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Administrador de Oficina (Facturación / Contabilidad / Licencias)

$22-30

1267 N Michigan Ave, Pasadena, CA 91104, USA

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Descripción

Ubicación: Pasadena, CA (Presencial) Tipo: Tiempo completo Compensación: $22–$30/hora (según experiencia) Sobre nosotros: Access Tech Security es una empresa líder basada en Pasadena en sistemas de seguridad comercial y residencial, con más de 60 años de experiencia en control de acceso, vigilancia, sistemas de alarma y servicios de cerrajería. El puesto: Buscamos un profesional ágil y detallista que se haga cargo de nuestras operaciones administrativas. Serás la columna vertebral de la oficina, encargado de facturación, contabilidad, licencias, trámites de seguros y mantener organizado el negocio. Trabajarás directamente con el liderazgo y ayudarás a garantizar que nuestros lugares de trabajo, proveedores y cumplimientos estén siempre bajo control. Principales responsabilidades: Facturación y cobranza: Generar y hacer seguimiento a las facturas de los clientes, gestionar cuentas pendientes y coordinar con QuickBooks. Contabilidad: Ayudar en el seguimiento de gastos, conciliación de transacciones y apoyar informes financieros mensuales. Licencias y seguros: Mantener las licencias de la empresa, renovaciones, certificados de seguro (COIs) y documentación de seguros; hacer seguimiento a fechas de vencimiento y garantizar el cumplimiento total. Soporte administrativo: Organizar archivos internos, gestionar documentos de proveedores, ayudar con formularios de incorporación del personal y papeleo de obras. Programación y coordinación: Apoyar el seguimiento del calendario de trabajos, hacer seguimiento con técnicos y gerentes de proyectos sobre documentación o materiales. Servicio al cliente (si es necesario): Contestar llamadas de oficina, entregar mensajes o coordinar con clientes sobre consultas relacionadas con facturación. Requisitos: Experiencia mínima de 2 años en administración de oficina, preferiblemente en construcción, oficios o sector de seguridad Amplio conocimiento de facturación, emisión de facturas y contabilidad básica Experiencia usando QuickBooks, Google Workspace (Docs, Sheets, Gmail) y unidades compartidas Conocimiento en gestión de licencias, documentación de seguros y COIs Altamente organizado, proactivo y con excelentes habilidades comunicativas Capacidad para trabajar de forma independiente y manejar información sensible de la empresa Disponibilidad para apoyar en nómina o procesos de incorporación de personal Lo que ofrecemos: Un puesto estable a tiempo completo con posibilidad de crecimiento a largo plazo Un ambiente laboral acogedor y un equipo en crecimiento Oportunidad de desarrollar e mejorar los sistemas internos Tarifa por hora competitiva, según experiencia Cómo aplicar: Envíanos tu currículum y una breve descripción sobre tu experiencia en facturación, obtención de licencias o manejo de oficina. Buscamos a alguien confiable, detallista y dispuesto a convertirse en parte fundamental del equipo de Access Tech. CORREO ELECTRÓNICO: shahab@access.tech

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1267 N Michigan Ave, Pasadena, CA 91104, USA
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Descripción del puesto: Buscamos un Contador Integro (Full-Charge Bookkeeper) altamente calificado y confiable para gestionar todos los aspectos de las funciones contables y de nómina diarias de la empresa. Este puesto se centra principalmente en la contabilidad completa, informes financieros y procesamiento de nóminas, con responsabilidades secundarias que incluyen procesamiento de pedidos básico y coordinación de envíos. Responsabilidades principales: Principal – Contabilidad Integra y Nómina: Gestionar el ciclo contable completo, incluyendo cuentas por pagar (A/P), cuentas por cobrar (A/R), libro mayor general, conciliaciones bancarias y asientos contables. Preparar estados financieros mensuales, trimestrales y anuales. Procesar y administrar la nómina de todos los empleados asegurando su presentación oportuna y cumplimiento con regulaciones federales, estatales y locales. Mantener y conciliar registros de nómina, manejar el control de tiempo de los empleados y procesar declaraciones de impuestos sobre la nómina. Preparar y presentar declaraciones de impuestos sobre ventas y otros documentos regulatorios requeridos. Supervisar el flujo de efectivo y gestionar relaciones bancarias. Manejar de forma independiente los procedimientos de cierre mensual y anual. Mantener registros financieros organizados y actualizados. Secundario – Procesamiento de Pedidos y Envíos: Procesar órdenes de venta de clientes y verificar precisión en envíos y facturación. Coordinar con el almacén y transportistas para garantizar entregas oportunas y exactas. Proporcionar documentación básica de envío y hacer seguimiento a paquetes según sea necesario. Resolver pequeñas discrepancias en pedidos y problemas de envío. Requisitos: Grado asociado en Contabilidad o disciplina relacionada es obligatorio; título universitario preferido. 3 a 5 años de experiencia comprobada como Contador Integro. Amplia experiencia en procesamiento de nómina y reporte de impuestos sobre nómina. Dominio de software contable (QuickBooks, Sage o similar) y Microsoft Excel. Buen conocimiento de principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) y mejores prácticas contables. Atención excepcional al detalle y sólidas habilidades organizativas. Capacidad para trabajar de forma independiente y manejar múltiples prioridades. Conocimiento en procesamiento de pedidos y coordinación básica de envíos es un plus. Habilidades deseadas: Experiencia laboral en entorno manufacturero, de distribución o mayorista. Conocimiento en procesamiento electrónico de datos intercambiadas (EDI) es útil pero no obligatorio. Familiaridad con plataformas de envío y coordinación de carga es un plus.
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