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Asistente de Grupo de Práctica (Seattle)
El puesto de Asistente de Grupo de Práctica cumple muchas de nuestras necesidades administrativas y de apoyo legal. El horario habitual para este puesto es de lunes a viernes, de 8:30 am a 5:00 pm, con una pausa para el almuerzo de una hora. Tras completar con éxito un período de orientación presencial de 90 días, este puesto califica para un horario híbrido de 3 días en la oficina y 2 días de trabajo desde casa.
Nuestro completo paquete de beneficios incluye días festivos pagados, seguro médico/visual/dental, Programa de Asistencia al Empleado (EAP), tarjeta ORCA para transporte, y generosas contribuciones a cuentas de retiro.
Propósito del puesto:
El propósito principal de este puesto es brindar apoyo administrativo y clerical a los Asistentes Legales mediante la creación de archivos de casos en nuestro software de gestión de casos y guardando archivos en las ubicaciones adecuadas de nuestro sistema de gestión de documentos y otros proyectos (según se asignen). Este puesto depende del Director de Operaciones, forma parte del equipo de Back-Office y recibirá la mayor parte de sus tareas directamente de los Asistentes Legales.
Funciones Esenciales y Deberes Básicos
- Crear nuevos archivos de casos en el software de gestión legal (LawBase) para nuevos asuntos de desalojo residencial y agregar recordatorios (alerts) para fechas de audiencias y otros plazos críticos según se soliciten
- Guardar adjuntos de correo electrónico (incorporando anexos proporcionados cuando sea necesario) en el espacio de trabajo adecuado del sistema de gestión de documentos (NetDocuments), siguiendo las convenciones correctas de nomenclatura y clasificación
- Preparar y añadir portadas de documentos judiciales a los documentos recibidos por fax y entrega personal, para que puedan presentarse ante el tribunal
- Ayudar a organizar una gran cantidad de documentos en papel y hacer seguimiento de cuándo pueden eliminarse adecuadamente
- Preparar y enviar una gran cantidad de diferentes tipos de correspondencia
- Atender solicitudes de servicio, incluyendo preguntas o tareas de Asistentes Legales y Abogados que deban resolverse mientras se esté físicamente en la oficina; ejemplos: proyectos de impresión, indexación de archivos, grandes proyectos de escaneo, grandes proyectos de envío postal (incluyendo notificaciones de incumplimiento), preparación de carpetas digitales e impresas (incluyendo carpetas para audiencias); visitas al tribunal
- Actuar como suplente de otros puestos de back-office según sea necesario
- Colaborar en la formación del nuevo personal de back-office en los procedimientos operativos estándar
Calificaciones
- Debe tener una extrema atención al detalle y producir trabajos precisos
- Debe ser organizado y tener excelentes habilidades de seguimiento
- Excelentes habilidades verbales y de comunicación (especialmente escritas)
- Debe sentirse cómodo abordando a personas de todos los niveles dentro de la firma por teléfono, correo electrónico o en persona, con confianza y claridad
- Capacidad para resolver problemas de manera metódica y práctica
- Capacidad para prosperar en un entorno de equipo y buscar oportunidades para ayudar a los compañeros
- Debe mantener una actitud positiva en un entorno de trabajo acelerado
- Debe estar orientado a soluciones y al servicio al cliente
- Son imprescindibles unas sólidas habilidades interpersonales
- Persona autónoma, iniciativa propia, con capacidad para trabajar de forma independiente así como en equipo
- Dominio de aplicaciones informáticas ofimáticas estándar (MS Office), incluyendo Outlook, Word y Excel
- Debe poder levantar regularmente 40 libras y permanecer de pie durante todo el día
- Se prefiere experiencia administrativa en oficina
- Se prefiere título universitario
Actividades Físicas y Requisitos de este Puesto
Fuerza Física
Capacidad para levantar y transportar suministros de oficina sin ayuda, que pueden incluir cajas de papel (hasta 40 libras) en diversos entornos. Capacidad para estar de pie y trabajar durante períodos prolongados, por ejemplo, completar grandes trabajos de copia, escaneo, etc. Capacidad para sentarse y trabajar durante períodos prolongados, por ejemplo, tareas de producción de documentos, etc.
Destreza Manual
Capacidad para usar dedos, muñecas y manos para realizar movimientos repetitivos durante períodos prolongados.
Habilidad Visual
Agudeza visual promedio y ordinaria necesaria para preparar o inspeccionar documentos y operar equipos.
Actividades Mentales y Requisitos de este Puesto
Habilidades de Razonamiento
Capacidad para aplicar comprensión lógica y seguir instrucciones detalladas;
Capacidad para organizar y priorizar proyectos y tareas; y
Capacidad para gestionar con éxito y finalmente resolver una variedad de problemas.
Habilidades de Comunicación
Capacidad para demostrar consistentemente la habilidad de mantener buenas relaciones profesionales con compañeros de trabajo y clientes mientras se realizan las funciones laborales y se resuelven problemas con otros;
Capacidad para expresar verbalmente ideas e información usando un buen vocabulario, con diplomacia y tacto; y
Capacidad para comunicarse por escrito utilizando sintaxis gramaticalmente correcta, así como ortografía y puntuación correctas.
Condiciones de Trabajo
Sin condiciones peligrosas (como en una oficina típica).
Información Adicional
En ningún caso las funciones, responsabilidades y requisitos delineados en este documento deben interpretarse como completamente inclusivos.
De conformidad con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades, es posible que los requisitos se modifiquen razonablemente para acomodar a personas con discapacidad. Sin embargo, no se hará ninguna adaptación que pueda representar riesgos graves para la salud o seguridad del empleado u otros, ni que imponga cargas excesivas a la organización.
Las descripciones de puesto no pretenden constituir contratos de empleo ni los crean. La organización mantiene su condición de empleador "at-will".
Programación de Evaluaciones de Desempeño para este Puesto
Las evaluaciones formales de desempeño normalmente se realizan después de los primeros 90 días de empleo y anualmente en el aniversario de la fecha de contratación o promoción.
El desempeño de los empleados se evalúa en las siguientes categorías: conocimiento del trabajo; fiabilidad y dependibilidad; productos escritos; precisión y calidad del trabajo; adaptabilidad y flexibilidad; productividad y habilidades organizativas; profesionalismo y relaciones laborales; juicio e iniciativa; compromiso y apoyo al cliente; y calificación general.
Otras comunicaciones sobre el desempeño laboral y expectativas pueden realizarse ocasionalmente y pueden ser iniciadas por la gerencia de Montgomery Purdue o por los empleados.
701 5th Ave #300, Seattle, WA 98104, USA
$50,000-56,000/año
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