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Resumen: El Asistente Ejecutivo maximiza la eficacia del CEO mediante tareas administrativas, gestión de horarios, comunicaciones e iniciativas estratégicas. Aspectos destacados: 1. Gestionar el correo electrónico, el calendario, las citas y los arreglos de viaje del CEO 2. Coordinar y documentar reuniones internas y externas 3. Asistir en proyectos especiales, presentaciones e iniciativas estratégicas Vaccinate Your Family (VYF) lleva más de 35 años protegiendo a personas de todas las edades contra enfermedades prevenibles mediante vacunación. Originalmente fundada en 1991 como Every Child by Two, VYF y su equipo de expertos en salud pública y defensores trabajan para promover un acceso equitativo a vacunas que salvan vidas, generar confianza en la seguridad y los beneficios de la vacunación, y concienciar sobre la necesidad crítica de una inmunización oportuna. Para obtener más información sobre Vaccinate Your Family, visite nuestro sitio web en vaccinateyourfamily.org. ASISTENTE EJECUTIVO El Asistente Ejecutivo desempeña un papel fundamental para maximizar la eficacia del Director Ejecutivo (CEO) al realizar tareas administrativas clave, gestionar horarios y comunicaciones, y supervisar determinadas iniciativas estratégicas que, a su vez, apoyan a toda la organización. El candidato ideal es un comunicador eficaz, orientado al detalle, cómodo en un entorno dinámico y capaz de manejar información confidencial con discreción. Este puesto depende directamente del CEO y le brinda apoyo clave. Responsabilidades: Apoyo ejecutivo • Gestionar y mantener el correo electrónico, el calendario, las citas y los arreglos de viaje del CEO • Coordinar y documentar reuniones internas y externas, incluida la preparación de órdenes del día, materiales, resúmenes y actividades de seguimiento • Redactar, editar, gestionar y/o revisar correspondencia por correo electrónico y otras comunicaciones en nombre del CEO • Conciliar gastos, documentarlos y presentarlos en nombre del CEO en Bill.com, la plataforma financiera de VYF • Asistir en proyectos especiales, presentaciones e iniciativas estratégicas según se solicite • Asistir a reuniones a petición del CEO para tomar notas • Archivar documentos organizacionales impresos y materiales de proyectos; organizar y auditar documentos históricos según sea necesario Apoyo administrativo y de oficina • Atender llamadas y correos electrónicos entrantes destinados al CEO; priorizarlos y derivarlos adecuadamente • Abrir, revisar y distribuir el correo físico de la oficina de Mystic diaria o semanalmente • Mantener archivos digitales y físicos organizados, según corresponda • Administrar el inventario de artículos promocionales y educativos de VYF; enviar los artículos necesarios a conferencias, personal, etc. • Apoyar la coordinación de eventos, reuniones con donantes y compromisos públicos en los que participe el CEO • Asistir, según sea necesario, en tareas administrativas confidenciales relacionadas con recursos humanos y finanzas (por ejemplo, contratación, banca y contabilidad general) • Realizar recados administrativos rutinarios, como depósitos bancarios, envío de correspondencia y entrega y/o recolección de documentos y suministros Comunicación y gestión de relaciones • Ayudar a gestionar las relaciones externas del CEO, incluidos donantes, socios comunitarios y financiadores • Registrar contactos clave y pendientes de seguimiento en sistemas digitales de gestión de proyectos y de relaciones con clientes (por ejemplo, Monday, EveryAction) • Representar profesionalmente a la organización en comunicaciones escritas y verbales Requisitos • La formación académica puede variar; se prefiere, aunque no es obligatoria, una titulación en un campo relacionado (por ejemplo, gestión sin ánimo de lucro, administración de empresas, administración pública) • Experiencia mínima de 3 años brindando apoyo a nivel ejecutivo y/o 5 años brindando apoyo administrativo • Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral • Excelentes habilidades organizativas e interpersonales • Juicio ejemplar y atención minuciosa a los detalles • Fuertes habilidades analíticas y de resolución de problemas, incluida la capacidad de priorizar múltiples tareas y trabajar de forma eficiente dentro de plazos limitados • Capacidad para trabajar de forma independiente, con mínima supervisión, así como para colaborar y desempeñarse eficazmente en un entorno de equipo • Demostrada capacidad para trabajar en un entorno híbrido/virtual Competencias • Microsoft 365 y la suite de Office, especialmente Word, Excel, PowerPoint y Teams • Plataformas y software para reuniones y videoconferencias, por ejemplo, Zoom, Teams • Plataformas y software de gestión de proyectos, por ejemplo, Monday, Slack • Plataformas CRM, por ejemplo, Every Action, Salesforce, HubSpot • Compromiso con la misión y los programas de Vaccinate Your Family Esta descripción de puesto no pretende ser una lista exhaustiva de todos los deberes, responsabilidades o calificaciones asociados al puesto. Condiciones laborales Se trata de un puesto híbrido a tiempo parcial en Mystic, CT. Las horas semanales oscilarán entre 15 y 20, principalmente entre las 9:00 a. m. y las 5:00 p. m. (hora del este), con un mínimo de dos días presenciales en la oficina por semana. VYF tiene su sede en Washington, D.C., con oficinas en Mystic, CT y personal en varios estados de todo el país. Las funciones esenciales de este puesto incluyen trabajar durante largos períodos frente a una computadora y mantener una comunicación regular con el CEO, colegas y determinados interesados externos mediante plataformas de mensajería, audio y videoconferencia. VYF se compromete a apoyar a empleados con distintas capacidades y a proporcionar adaptaciones razonables que garanticen que las personas con discapacidad puedan desempeñarse exitosamente en sus puestos. Remuneración y beneficios El salario es acorde a las calificaciones y oscila entre $22 y $25 por hora. Al tratarse de un puesto a tiempo parcial, no se ofrecen prestaciones adicionales. Cómo aplicar Para postularse a este puesto, envíe su currículum, carta de presentación y tres referencias profesionales a careers@vaccinateyourfamily.org antes del 27 de marzo de 2026. En circunstancias limitadas, VYF podría revisar solicitudes recibidas después de esta fecha; sin embargo, esto no garantiza que su solicitud sea considerada si no se presenta antes del 27 de marzo de 2026. Las solicitudes serán evaluadas de forma continua. VYF ofrece oportunidades iguales de empleo a todos sus empleados y solicitantes, y prohíbe cualquier tipo de discriminación o acoso sin distinción de raza, color, religión, edad, sexo, origen nacional, condición de discapacidad, genética, condición de veterano protegido, orientación sexual, identidad o expresión de género, o cualquier otra característica protegida por las leyes federales, estatales o locales. Esta política se aplica a todos los términos y condiciones de empleo, incluidos reclutamiento, contratación, colocación, promoción, terminación, despido, reincorporación, traslado, licencias, remuneración y capacitación.
