Asistente Ejecutivo

INFORMA A: CEO y SVP RESUMEN: Este puesto es responsable de una variedad de tareas administrativas y clericales, realizando y coordinando funciones administrativas de oficina, y almacenando, recuperando e integrando información para apoyar al CEO y al SVP. FUNCIONES ESENCIALES: Gestionar la correspondencia entrante, incluyendo filtrado de llamadas telefónicas, gestión ocasional de correos electrónicos Apoyo clerical al CEO y al SVP (organizar y mantener archivos físicos y electrónicos). Transcripción de dictáfonos para el SVP. Arreglos de viaje para el CEO y el SVP (vuelos nacionales e internacionales y hoteles, transporte), incluyendo coordinación y planificación de itinerarios/reuniones. Gestión intensiva de contactos en la base de datos CRM (PipelinerCRM). Planificación y programación de reuniones internas, llamadas telefónicas externas y presentaciones basadas en web. Seguimiento de las oportunidades generadas en conferencias y ferias comerciales por el SVP (envíos postales, actualizaciones de bases de datos, etc.). Generar diversos informes semanales para el CEO y el SVP. Seguimiento de las actualizaciones requeridas de informes a través de varios miembros del personal. Planificación y coordinación de eventos internos y externos especiales. Manejar tareas personales/privadas para el CEO y el SVP Apoyo temporal al recepcionista en caso de exceso de llamadas telefónicas. Apoyar a Marketing/Comunicaciones. Organizar la participación en ferias comerciales regionales (carteles, materiales impresos, reserva de hoteles, reservas de stands, exhibidores, etc.). Nivel máximo de competencia en correspondencia empresarial. Manejar asuntos diarios del Consulado de Austria (gestionar solicitudes de visas, consultas, organizar apoyo para austríacos en situaciones de emergencia). Requisitos CUALIFICACIONES: Hablante de alemán o español es un plus, pero no es obligatorio. Mínimo dos años de experiencia apoyando a la dirección ejecutiva. Título universitario obligatorio. Preferiblemente en Administración de Empresas o grado similar. Debe tener la capacidad de organizar y comunicarse eficazmente con la dirección ejecutiva y empleados. Debe tener experiencia excepcional en corrección de pruebas, gramática y habilidades de mecanografía. Debe ser hábil en el uso de dictáfonos y transcripción. Conocimientos avanzados de computación en diversas aplicaciones de software según sea necesario, incluyendo las últimas versiones de Excel, PowerPoint, Word, Adobe Acrobat Debe tener conocimientos y experiencia en herramientas CRM. REQUISITOS DEL PUESTO: De forma regular y continua, este puesto ejercerá juicio administrativo y asumirá responsabilidad por decisiones, consecuencias y resultados que impacten a personas, costos y/o calidad del servicio dentro del área funcional. Es importante que este puesto use discreción, buen juicio, habilidades organizativas o de gestión, iniciativa, y sea capaz de trabajar de forma independiente. Tareas personales se asignarán de forma rutinaria como parte de las funciones habituales del trabajo. Beneficios ¿Qué ofrecen nuestros empleos? Nuestras ofertas de empleo brindan la oportunidad de formar parte de un equipo que ofrece tecnologías innovadoras y galardonadas que limpian el recurso más preciado del mundo: ¡el agua! Headworks ofrece exposición a tecnologías de Clase Mundial, desarrollo profesional continuo y posibilidades de ascenso, así como una compensación competitiva. La empresa es frecuentemente reconocida por el Houston Business Journal como una de las mejores empresas de Houston para trabajar. Si estás interesado en formar parte de un equipo cuya misión es mejorar e incrementar los recursos hídricos en todo el mundo, ¡únete a nosotros! Somos uno de los entornos empresariales más diversos en Estados Unidos, según reconoce DiversityBusiness.Com, y somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Headworks también ofrece una semana laboral de 4.5 días y horario semifleXible, ¡cerrando la oficina alrededor del mediodía los viernes!