Buscando un administrador-asistente personal con experiencia en contabilidad (Midtown)

Descripción Ubicación: Oficina central Estado: Tiempo completo, puesto temporal a permanente (9:30 a.m. - 5:00 p.m.) Horario: Lunes a viernes; presencial en oficina Reporta a: Director Ejecutivo (CEO) RESUMEN DEL PUESTO: La asistente brindará apoyo al Director Ejecutivo (CEO). La asistente administrativa será responsable de gestionar las funciones administrativas diarias, facilitar la comunicación y garantizar el funcionamiento fluido de la oficina. La candidata ideal se destacará en la realización de múltiples tareas, mantendrá la confidencialidad y anticipará las necesidades del CEO. La asistente se encargará de asuntos bancarios, como enviar y recibir transferencias, mantener hojas de cálculo para diversos proyectos y realizar pagos al contador. Funciones y responsabilidades esenciales Apoyo administrativo y de oficina Recibir y asistir a los visitantes de manera profesional, asegurando un ambiente acogedor. Responder llamadas telefónicas, tomar mensajes y derivar consultas de forma adecuada. Gestionar el correo entrante y saliente (electrónico y físico). Organizar y mantener archivos y documentos de la empresa. Supervisar y solicitar suministros de oficina. Apoyo ejecutivo y departamental Brindar apoyo administrativo de alto nivel al CEO, incluyendo la gestión de su agenda, coordinación de reuniones, enviar sus correos electrónicos por WhatsApp y mantener sus calendarios actualizados. Facilitar la comunicación. Coordinar reuniones y logística, asegurando que todos los detalles se gestionen de manera eficiente. Bancos Supervisar y gestionar cuentas bancarias empresariales. Guardar estados de cuenta bancarios mensuales. Depositar cheques. Preparar y emitir cheques a proveedores, contratistas, niños, etc. Las transferencias se realizan diariamente y mensualmente de forma recurrente. Mantener un registro de todos los cheques emitidos. Pagos de gastos Controlar y programar el pago de facturas. Asegurar que todos los pagos pendientes se realicen a tiempo. Mantener documentación y recibos. Mantenimiento de registros para el contador Llevar registros detallados de ingresos y gastos. Organizar y clasificar transacciones. Preparar informes financieros regulares (trimestrales). Mantener un libro contable que pueda compartirse fácilmente con el contador. Requisitos Cualificaciones y habilidades Experiencia mínima de 2 años como asistente administrativa, auxiliar contable o en un puesto similar de apoyo administrativo. Excelentes habilidades organizativas y para realizar múltiples tareas, con capacidad para priorizar eficazmente. Fuertes habilidades de gestión del tiempo, con demostrada capacidad para cumplir plazos y anticipar necesidades. Excepcionales habilidades de comunicación, asegurando actualizaciones claras y oportunas entre los equipos. Dominio del paquete Microsoft Office (SharePoint, Teams, PowerPoint, Excel, Word) y QuickBooks. Capacidad para mantener una estricta confidencialidad y manejar información sensible con discreción. Actitud profesional, orientación al servicio al cliente y capacidad para colaborar con personal de todos los niveles.