ADMINISTRATIVO ASISTENTE – Tiempo Completo o Parcial (Presencial, posiblemente HÍBRIDO) (San Rafael)

ADMINISTRATIVO ASISTENTE – Tiempo Completo o Parcial (Presencial, posiblemente HÍBRIDO) Nuestro bufete de derecho procesal civil con sede en San Rafael está contratando para un puesto de Asistente Administrativo, a tiempo completo o parcial, y estamos dispuestos a capacitar al candidato adecuado para convertirse en un Auxiliar Legal Junior. Este puesto comenzará de forma presencial y posiblemente pasará a un modelo híbrido. Nuestro candidato ideal debe tener experiencia previa en tareas administrativas de oficina, y tener experiencia en ventas es una ventaja importante. El candidato debe sentirse cómodo manejando llamadas de clientes existentes y potenciales, proveedores y abogados contrarios, gestionando el proceso de admisión de clientes y manejando ACAs (Acuerdos entre Abogado y Cliente). Además, los solicitantes deben tener conocimientos y experiencia con formularios y procedimientos legales, aunque estamos dispuestos a capacitar a un candidato sin experiencia legal. Este puesto tiene la responsabilidad de brindar una amplia gama de apoyo a nuestro equipo legal (recepción de clientes, ayuda con descubrimiento/formularios legales/investigación jurídica/gestión documental). Si usted es una persona proactiva con sólida ética de trabajo, capaz de gestionar múltiples responsabilidades y priorizar adecuadamente, con facilidad para la tecnología y con ganas de aprender, nos gustaría saber de usted. Atendemos principalmente clientes del condado de Marin, aunque también manejamos algunos casos en tribunales estatales y federales. Los candidatos deben ser responsivos, comprometidos con un servicio excepcional al cliente y tener una excelente atención al detalle. Este puesto requerirá interacción con clientes y manejo de registros confidenciales, ayuda en la agenda del abogado y preparación de documentos/formularios legales, manejo de llamadas telefónicas (solo tenemos una línea telefónica) y correos electrónicos, así como apoyo en diversos proyectos administrativos. FUNCIONES ESENCIALES Y PRINCIPALES RESPONSABILIDADES • Manejar llamadas telefónicas, responder correos electrónicos, procesar correo y mantener informado al equipo legal • Gestionar la comunicación y documentación con clientes, garantizando la confidencialidad de la información • Conocimiento del equipo de oficina estándar para escanear e imprimir documentos • Archivar documentos y subir archivos digitales a Sharepoint (almacenamiento en la nube) • Recepción de nuevos clientes: gestionar todo el proceso de admisión: recolectar información, ingresar datos en el sistema Clio-Manage, programar consultas por Zoom y presenciales, mantener informado al equipo legal; ayudar con la comunicación y documentación del ACA (Acuerdo entre Abogado y Cliente); trabajar estrechamente con el Abogado Principal y el Coordinador de Casos • Registrar las horas trabajadas en una hoja de tiempo y anotarlas en el sistema Clio (se brindará capacitación según sea necesario) • Subir documentos legales, facturas y correspondencia a la base de datos de Sharepoint • Apoyar al equipo legal con formularios legales, descubrimiento, investigación y documentación • Demostrar constancia en la asistencia, confiabilidad al completar tareas y productividad • Demostrar conducta ética, civismo en el lugar de trabajo, mentalidad orientada al equipo y mentalidad de crecimiento • Gestionar su propia asignación de trabajo y calidad con mínima supervisión • Realizar otras tareas administrativas para apoyar al equipo legal según surjan REQUISITOS, FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES • 1-2 años de experiencia en el ámbito legal o en oficina (capacitaremos al candidato adecuado si es necesario) • Estudios universitarios o cursos relacionados (deseable) • Conocimiento de terminología legal, documentos/formularios y reglas de procedimiento civil (deseable) • Conocimiento de MS Office, MS Teams y Adobe Acrobat Pro • Capacidad para aprender tecnologías y aplicaciones del ámbito legal • Excelentes habilidades de gestión del tiempo y organización • Capacidad para realizar múltiples tareas y saber cuándo solicitar orientación o aportes adicionales del equipo • Fuertes habilidades de pensamiento crítico y resolución de problemas • Alto sentido de discreción e integridad • Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral • Atención al detalle para garantizar precisión en el trabajo • Actitud positiva y capacidad para colaborar eficazmente con colegas • Capacidad para ser un miembro de confianza en el bufete HORARIO DE TRABAJO Y BENEFICIOS Este puesto es presencial, de 40 horas semanales, de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 5:30 p.m. Se puede discutir cierta flexibilidad horaria. Nuestros beneficios para empleados a tiempo completo incluyen: seguro médico/dental/visual y de discapacidad a largo plazo (solo para empleados, sin incluir a los dependientes), 10 días de vacaciones pagadas y 5 días de enfermedad pagados por año, y estacionamiento gratuito cerca del edificio de la oficina (a solo 20 minutos en automóvil del Puente Golden Gate).