mensuales de transacciones con tarjeta de compra y facturas. Brindar apoyo al Director Financiero (CFO)/Vicepresidente de Finanzas y Administración en las siguientes áreas: Mantener registros adecuados de pólizas de seguros, permisos y licencias municipales o del condado para vías públicas, y facturas y exenciones de gravámenes de proyectos de construcción. Coordinar respuestas a consultas universitarias según sea necesario. Conciliar transacciones con tarjeta de compra. Ayudar a programar reuniones presupuestarias del área. Supervisar y gestionar Hawkinson House, la residencia oficial del presidente propiedad de la universidad. Supervisar el mantenimiento continuo de documentos que son legal o funcionalmente importantes para el funcionamiento de la universidad. Los Estatutos de North Park University. La Guía del Consejo de Administración. El Manual de Políticas del Consejo. Otros documentos considerados necesarios. Asistir al presidente en el desempeño de sus funciones, incluyendo la implementación de proyectos especiales u otras tareas asignadas. Comprensión, compromiso personal y capacidad para articular la misión e identidad de North Park University. Este no es un puesto híbrido ni remoto. Requisitos Habilidades sólidas de relaciones interpersonales y organización. Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral. Es ventajoso tener experiencia previa en redacción de discursos. Discernimiento, discreción y profesionalismo demostrables; respeto por la confidencialidad y sensibilidad al manejar todos los asuntos de la Oficina del Presidente. Habilidades sólidas en sistemas informáticos, incluyendo un alto nivel de competencia en Microsoft Office (especialmente Word, Excel, Outlook y PowerPoint) y capacidad para aprender otros sistemas según sea necesario. Experiencia en la organización de eventos y reuniones. Capacidad comprobada para trabajar de forma independiente y ejercer un buen criterio. Debe ser capaz de seguir instrucciones complejas y cumplir plazos en un entorno acelerado. Enfoque proactivo para la resolución de problemas. Actitud positiva y capacidad para relacionarse con una amplia gama de personas dentro y fuera de la universidad. Título universitario o experiencia equivalente es deseable. Un mínimo de cinco años de experiencia laboral relacionada, apoyando a ejecutivos de nivel C. Se prefiere experiencia en educación superior. Capacidad para mantener horarios de oficina regulares y ocasionalmente trabajar en horarios nocturnos y fines de semana. Beneficios Plan de atención médica (médico, dental y visual) Plan de jubilación Seguro de vida Tiempo libre pagado (vacaciones, enfermedad y días festivos oficiales) Licencia familiar (maternidad, paternidad) Discapacidad a corto y largo plazo Capacitación y desarrollo