Asistente de Oficina Ejecutiva (San Luis Obispo)

Asistente Ejecutivo - Farmacéutico Soy el propietario de una empresa de distribución de medicamentos en rápido crecimiento. Facilitamos la venta de medicamentos GLP-1, péptidos, TRT y Tirzepatida. Descripción Somos una empresa farmacéutica y de ventas en el sector sanitario que está creciendo rápidamente y que se especializa en Semaglutida, Tirzepatida y otros medicamentos bajo receta con alta demanda. Buscamos un Asistente Ejecutivo motivado, orientado al detalle y adaptable para unirse a nuestro equipo. Esta es una oportunidad única para trabajar directamente junto con dos fundadores destacados: • Un bombero/enfermero paramédico retirado con 17 años de servicio en el departamento de bomberos de Salt Lake City. • Veterano del cuerpo especial de la marina estadounidense/EOD (desactivador de explosivos)/veterano con discapacidad por servicio militar. Comenzarás trabajando 20 horas por semana, con pago por hora, durante las primeras 2 a 4 semanas. Si cumples con las expectativas y demuestras competencias clave, el puesto se ampliará a jornada completa (40 horas/semana), con mayores responsabilidades y oportunidades de crecimiento. Trabajamos rápido. Esperamos excelencia. Este no es un trabajo de oficina rutinario. Es un puesto práctico y dinámico dentro de una industria de alto impacto con grandes oportunidades. El salario dependerá de tu competencia y experiencia. Se requerirá una prueba de drogas y una verificación de antecedentes para trabajar con productos farmacéuticos en esta posición. Experiencia • Apoyar a ejecutivos de alto nivel o dueños de empresas en un entorno dinámico y de rápido crecimiento. • Gestionar calendarios, reservar viajes, coordinar reuniones y priorizar tareas concurrentes. • Comunicarse profesionalmente con clientes, proveedores e interesados internos. • Trabajar en el sector sanitario, telemedicina, farmacéutico o bienestar. • Manejar información sensible con discreción y mantener la confidencialidad. • Crear sistemas y protocolos operativos estándar desde cero para imponer orden en el caos. • Usar CRM, herramientas de gestión de proyectos y plataformas colaborativas (Monday, hub-spot, Zoho, Asana, Smartsheet, etc.). • Coordinar logística para altos volúmenes de ventas, envíos o procesos de cumplimiento. • Ayudar en tareas básicas de marketing como campañas de correo electrónico, programación en redes sociales y contacto externo (Mailchimp, Canva, etc.). • Desempeñar múltiples funciones y adaptarse a prioridades cambiantes en tiempo real. Puntos extra si tienes experiencia en: • Farmacias magistrales (503A/503B) o ventas de GLP-1/péptidos. • Startups, empresas propiedad de veteranos o organizaciones lideradas por fundadores. • Equipos de alto rendimiento y alta presión—se valoran antecedentes militares, EMS o startups. Requisitos • 3+ años apoyando a ejecutivos, fundadores o equipos ágiles. • Demostrada capacidad para gestionar prioridades cambiantes sin perder impulso. • Excelentes habilidades escritas y verbales—profesional, claro y seguro. • Dominio tecnológico y capacidad de aprender rápidamente nuevas herramientas (CRM, Slack, Google Workspace, Canva, etc.). • Mentalidad autodidacta—iniciativa, resolución de problemas, preguntar las cuestiones correctas. • Muy organizado con excelente manejo del tiempo y atención al detalle. • Capaz de trabajar remotamente e independientemente, con mínima supervisión. • Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar datos sensibles del negocio. • Conocimiento del sector sanitario, farmacéutico o bienestar es ventajoso. • Experiencia en startups de rápido crecimiento, empresas propiedad de veteranos u organizaciones con misión es un plus. • Imperturbable bajo presión—capaz de resolver asuntos urgentes, plazos ajustados y cambios rápidos como un profesional. Habilidades Clave y Competencias • Apoyo Ejecutivo y Gestión de Calendario • Alta Comunicación (Escrita y Verbal) • Supervisión de CRM y Embudo de Ventas (HubSpot, GoHighLevel, etc.) • Coordinación con Proveedores y Clientes • Logística y Seguimiento de Pedidos • Priorización de Tareas y Multitarea bajo Presión • Manejo de Datos Confidenciales y Conocimiento de HIPAA • Dominio de Microsoft Office y Google Workspace • Gestión Digital de Archivos y Documentación • Gestión de Redes Sociales y Creación Básica de Contenido • Facturación, Contabilidad y Reporte de Gastos • Aprendizaje Rápido con Iniciativa Firme • Experiencia en el Sector Sanitario o Farmacéutico (deseado) • Programación para Equipos Médicos / Soporte de Telemedicina • Conocimiento de Operaciones en Farmacias 503A/503B (plus) Responsabilidades Principales • Ser la mano derecha de ambos fundadores—prever necesidades y actuar sin necesidad de repetir instrucciones. • Gestionar calendarios, programar reuniones y coordinar logística de viajes entre diferentes zonas horarias. • Manejar comunicaciones entrantes—correo, mensaje de texto, llamadas—con profesionalismo y urgencia. • Seguir y recordar leads, pedidos y comunicaciones con farmacias. • Mantener sistemas digitales de archivos y organizar documentos importantes, contratos y licencias. • Apoyar actividades de marketing salientes—correos masivos, publicaciones en redes sociales, ediciones sencillas en Canva. • Ayudar en la gestión de relaciones con proveedores, incorporación de clientes y operaciones internas. • Actualizar y monitorear plataformas CRM, tableros de tareas y protocolos operativos estándar según sea necesario. • Asistir en facturación, pagos y seguimiento de comisiones. • Actuar como filtro—protegiendo el tiempo de los fundadores asegurando que nada se quede sin atender. • Apoyar la ejecución de proyectos importantes—desde alianzas hasta documentos legales o preparativos para conferencias. • Manejar información sensible del negocio como si fuera una bóveda—la discreción es imprescindible. • Participar donde haga falta. Este no es un trabajo aislado—todos deben estar disponibles y colaborar.