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Resumen: El Asistente Ejecutivo maximiza la eficacia del CEO gestionando tareas administrativas, horarios, comunicaciones e iniciativas estratégicas para apoyar a la organización. Aspectos destacados: 1. Gestionar el horario, las comunicaciones y los proyectos especiales del CEO 2. Coordinar reuniones internas y externas, preparando agendas y materiales 3. Apoyar las relaciones externas del CEO con donantes y socios Vaccinate Your Family (VYF) lleva más de 35 años protegiendo a personas de todas las edades contra enfermedades prevenibles mediante vacunación. Originalmente fundada en 1991 como Every Child by Two, VYF y su equipo de expertos en salud pública y defensores trabajan para promover un acceso equitativo a vacunas que salvan vidas, generar confianza en la seguridad y los beneficios de la vacunación, y concienciar sobre la necesidad crítica de una inmunización oportuna. Para obtener más información sobre Vaccinate Your Family, visite nuestro sitio web en vaccinateyourfamily.org. ASISTENTE EJECUTIVO El Asistente Ejecutivo desempeña un papel fundamental para maximizar la eficacia del Director Ejecutivo (CEO), realizando tareas administrativas clave y gestionando horarios, comunicaciones e iniciativas estratégicas seleccionadas que, a su vez, apoyan a toda la organización. El candidato ideal es un comunicador sólido, orientado al detalle, cómodo en un entorno dinámico y capaz de manejar información confidencial con discreción. Este puesto depende directamente del CEO y le brinda apoyo clave. Responsabilidades: Apoyo ejecutivo • Gestionar y mantener el correo electrónico, el calendario, las citas y los arreglos de viaje del CEO • Coordinar y documentar reuniones internas y externas, incluida la preparación de agendas, materiales, resúmenes y actividades de seguimiento • Redactar, editar, gestionar y/o revisar correspondencia por correo electrónico y otras comunicaciones en nombre del CEO • Conciliar gastos, documentarlos y presentarlos en nombre del CEO en Bill.com, la plataforma financiera de VYF • Asistir en proyectos especiales, presentaciones e iniciativas estratégicas según se solicite • Asistir a reuniones a petición del CEO para tomar notas • Archivar documentos organizacionales impresos y materiales de proyectos; organizar y auditar documentos históricos según sea necesario Apoyo administrativo y de oficina • Atender llamadas y correos electrónicos entrantes para el CEO; priorizarlos y derivarlos según corresponda • Abrir, revisar y distribuir el correo físico de la oficina de Mystic diaria o semanalmente • Mantener archivos digitales y físicos organizados, según corresponda • Administrar el inventario de artículos promocionales y educativos de VYF; enviar los artículos necesarios a conferencias, personal, etc. • Apoyar la coordinación de eventos, reuniones con donantes y compromisos públicos en los que participe el CEO • Asistir en tareas administrativas confidenciales selectas relacionadas con recursos humanos y finanzas (por ejemplo, contratación, banca y contabilidad general), según sea necesario • Realizar recados administrativos rutinarios, como depósitos bancarios, envío de correspondencia y entrega y/o recogida de documentos y suministros Gestión de la comunicación y las relaciones • Ayudar a gestionar las relaciones externas del CEO, incluidos donantes, socios comunitarios y patrocinadores • Registrar contactos clave y elementos de seguimiento en sistemas digitales de gestión de proyectos y de relaciones con clientes (por ejemplo, Monday, EveryAction) • Representar profesionalmente a la organización en comunicaciones escritas y verbales Requisitos • La formación puede variar; se prefiere, aunque no es obligatorio, un título universitario en un campo relacionado (por ejemplo, gestión sin ánimo de lucro, administración de empresas, administración pública) • Más de 3 años de experiencia brindando apoyo a nivel ejecutivo y/o más de 5 años de experiencia brindando apoyo administrativo • Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral • Excelentes habilidades organizativas e interpersonales • Juicio ejemplar y atención minuciosa a los detalles • Fuertes habilidades analíticas y de resolución de problemas, incluida la capacidad de priorizar múltiples tareas y trabajar eficientemente dentro de límites de tiempo • Capacidad para trabajar tanto de forma independiente, con mínima supervisión, como colaborativamente y en equipo • Demostrada capacidad para trabajar en un entorno híbrido/virtual Competencias • Microsoft 365 y la suite de Office, especialmente Word, Excel, PowerPoint y Teams • Plataformas y software para reuniones y videoconferencias, por ejemplo Zoom, Teams • Plataformas y software de gestión de proyectos, por ejemplo Monday, Slack • Plataformas de CRM, por ejemplo Every Action, Salesforce, HubSpot • Compromiso con la misión y los programas de Vaccinate Your Family Esta descripción de puesto no pretende ser una lista exhaustiva de todos los deberes, responsabilidades o calificaciones asociados con el puesto. Condiciones de trabajo Se trata de un puesto híbrido y a tiempo parcial en Mystic, CT. Las horas varían entre 15 y 20 horas semanales, principalmente entre las 9:00 a.m. y las 5:00 p.m. (hora del este), con un mínimo de dos días a la semana en la oficina. VYF tiene su sede en Washington, D.C., con oficinas en Mystic, CT y personal en varios estados de todo el país. Las funciones esenciales de este puesto incluyen trabajar largos períodos frente a una computadora y mantener comunicaciones regulares con el CEO, colegas y ciertos interesados externos mediante plataformas de comunicación y conferencias por texto, audio y video. VYF se compromete a apoyar a empleados con distintas capacidades y a proporcionar adaptaciones razonables para garantizar que las personas con discapacidad prosperen en sus puestos. Remuneración y beneficios El salario es acorde a las calificaciones y oscila entre $22 y $25 por hora. Al tratarse de un puesto a tiempo parcial, no se ofrecen prestaciones adicionales. Cómo aplicar Para postularse a este puesto, envíe su currículum, carta de presentación y tres referencias profesionales a careers@vaccinateyourfamily.org antes del 27 de marzo de 2026. VYF podría revisar solicitudes después de esta fecha en circunstancias limitadas; sin embargo, esto no garantiza que su solicitud sea considerada si no se envía antes del 27 de marzo de 2026. Las solicitudes se evaluarán de forma continua. VYF ofrece igualdad de oportunidades laborales a todos sus empleados y solicitantes de empleo y prohíbe cualquier tipo de discriminación o acoso, sin importar raza, color, religión, edad, sexo, origen nacional, condición de discapacidad, genética, condición de veterano protegido, orientación sexual, identidad o expresión de género, o cualquier otra característica protegida por leyes federales, estatales o locales. Esta política se aplica a todos los términos y condiciones de empleo, incluidos reclutamiento, contratación, colocación, promoción, terminación, despido, reincorporación, traslado, licencias, remuneración y capacitación.
