Asistente de Oficina – Enfocado en Ventas (Bail Bonds) (Centro)

Nuestro cliente, una firma internacional de arquitectura, busca un Asistente Ejecutivo para unirse a su organización. La jornada laboral es de 9:00 a.m. a 6:00 p.m., y este puesto requiere estar presente cinco días a la semana en Manhattan. Responsabilidades: Brindar apoyo administrativo directo a tres Principales clave y sus equipos, bajo la orientación de otros asistentes ejecutivos superiores Gestionar informes de gastos e historiales de tiempo Apoyar a los Socios Comerciales Ejecutivos Superiores en la coordinación de todos los aspectos de viaje, aire/tierra, hoteles/restaurantes y planificación de agendas, incluidos cambios frecuentes de último minuto Ayudar con renovaciones de pasaportes, solicitudes de visa de viaje y renovaciones de membresía Global Entry según sea necesario Supervisar la reserva de salas de conferencias y refrescos para cualquier reunión según se solicite Coordinar calendarios, reuniones, reservas de salas de conferencias y logística orientada al cliente Asistir con licencias, certificaciones y seguimiento de membresías para líderes superiores Realizar proyectos administrativos adicionales y cubrir ocasionalmente la recepción según sea necesario Requisitos del puesto: * Se prefiere fuertemente título universitario * 2 o más años de experiencia en apoyo administrativo en una empresa internacional/global * Experiencia programando citas entre zonas horarias y gestionando viajes internacionales complejos (requerido) * Alto dominio de Microsoft Office y Outlook * Muy organizado, orientado al detalle y adaptable en un entorno dinámico orientado al cliente * Madurez, capacidad de colaboración y habilidad para apoyar discretamente a la alta dirección Compensación/Beneficios: * Hasta $80,000 de salario base + bonificación discrecional * Seguro médico + contribución a HSA * Beneficios de seguro dental, visual y telemedicina * Generoso paquete de tiempo libre pagado (PTO) Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades; se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Las solicitudes calificadas con antecedentes penales serán consideradas para empleo de acuerdo con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá aparte de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones coordinadas de contratación con un servicio sin igual, compromiso con la finalización y éxito de proyectos y una pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una completa gama de servicios de contratación a empresas emergentes de crecimiento y a las compañías de Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas de práctica especializada y ofertas de servicios para atender necesidades cambiantes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, seguro médico, dental, visual y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables a las agencias, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado exitosamente, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos con interés trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

Líder influyente del sector hostelero de Nueva York busca un asistente eficiente para gestionar su vida profesional y personal, incluyendo relaciones con los medios y la gestión de un calendario muy ocupado. El candidato ideal deberá tener al menos 3 años de experiencia previa apoyando a una persona destacada, y estar acostumbrado a trabajar en un entorno de oficina pequeño donde la dedicación al éxito y al día a día del negocio sea primordial. Se valorará positivamente el conocimiento del idioma francés y experiencia o interés en el mundo de la hostelería.

Descripción del trabajo - Un salón de exposiciones de arquitectura / diseño interior decorativo con sede en la ciudad de Nueva York busca contratar a un Asistente de Oficina a tiempo completo y presencial. Estamos buscando un Asistente de Oficina competente que ayude con la organización y realización de las tareas administrativas diarias. El asistente ayudará al personal administrativo y de ventas del salón de exposiciones con tareas que incluyen, pero no se limitan a: entrada de datos y asistencia en las operaciones diarias de la oficina. Responsabilidades - Responder llamadas telefónicas entrantes y correos electrónicos. Responder consultas por teléfono o correo electrónico y proporcionar información básica sobre la empresa. Realizar tareas administrativas, tomar notas, gestionar y mantener archivos y organizar documentos. Ayudar a los asociados de manera que optimice los procedimientos de servicio al cliente. Clasificar y distribuir comunicaciones de manera oportuna. Mantener relaciones de confianza con proveedores, clientes y colegas. Requisitos - Experiencia como asistente de back-office, asistente de oficina, asistente virtual o en otro puesto administrativo relevante. Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo. Capacidad analítica y aptitud para la resolución de problemas. Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. Dominio de MS Office. Conocimientos sólidos en informática / tecnología.

