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Buscamos un Main Admin / Recepcionista altamente organizado y detallista que sea el primer punto de contacto para nuestra empresa. Este puesto es crucial para gestionar llamadas, ingresar solicitudes de servicio, hacer seguimiento de informes y ayudar con la programación y tareas de despacho. ¡Si te desenvuelves bien en entornos dinámicos y te gusta realizar múltiples tareas, queremos saber de ti! Principales Responsabilidades • Responder Teléfonos (Prioridad Principal) – Derivar llamadas eficientemente, tomar mensajes y asegurar una comunicación adecuada con los gerentes de proyectos y departamentos. • Ingresar Solicitudes de Servicio – Recopilar detalles del cliente, describir problemas con precisión y generar órdenes de trabajo priorizando emergencias. • Ayudar con Programación y Despacho – Apoyar en la programación diaria, confirmar órdenes de trabajo, comunicarse con clientes y asegurar que los materiales estén listos antes del despacho. • Seguimiento y Documentación – Confirmar acceso al sitio, coordinar con técnicos, actualizar documentos de programación y revisar órdenes de trabajo para su finalización. Requisitos • Habilidades sólidas de organización y multitarea • Excelente comunicación y etiqueta telefónica • Persona detallista con capacidad para gestionar múltiples prioridades • Dominio de Microsoft Office y software de programación • Experiencia previa en administración, recepción o despacho es un plus Compensación: • $18+ por hora según experiencia • Beneficios médicos y dentales, 401K y vacaciones pagadas Por favor envíe su currículum y carta de presentación a Michele@synergyglassanddoor.com Por favor coloque ADMIN ASST en la línea de asunto.

Descripción del puesto Se busca un Asistente Administrativo altamente organizado y detallista para gestionar las operaciones administrativas diarias de nuestra oficina. Este puesto es crítico para garantizar un flujo de trabajo eficiente, una comunicación fluida y un apoyo esencial en todos los departamentos organizacionales, incluyendo la gerencia y Recursos Humanos. Principales responsabilidades Gestión de oficina y comunicación ● Actuar como punto principal de contacto para todo el personal interno, clientes externos y visitantes, proporcionando apoyo general y una bienvenida profesional. ● Gestionar todas las comunicaciones entrantes, incluyendo responder, filtrar y derivar llamadas telefónicas adecuadamente. ● Redactar, escribir y distribuir toda la correspondencia profesional, incluyendo correos electrónicos, memorandos, cartas, faxes y formularios internos. ● Crear, mantener y gestionar el sistema de archivos de la organización (físico y digital). ● Actualizar y mantener las políticas y procedimientos internos establecidos de la oficina. Apoyo organizacional y financiero ● Organizar y gestionar la programación de citas para directivos y personal. ● Planificar y coordinar reuniones internas y externas, asegurando que se manejen todos los aspectos logísticos, y tomar minutas detalladas durante las sesiones. ● Ayudar en la preparación y finalización de informes y documentación programados regularmente. ● Mantener listas de contactos precisas y actualizadas para todas las partes interesadas. ● Procesar, presentar y conciliar informes de gastos en estrecha colaboración con el contable. Enlace interdepartamental y con Recursos Humanos ● Actuar como enlace clave entre los gerentes y el Asistente Administrativo Ejecutivo/Senior para manejar solicitudes específicas y coordinar el flujo de información. ● Brindar asistencia y apoyo esencial a la función de Recursos Humanos para todos los empleados, ayudando en tareas administrativas relacionadas con la gestión del personal. Requisitos ● Experiencia demostrada como asistente administrativo o jefe de oficina. ● Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). ● Excepcionales habilidades organizativas, de gestión del tiempo y de multitarea. ● Excelentes capacidades de comunicación escrita y verbal. ● Actitud profesional y fuerte enfoque en servicio al cliente. Lugar de trabajo: Presencial (West Palm Beach) Horario de trabajo: Lunes a viernes, 7:00 am - 3:00 pm (sujeto a cambios según proyectos/flujos de trabajo) Tipo de empleo: Compensación: Tiempo completo, salario fijo Desde $33,000/año (según experiencia y calificaciones)