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Recepcionista/Facturador (Salud Mental) (Puyallup)
Recepcionista/Facturador (Salud Mental) — Funciones y responsabilidades
Acceso del paciente y operaciones en el mostrador
Recibir a los pacientes con un servicio al cliente informado sobre el trauma y sensible a la cultura
Gestionar teléfonos multilínea, mensajes de voz, correo electrónico y mensajes del portal
Verificar datos demográficos, seguro, identificación con foto y beneficios al momento del registro
Cobrar copagos y saldos pendientes y emitir recibos
Coordinar intérpretes, adaptaciones para accesibilidad y recordatorios
Enviar y hacer seguimiento de paquetes de ingreso, formularios de consentimiento y políticas de la clínica
Programación y coordinación de la atención
Ser responsable de la plantilla maestra de programación de todos los proveedores y salas
Agendar, confirmar, cancelar y mantener listas de espera para citas con mínimas brechas
Gestionar referencias entrantes y salientes y hacer seguimiento para su cierre
Configurar enlaces para telemedicina, probar la tecnología con pacientes y documentar el consentimiento
Priorizar horarios urgentes para seguimientos de alto riesgo según la orientación clínica
Gestión de EHR e información
Ingresar y actualizar datos del paciente, seguro y detalles del garante en el EHR
Escaneo e indexación de registros en las historias clínicas y listas de problemas correctas
Mantener calendarios de proveedores y tipos de visitas
Realizar informes diarios de reuniones rápidas y conciliación al final del día
Soporte de facturación y ciclo de ingresos
Obtener y documentar elegibilidad y beneficios de salud mental
Registrar con precisión el motivo de la visita y la información de referencia para autorizaciones
Conciliar cargos, copagos y tarifas por ausencia diariamente y transferirlos a facturación
Monitorear vencimientos de autorizaciones y alertar a los proveedores con anticipación
Captura de cargos y preparación para codificación
Asegurar que las consultas incluyan CPT/HCPCS correctos (por ejemplo, 90791, 90832/90834/90837, 90839–90840, 90846/90847, 90853, 96127; códigos H de Medicaid cuando sea aplicable), ICD-10, unidades, POS (02/10/11/12) y modificadores (por ejemplo, 95 o 93 para telemedicina si el pagador lo requiere)
Confirmar NPI de prestación/facturación, taxonomía, NPI grupal y alineación de licencias
Publicación de pagos y conciliación
Registrar pagos de pacientes (copagos, pago directo, planes de pago) y conciliar depósitos diarios con el banco/EHR
Marcar y procesar reembolsos/saldos a favor según la política
Generar y mantener semanalmente la hoja de saldos pendientes reducida a 5 páginas y enviarle a Michelle todos los pacientes que deben ser enviados a cobranza
Facturación y soporte al paciente
Ayudar a generar y enviar por correo/correo electrónico estados de cuenta a pacientes, responder llamadas de facturación con comunicación clara y compasiva
Asistir con la configuración de planes de pago, opciones de dificultades económicas/beneficencia según la política y proporcionar estimaciones de buena fe (No Surprises Act) cuando sea aplicable
Seguridad, privacidad y cumplimiento
Proteger la PHI bajo HIPAA y, cuando sea aplicable, 42 CFR Parte 2
Seguir estándares de verificación de identidad y de información mínima necesaria
Reconocer señales de alerta de riesgo y derivar inmediatamente al clínico o supervisor
Participar en reportes de incidentes y mantener protocolos de seguridad en la oficina principal
Liderazgo del equipo y capacitación
Liderar el flujo de trabajo diario y cobertura del equipo de recepción
Capacitar e integrar al nuevo personal de recepción en EHR, telefonía y políticas
Crear y mantener SOPs y guías de referencia rápida
Brindar coaching en calidad, realizar auditorías aleatorias y ofrecer retroalimentación
Elaborar horarios semanales y aprobar permisos para garantizar cobertura
Realizar junto con Michelle o Jessica/Deanna evaluaciones trimestrales y anuales con cada miembro del personal
Documentar metas, su progreso y áreas que necesitan mejora
Calidad, métricas y mejora continua
Monitorear y reportar indicadores clave de desempeño como tasa de respuesta de llamadas, abandono, tiempo de espera para nuevos pacientes, tasa de no-show, éxito en elegibilidad y cobro de copagos.
Ejemplos:
Tasa de respuesta de llamadas: % de llamadas respondidas en vivo (meta: ≥90%)
Abandono de llamadas: % de llamadas que colgaron antes de ser atendidas (meta: ≤5%)
Tiempo de espera para nuevos pacientes: días desde el primer contacto hasta la primera cita (meta: ≤7–14 días)
Tasa de no-show: % de visitas perdidas (meta: ≤8% con recordatorios)
Tasa de éxito en elegibilidad: % de seguros verificados antes de la visita (meta: ≥95%)
Cobro de copago en el registro: % cobrado el día del servicio (meta: ≥98%)
Tiempo de respuesta de mensajes: horas medias para responder mensajes del portal/mensaje de voz (meta: ≤24h)
Identificar cuellos de botella y proponer mejoras en el flujo de trabajo
Colaborar con liderazgo clínico, facturación y propietarios en proyectos interdepartamentales
Instalaciones y suministros
Mantener limpias, organizadas y acogedoras la sala de espera y áreas de registro
Gestionar códigos del teclado de seguridad, suministros de oficina, formularios y materiales impresos
Coordinar con propietarios y proveedores según sea necesario

5823 117th Ave Ct E, Puyallup, WA 98372, USA
$18-21/hora