CÓMO POSTULARSE HAGA CLIC AQUÍ PARA POSTULARSE Mantenemos un proceso de contratación riguroso para ayudar a garantizar que solo contratamos a los profesionales más capacitados y dedicados. Tenga en cuenta que no se le considerará para este puesto si no sigue las instrucciones al momento de postularse. POR QUÉ DEBERÍA POSTULARSE Coalition Technologies está dedicada a ofrecer a sus clientes el trabajo de mayor calidad, a la vez que brinda a su equipo un entorno divertido, próspero e innovador. Además de la oportunidad de un crecimiento profesional enorme y un rápido avance, CT ofrece: El plan de bonos por participación en ganancias más competitivo del sector, que paga hasta el 50% de las ganancias de la empresa a empleados de tiempo completo cada mes. Un plan muy competitivo de tiempo libre remunerado, que promueve un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Membresías subsidiadas en gimnasios para ayudar a los miembros del equipo a sentirse lo mejor posible. Paquetes de seguros médicos, dentales, de visión y de vida para todos los miembros del equipo con sede en EE.UU. Programa de reembolso de seguros médicos internacionales para todos los miembros del equipo internacionales, un beneficio exclusivo de Coalition. Programas de actualización de dispositivos y reembolso por aprendizaje. Planes motivadores de desarrollo profesional con metas y recompensas claramente definidas. Incentivos y bonos adicionales específicos para el puesto. Además, el 100% de nuestro equipo trabaja de forma remota con el apoyo de software de seguimiento de tiempo. Nuestra cultura empresarial se especializa en apoyar a los miembros del equipo remotos, y llevamos haciéndolo durante más de una década. ¡CT da la bienvenida a su solicitud, sin importar desde dónde en el mundo provenga! DEBE TENER: Disposición para aprender, crecer y colaborar con el equipo y la empresa en general. Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. Un alto nivel de discreción, ética y confiabilidad. Conocimientos intermedios en hojas de cálculo (preferido) Pensamiento innovador y disposición para cuestionar métodos existentes cuando sea posible mejorarlos. Experiencia en contabilidad / registro financiero (preferido). Experiencia con Google Sheets o Excel, Quickbooks Online y G-Suite (preferido). Disponibilidad para trabajar 40 horas por semana de 9:00 am a 6:00 pm PST. Un espacio confiable para trabajar de forma remota con una computadora rápida, internet de calidad, cámara, micrófono y altavoces. SUS FUNCIONES Y TAREAS: Responder llamadas telefónicas y correos electrónicos. Realizar tareas básicas de contabilidad, incluyendo registrar gastos, organizar recibos y completar otros registros de transacciones. Resolver problemas de facturación con clientes y miembros internos del equipo. Proporcionar acceso a cuentas, informes de uso, análisis de datos y otras solicitudes ad hoc a los miembros del equipo. Apoyar verificaciones de control de calidad en diversos informes internos y dirigidos a clientes. Organizar contratos nuevos de clientes, crear facturas y procesar pagos de clientes. Contribuir al mantenimiento interno de bases de datos, actualización y entrada de datos. Investigar, pedir y distribuir regalos para toda la empresa (2-3 veces por año). Organizar eventos corporativos, competencias y proyectos especiales a lo largo del año. Facilitar calendarios de vacaciones, días libres y variaciones de horario. SUS FUNCIONES Y TAREAS SI ESTÁ UBICADO EN LOS ÁNGELES: Recoger correo dos veces por semana en la oficina del centro de Los Ángeles Escaneo y organización digital del correo Registro y depósito de pagos de clientes Recoger y redistribuir equipos de oficina de la empresa según sea necesario entre el personal de la región (se requiere licencia de conducir válida y transporte confiable en Los Ángeles) CÓMO POSTULARSE HAGA CLIC AQUÍ PARA POSTULARSE California, Nueva York, Washington y Colorado: el salario base inicial para este puesto oscila entre $15 y $25 por hora. La compensación puede variar según factores como experiencia, calificaciones, rendimiento en pruebas de habilidades, ubicación geográfica y antigüedad del puesto ofrecido. Fuera de California, Nueva York, Washington y Colorado, la compensación puede estar fuera de los rangos anteriores.

Nuestro cliente, una prestigiosa firma de arquitectura, busca un Asistente Ejecutivo/Personal para apoyar a un socio principal en Nueva York, NY. La jornada laboral es de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. / 9:00 a.m. a 6:00 p.m. con flexibilidad según sea necesario. Este puesto es híbrido, trabajando en la oficina cuando el socio esté presente y con posibilidad de trabajo remoto cuando este viaje. Se requiere viajar ocasionalmente a los Hamptons durante el verano y mínimamente a Europa (alojamiento incluido). Responsabilidades: * Brindar apoyo integral tanto profesional como personal, incluyendo gestión compleja del calendario, programación, correspondencia y arreglos de viaje * Coordinar con el personal doméstico y garantizar responsabilidad, cumplimiento de proyectos y calidad en el trabajo * Actuar como representante profesional del socio con discreción y elegancia * Anticiparse a necesidades, ejecutar tareas y proporcionar actualizaciones proactivas sin necesidad de recordatorios * Gestionar tareas personales como compras de regalos, reservaciones y proyectos del hogar con alto nivel de buen gusto * Identificar oportunidades para mejorar la eficiencia, incluyendo el uso de herramientas tecnológicas e inteligencia artificial Requisitos del puesto: * 3 o más años de experiencia como asistente ejecutivo/personal o funciones similares; se requiere experiencia previa apoyando a personas de alto poder adquisitivo * Excelentes habilidades organizativas y capacidad para gestionar prioridades cambiantes en entornos dinámicos * Dominio de tecnología, recursos prácticos y comodidad usando herramientas digitales e IA * Persona pulida, adaptable y presentable en un ambiente de "negocios informales modernos" * Conciencia cultural y mentalidad global; conocimientos multilingües son un plus * Historial laboral estable con razones válidas para cada transición * Colaborador, accesible y resiliente, con disposición a recibir retroalimentación constructiva Compensación/Beneficios: * Hasta $175K de salario base * Seguros médicos, dentales y de visión * 15 días de tiempo libre pagado (PTO) 401K con aporte equivalente * Cultura de oficina cercana y amigable con alta permanencia del personal Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades; se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Las solicitudes calificadas con antecedentes penales serán consideradas conforme a la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo ni los términos o condiciones de su contratación. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá aparte de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones coordinadas de contratación con un servicio incomparable, compromiso con la finalización exitosa de proyectos y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una gama completa de servicios de contratación a empresas emergentes y a las Fortune 500 en diversos sectores del mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas especializadas y servicios adicionales para atender necesidades cambiantes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, seguros médicos, dentales, de visión y programas de licencias federales y estatales según lo requieran las regulaciones aplicables, para quienes cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

