Zirtual es una empresa orientada al equilibrio entre trabajo y vida personal que ofrece a sus clientes asistentes ejecutivos remotos experimentados y capacitados para satisfacer sus necesidades personales y profesionales. Nuestros Asistentes Virtuales (VA) con sede en Estados Unidos se esfuerzan por cumplir y superar las necesidades y expectativas de los clientes. El Asistente Virtual es un miembro fundamental en Zirtual. El VA es el principal punto de contacto con los clientes y trabajará de forma independiente con ellos. El VA recibirá apoyo de su Supervisor de Cuenta asignado, quien ayudará en la relación entre el VA y el cliente con modificaciones de planes, respuestas a preguntas, retroalimentación sobre calidad, problemas de delegación y más. El VA proporcionará un servicio administrativo profesional de alto nivel al realizar tareas y proyectos asignados por el cliente, asegurando que se ejecuten a tiempo y con la máxima calidad. El VA es responsable de ser el punto de contacto principal para sus clientes asignados y de estar familiarizado con las necesidades y preferencias de cada cliente. El VA debe mantener una comunicación constante y proactiva con los clientes y con los Supervisores de Cuenta. Se espera que los Asistentes Virtuales estén disponibles para sus clientes durante las horas laborales acordadas con cada cliente, aunque no se espera disponibilidad las 24 horas del día. Los Asistentes Virtuales envían informes semanales de uso, responden a toda comunicación dentro de un plazo de dos horas, mantienen perfiles de clientes detallados y actualizados, y siguen las mejores prácticas de Zirtual para el éxito. Funciones y responsabilidades esenciales: El VA puede ayudar al cliente con: Gestión y organización de proyectos- Facilitar la finalización de proyectos y objetivos a tiempo Gestión de calendarios personales y empresariales- Programar y coordinar citas según sea necesario Monitorear proactivamente los calendarios del cliente para identificar posibles conflictos y asegurar que el equipo esté maximizando el tiempo del cliente Investigación- Esto puede incluir investigación sobre eventos, viajes, proyectos, etc. Proporcionar los resultados de la investigación a los miembros del equipo dentro de un plazo establecido, basándose en las mejores prácticas aprendidas en la formación de Zirtual y las preferencias del equipo. Compras- Asegurar que las especificaciones de la compra satisfagan al cliente. Informes de gastos y organización de gastos según sea necesario. Tareas administrativas- Esto puede incluir, entre otras: gestión de bandeja de entrada, gestión de calendarios, transcripción, correspondencia comercial estándar, investigación y entrada de datos. Gestión de bandeja de correo electrónico- Esto puede requerir, entre otras responsabilidades, responder y organizar correos electrónicos según sea necesario, según las pautas específicas proporcionadas por el cliente y en línea con las políticas y prácticas de Zirtual. Gestión de redes sociales y marketing Asistir a reuniones virtualmente- Redactar agendas, tomar actas de reuniones y realizar seguimiento según sea necesario. El VA debe proporcionar una comunicación clara y continua sobre el estado de las tareas, necesidades y preguntas a sus clientes. Deben: reconocer todas las tareas asignadas dentro del plazo establecido asegurarse de comprender las fechas de entrega esperadas y comunicar cualquier cambio o retraso al cliente asegurarse de que el cliente conozca su uso de horas y fechas de renovación enviando un Informe Semanal de Uso, y si se solicita, informes al final del día El VA debe estar abierto a recibir retroalimentación del Supervisor de Cuenta sobre indicadores clave de rendimiento, calidad de tareas y gestión del tiempo El VA debe comunicarse con el Supervisor de Cuenta cuando necesite apoyo adicional en tareas o cobertura del cliente durante vacaciones o enfermedad. El Supervisor de Cuenta facilitará la ayuda de otros VA. Registrar con precisión y en tiempo real todas las horas facturables para el cliente en el sistema oficial de seguimiento de tiempo de Zirtual. Otras funciones según se asignen. Requisitos Habilidades y atributos deseados: Habilidades claras, precisas, proactivas y profesionales de comunicación escrita y verbal Capacidad para organizar y priorizar eficazmente las tareas Capacidad para realizar múltiples tareas con diversos programas y aprender nuevos programas según sea necesario Capacidad para comprometerse durante un mínimo de un año con Zirtual Debe tener una atención meticulosa a los detalles, junto con la capacidad de comprender tareas complejas Capaz de responder al estrés en un entorno acelerado Fuertes habilidades interpersonales y capacidad para desarrollar rápidamente relaciones de trabajo Actitud afable y entusiasta hacia el trabajo en equipo Dominio de Internet, la web y el uso de computadoras Calificaciones: Título de asociado, licenciatura o un mínimo de 5 años de experiencia como asistente ejecutivo de ejecutivos de alto nivel Un mínimo de 4 años de experiencia administrativa Experiencia preferida trabajando con ejecutivos de alto nivel Dominio de Google Suite y Google Calendar, y fluidez en Microsoft Office Dominio de un programa de gestión de tareas como Trello o Asana Experiencia preferida con un programa de comunicación como Slack Experiencia preferida con una plataforma CRM como SalesForce, Hubspot o Zoho Experiencia preferida con un programa de informes de gastos como Quickbooks o Expensify Experiencia preferida con un programa de gestión de viajes como Concur Experiencia preferida con un programa de gestión de redes sociales como Hootsuite y Wordpress Experiencia preferida con herramientas de inteligencia artificial Conexión a Internet confiable, computadora y teléfono Capacidad de escritura mínima de 50 palabras por minuto con precisión Disponibilidad durante las horas laborales PST o EST de lunes a viernes, a menos que se acuerde por escrito otra cosa con cada cliente Beneficios Compensación Será compensado como contratista independiente 1099. Los VA reciben una cantidad fija de los planes mensuales de sus clientes, con un salario mensual promedio entre $1500 y $3800 por mes, dependiendo de la combinación de clientes. Después de 6 meses de antigüedad, la división de ingresos del VA puede aumentar y depende de la utilización del plan y la retención de clientes.