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Especialista en Administración de Sistemas y Soporte a Usuarios (Richmond)
RESUMEN DEL PUESTO:
Dependiendo del Director de Inscripciones y Sistemas CRM para Estudiantes, el Especialista en Administración de Sistemas y Soporte a Usuarios desempeña un papel clave para promover el uso eficaz y la evolución continua de la plataforma CRM Technolutions Slate de la Universidad en múltiples bases de datos. El especialista actúa tanto como recurso principal como experto temático para los usuarios de Slate en todo el campus, guiando la adopción mediante capacitación, documentación y resolución colaborativa de problemas. Además de brindar apoyo a los usuarios finales, el especialista desarrolla y mantiene funcionalidades centrales del CRM (incluyendo formularios, eventos y herramientas de comunicación), contribuye al diseño y mejora de estructuras de datos, flujos de trabajo, aplicaciones, portales, integraciones y componentes relacionados, y garantiza la integridad de los datos mediante auditorías y esfuerzos de resolución. El especialista también colabora en proyectos multifuncionales para optimizar las capacidades del CRM en función de los objetivos institucionales, gestiona procesos de pruebas y aseguramiento de calidad, y supervisa prácticas de productividad del equipo y de proyectos para fomentar una colaboración eficaz y alineación con las prioridades universitarias.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL TRABAJO:
Configuración, desarrollo y personalización del sistema (40%)
Desarrollar campañas de comunicación, formularios y eventos/plantillas para respaldar procesos y flujos de trabajo fundamentales para unidades en todo el campus. Brindar apoyo y monitorear el uso por parte de los grupos objetivo de herramientas de comunicación, formularios y eventos.
Personalizar la configuración del CRM en Slate para satisfacer las necesidades específicas de diferentes oficinas/departamentos.
Asistir en el desarrollo de estructuras de datos, flujos de trabajo, aplicaciones, automatizaciones, portales e infraestructura relacionada en Slate para respaldar requisitos operativos y agilizar procesos en oficinas de todo el campus.
Crear y configurar procesos de solicitudes y formularios en Slate (incluida la infraestructura para materiales complementarios, recomendaciones/referencias, listas de verificación y otras necesidades de procesamiento).
Crear flujos de trabajo complejos de múltiples etapas para agilizar y automatizar procesos empresariales; ayudar en la implementación de ajustes de permisos y controles de acceso adecuados, garantizando la seguridad de los datos y manteniendo el cumplimiento.
Crear y mantener portales para usuarios finales estudiantes, empleados y profesores, proporcionando acceso seguro y personalizado a información, formularios y aplicaciones relevantes.
Mantenerse actualizado con las mejores prácticas del sector y los avances tecnológicos, explorando oportunidades para aprovechar nuevas funciones y capacidades del sistema Slate.
Capacitación y soporte a usuarios (30%)
Crear y mantener documentación exhaustiva sobre configuraciones del sistema, flujos de trabajo y guías de usuario para facilitar el intercambio de conocimientos y brindar apoyo a los usuarios.
Desarrollar y ofrecer programas y materiales de capacitación para educar a los usuarios sobre el uso optimizado del sistema, nuevas funciones y mejores prácticas.
Desarrollar e implementar soluciones innovadoras para gestionar, mantener y compartir documentación, materiales de capacitación e instrucciones; conceptualizar, diseñar y/o desarrollar herramientas y aplicaciones que ofrezcan recursos sólidos y fáciles de usar.
Solucionar y diagnosticar problemas reportados por usuarios, identificar e implementar soluciones, y derivar problemas a otros responsables de procesos ESCRMS o al soporte de Technolutions según sea necesario; guiar a usuarios avanzados para que comprendan y solucionen problemas de forma independiente.
Desarrollar y gestionar procesos y herramientas de asistencia a usuarios, asegurando una resolución rápida y óptima de solicitudes de ayuda mientras se optimiza la capacidad del equipo ESCRMS; gestionar herramientas de productividad (por ejemplo, Airtable, Slack) para su uso por parte de los usuarios de Slate en todo el campus.
Actuar como experto temático en la administración de Slate; desarrollar, capacitar y orientar a usuarios de Slate en todo el campus; apoyar a oficinas individuales en la adopción diaria de las funcionalidades de Slate.
