Gerente de Oficina (Oak Grove)

Puesto de Gerente de Oficina Sobre Nosotros Somos una pequeña empresa tecnológica con sede en Oak Grove (sureste de Portland), enfocada en diseño innovador y desarrollo de productos. A medida que continuamos creciendo, necesitamos apoyo administrativo dedicado para manejar las operaciones diarias y así permitir que nuestro equipo de ingeniería se concentre en lo que mejor sabe hacer: crear productos excepcionales. Buscamos a alguien que se desempeñe bien en un entorno dinámico de pequeña empresa y que desee desempeñar un papel clave en nuestro continuo éxito. Descripción del Puesto Buscamos un Gerente de Oficina meticuloso y organizado que se una a nuestro equipo a tiempo parcial, con la posibilidad de pasar a tiempo completo a medida que desarrolle sus habilidades. Este puesto combina liderazgo administrativo con responsabilidades operativas prácticas, incluyendo envíos/recibos, gestión de inventario y servicio al cliente. Principales Responsabilidades Gestión Administrativa • Supervisar las operaciones diarias de la oficina y mantener sistemas de archivos organizados • Gestionar la correspondencia, llamadas telefónicas y comunicaciones por correo electrónico • Programar citas y coordinar reuniones • Mantener suministros y equipos de oficina • Realizar tareas administrativas generales y proyectos especiales según se asignen Envíos y Recepciones • Procesar envíos entrantes y salientes • Coordinar con transportistas y proveedores para entregas • Mantener registros precisos de envíos e información de seguimiento • Inspeccionar los productos recibidos para verificar calidad y exactitud • Gestionar el inventario de suministros de embalaje y envío Control de Stock y Gestión de Inventario • Supervisar los niveles de inventario y mantener registros de stock precisos • Realizar conteos regulares de inventario y auditorías • Coordinar con proveedores para reordenar y reabastecer • Implementar y mantener sistemas de control de inventario • Seguir el movimiento de productos e identificar discrepancias Preparación de Cotizaciones y Servicio al Cliente • Preparar cotizaciones y estimaciones de precios para clientes • Mantener la base de datos de clientes y la información de precios • Realizar seguimiento de cotizaciones y propuestas pendientes • Brindar un servicio al cliente excepcional por teléfono y correo electrónico • Procesar pedidos y coordinar su cumplimiento Requisitos Obligatorios • Diploma de escuela secundaria o equivalente requerido; título asociado preferido • 2 o más años de experiencia en administración o gestión de oficina • Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) • Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo • Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal • Atención al detalle y precisión en el ingreso de datos • Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar eficazmente Requisitos Deseados • Experiencia con sistemas de gestión de inventario (Fishbowl preferido) • Conocimiento de procedimientos de envío y sistemas de transportistas • Experiencia previa con los programas QuickBooks y Fishbowl • Conocimiento de las regulaciones sobre impuestos a las ventas y procedimientos de declaración • Experiencia previa en servicio al cliente o apoyo a ventas • Comprensión básica de operaciones y procedimientos empresariales Habilidades para Desarrollar Este puesto ofrece oportunidades de crecimiento en: • Optimización de inventario y gestión de la cadena de suministro • Gestión de relaciones con clientes • Mejora de procesos e implementación de sistemas • Liderazgo de equipo y formación Detalles del Puesto • Horario: A tiempo parcial (20-25 horas por semana inicialmente) con horarios flexibles • Modalidad de Trabajo: Principalmente presencial, con posibilidad de realizar una pequeña cantidad de trabajo remoto para ciertas tareas • Trayectoria de Crecimiento: Transición a tiempo completo (40 horas por semana) según el desempeño y desarrollo de habilidades • Entorno de Trabajo: Entorno de oficina profesional con tareas ocasionales en almacén/área de envíos • Reporta a: Propietario del Negocio Lo que Ofrecemos • Salario por hora competitivo acorde con la experiencia • Horarios flexibles durante la fase a tiempo parcial • Capacitación completa y oportunidades de desarrollo profesional • Clara trayectoria hacia empleo a tiempo completo con paquete completo de beneficios que incluye: o Seguro médico o Plan 401(k) con aporte de la empresa o Tiempo de vacaciones pagadas • Entorno de equipo de apoyo con potencial de crecimiento Requisitos para la Postulación Por favor envíe su currículum y una breve carta de presentación explicando su interés en este puesto y su experiencia relacionada. Incluya cualquier certificación o capacitación especializada relacionada con las responsabilidades del puesto. Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y estamos comprometidos en crear un entorno inclusivo para todos los empleados.