Coordinador Administrativo de Estimaciones (Fort Myers)

Resumen del trabajo: El Coordinador Administrativo de Presupuestos proporciona apoyo administrativo y de oficina esencial para garantizar el funcionamiento eficiente de los departamentos de Presupuestos y Operaciones de EHC. Este puesto actúa como centro principal de gestión de documentos, comunicación y seguimiento de cronogramas relacionados con licitaciones y propuestas de proyectos. El candidato ideal será altamente organizado, enfocado en los detalles y capaz de gestionar múltiples tareas administrativas en un entorno con plazos estrictos. Responsabilidades principales: Gestión de documentos: Organizar, mantener y actualizar documentos de licitación, como planos, especificaciones y registros de comunicaciones. Asegurar que todos los interesados tengan acceso a los materiales más recientes. Apoyo administrativo para licitaciones: Preparar garantías de licitación, coordinar el envío y entrega de propuestas, y ayudar en la recopilación y registro de cotizaciones de subcontratistas y proveedores. Mantenimiento de archivos y carpetas: Crear y mantener carpetas de presupuestos bien estructuradas en unidades compartidas, asegurando un fácil acceso y prácticas adecuadas de archivo para proyectos activos y archivados. Seguimiento y comunicación: Monitorear cambios en los documentos de licitación y confirmar su distribución y comprensión con el personal interno y socios externos. Coordinación departamental: Asistir a los equipos de Presupuestos y Operaciones facilitando la entrega de información del proyecto y asegurando que los documentos actualizados estén disponibles para los equipos de campo y subcontratistas. Informes administrativos: Actualizar registros de seguimiento de proyectos, paneles de control y plantillas de comunicación. Brindar asistencia administrativa para informes de estado y actualizaciones de hitos. Correspondencia profesional: Redactar y enviar correos electrónicos rutinarios y otras comunicaciones utilizando plantillas estándar para apoyar el contacto con clientes y actualizaciones internas. Apoyo al marketing: Comunicar al departamento de Marketing el progreso del proyecto y los hitos clave para su uso en boletines informativos y publicaciones en redes sociales. Requisitos: Experiencia comprobada en tareas administrativas o de oficina, preferiblemente en entornos de construcción o servicios profesionales. Habilidades sólidas de organización y capacidad para gestionar múltiples prioridades. Atención al detalle y precisión en la entrada de datos y gestión de archivos. Habilidades claras y profesionales de comunicación escrita y verbal. Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y plataformas de intercambio de archivos. Capacidad para trabajar de forma independiente y apoyar a varios miembros del equipo. Requisitos físicos: El puesto de Coordinador Administrativo de Presupuestos es principalmente de oficina, aunque puede requerir ocasionalmente actividad física ligera. A continuación se indican las exigencias físicas típicas de este puesto: Sentado/de pie: Períodos prolongados sentado en un escritorio trabajando en una computadora; ocasionalmente de pie y caminando dentro de la oficina o en el sitio del proyecto. Destreza manual: Uso frecuente de las manos para escribir, teclear y manipular documentos en papel o equipos de oficina. Requisitos visuales: Capacidad para leer e interpretar documentos detallados (por ejemplo, planos de construcción, especificaciones, hojas de cálculo) en papel y pantalla. Audición/hablado: Comunicación clara por teléfono, videoconferencias y reuniones presenciales. Levantamiento/transporte: Ocasionalmente levantar o transportar artículos como planos enrollados, cajas de archivos o documentos de licitación que pesen hasta 11 kilos (25 libras). Movilidad: Puede requerirse viajar ocasionalmente a sitios de proyecto o lugares de entrega; capacidad para acceder a sitios de trabajo activos de forma segura (se proporciona equipo de protección personal). Requisitos: Título de escuela secundaria. Habilidades excepcionales de comunicación verbal, escrita y presentación. Experiencia en aplicaciones de Microsoft, incluyendo Word, Excel y Outlook. Conocimiento en gestión de archivos y otros procedimientos administrativos. Capacidad para trabajar bajo plazos ajustados. Beneficios: En EHC valoramos a nuestro equipo e invertimos en su bienestar y éxito a largo plazo. Como Coordinador de Presupuestos, tendrá acceso a un paquete integral de beneficios que incluye: Plan de jubilación 401(k) Seguro médico, dental y de visión Cuenta de ahorro para salud (HSA) Seguro de vida Discapacidad a corto plazo Tiempo libre pagado (PTO) Programa de asistencia al empleado (EAP) Nos enorgullece ofrecer un entorno de trabajo libre de drogas y mantener un firme compromiso con el empleo igualitario. EHC, Inc. es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y cumple con todos los requisitos aplicables de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEO) y Acción Afirmativa. También participamos en el programa E-Verify de USCIS para todos los empleados de EHC con el fin de garantizar una fuerza laboral legal. Para obtener más información sobre quiénes somos y qué hacemos, visite: www.ehcconstruction.com