Administración y mantenimiento del sistema (20%)
Desarrollar herramientas y prácticas para auditar datos en Slate y mantener la integridad de los mismos.
Desarrollar herramientas para monitorear el cumplimiento de los usuarios con los requisitos del sistema y las mejores prácticas, y para automatizar alertas y notificaciones de mitigación.
Investigar y resolver problemas del sistema, incluyendo errores en importaciones/exportaciones e integraciones entre sistemas, y discrepancias de datos.
Asistir a usuarios de Slate con problemas de coincidencia y duplicados en importaciones de datos.
Colaborar en el diseño e implementación de integraciones del sistema, desarrollando procesos de importación/exportación en Slate y asegurando un flujo de datos continuo y seguro entre Slate y otras aplicaciones.
Gestión del equipo ESCRMS y desarrollo de procesos/herramientas (10%)
Evaluar continuamente los procesos existentes del equipo e identificar áreas de mejora.
Desarrollar e implementar soluciones innovadoras para mejorar la productividad y eficiencia del equipo; gestionar herramientas y prácticas de productividad del equipo (por ejemplo, Airtable, Slack).
Conceptualizar, diseñar y construir herramientas y aplicaciones para apoyar las operaciones del equipo; utilizar habilidades técnicas para crear soluciones que optimicen el rendimiento del equipo y los procesos de toma de decisiones; mantenerse actualizado con los avances tecnológicos y sugerir herramientas pertinentes para mejorar la colaboración del equipo.
Preparar solicitudes para el presupuesto operativo; conciliar gastos, procesar transacciones financieras y auditar informes mensuales del presupuesto.
CONTACTOS:
Interacción frecuente con usuarios de Slate, gerentes de programas y partes interesadas en todo el campus.
Colaboración ocasional con Aplicaciones Empresariales (IS), encargados de datos del campus, Vicepresidente de Gestión de Inscripciones, Vicepresidente de Planificación y Política, Comunicaciones Universitarias y personal de Technolutions.
Contacto ocasional con proveedores que ofrecen servicios de consultoría o desarrollo.
CONDICIONES DE TRABAJO/ESFUERZO FÍSICO:
La mayor parte del trabajo se realiza en una estación de trabajo con dos monitores y requiere trabajar desde la computadora a tiempo completo. Se puede considerar trabajo remoto.
CUALIFICACIONES:
Conocimientos, habilidades y capacidades:
Conocimiento avanzado en configuración y gestión de bases de datos relacionales (CRM).
Fuertes habilidades analíticas, de investigación, pensamiento crítico y resolución creativa de problemas, incluida la capacidad de identificar, analizar y resolver problemas complejos.
Gran atención al detalle y capacidad demostrada para auditar datos, mapear procesos y organizar/sintetizar información proveniente de fuentes diversas.
Capacidad demostrada para equilibrar múltiples proyectos y tareas y adaptarse en un entorno dinámico y cambiante constantemente.
Capacidad demostrada para aprender rápidamente y de forma independiente nuevos sistemas, procedimientos y procesos.
Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación, y capacidad para establecer y mantener relaciones sólidas con usuarios de Slate y equipos en todo el campus.
Capacidad demostrada para crear documentación de sistemas/procesos, desarrollar materiales/planes de capacitación y capacitar a usuarios.
Dominio del paquete Microsoft.
Conocimiento de sistemas de información estudiantil (SIS) deseable.
Comprensión completa de FERPA y cumplimiento; capacidad demostrada para manejar información altamente confidencial.
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
Título universitario requerido.
Experiencia previa en educación superior deseable.
Se requieren 3-5 años de experiencia trabajando en sistemas CRM o bases de datos relacionales.
Experiencia en informes, diseño UX/UI y/o desarrollo web deseable.
HORARIO DE TRABAJO:
Tiempo completo; Exento
Lunes a viernes de 8:30 a.m. a 5:00 p.m.
ESTRUCTURA SALARIAL:
Grado salarial 6 (rango de contratación de $47,154 a $62,483 anuales)
Broad + 9th, Richmond, VA 23219, USA
$47,154-62,483/año
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