Nuestro cliente, una de las principales firmas globales de capital privado, busca un Asistente Temporal a Largo Plazo para proporcionar un apoyo administrativo fluido al Ejecutivo cuando el Administrador esté fuera de la oficina y cubrir tareas adicionales. El horario general es de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. con flexibilidad para horas extras según sea necesario. Trabajo presencial de lunes a jueves, con viernes remoto; debe tener flexibilidad para ir a la oficina si es necesario. Responsabilidades: Gestión exhaustiva del calendario, incluyendo programación de reuniones y comunicación de detalles a los asistentes. Esto requiere adoptar un enfoque flexible ante cambios en los horarios y asegurar que se cumplan todas las citas. Priorizar necesidades conflictivas; gestionar todos los asuntos de forma oportuna, proactiva y dar seguimiento a los proyectos hasta su finalización exitosa, a menudo bajo presión de plazos. Atender llamadas entrantes y recibir visitantes de manera profesional y cortés. Organizar planes de viaje complejos y elaborar itinerarios detallados, obtener los documentos necesarios para viajar y coordinar visas. Programar y organizar conferencias y eventos fuera de la oficina, incluyendo toda la logística relacionada. Preparar y redactar cartas, memorandos y correspondencia rutinaria. Editar para garantizar precisión y claridad del texto final; revisar ortografía, gramática, formato y coherencia y realizar los cambios apropiados. Asignar y procesar gastos para ejecutivos, incluyendo gastos con American Express y gastos pagados directamente, utilizando el sistema SAP Concur. Utilizar correo postal, FedEx y otros servicios para enviar y rastrear correo prioritario; trabajar con el personal del servicio de mensajería para enviar paquetes según sea necesario. Brindar cobertura telefónica y asistencia suplente. Realizar otras tareas ad hoc según se asignen y requieran. Requisitos: Título universitario (licenciatura) preferido. 5 o más años de experiencia o formación en apoyo administrativo, o combinación equivalente de educación y experiencia. Capacidad para destacar en un entorno de trabajo rápido e intensivo; demostrada capacidad para priorizar múltiples tareas y cumplir con los plazos. Capacidad para cambiar de tarea de forma independiente y demostrar flexibilidad en diferentes asignaciones de cobertura. Demostrar iniciativa sólida y sentido de propiedad sobre las responsabilidades; adoptar una actitud proactiva y positiva frente a las tareas asignadas, planificar anticipadamente posibles problemas y tomar las acciones adecuadas. Excelentes habilidades interpersonales necesarias para manejar situaciones sensibles y confidenciales; este puesto requiere constantemente serenidad, tacto y diplomacia en todas las situaciones. Excepcionales habilidades comunicativas escritas y verbales; gran atención al detalle al redactar y revisar materiales. Actitud orientada al trabajo en equipo y colaboración es imprescindible. Amplio conocimiento de Microsoft Outlook y dominio de Excel, Word y PowerPoint. Conocimientos prácticos de procedimientos administrativos de oficina y manejo de equipos de oficina estándar. Se valora altamente experiencia apoyando a un grupo de ejecutivos en un entorno corporativo. Experiencia en el sector financiero es deseable, pero no obligatoria. Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Se considerarán solicitudes calificadas con antecedentes penales de arresto o condena para empleo, de conformidad con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autorreconocimiento, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá aparte de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones de contratación coordinadas con un servicio sin igual, compromiso con la finalización exitosa de proyectos y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una gama completa de servicios de contratación a empresas emergentes de crecimiento acelerado y a las empresas de la lista Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas especializadas y ofertas de servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, seguro médico, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)