Coordinador de Recepción/Instalaciones (Nueva York: Manhattan)

Somos un taller de reparación de colisiones ubicado en Napa y estamos contratando personal para la oficina principal. Buscamos a una persona emprendedora y muy orientada al detalle que pueda ayudar en las operaciones diarias del negocio. Las funciones incluyen contestar llamadas telefónicas, saludar a los clientes, ingreso de datos, contabilidad básica y labores generales de oficina. Este puesto es A TIEMPO PARCIAL CON POSIBILIDAD DE PASAR A TIEMPO COMPLETO y se necesita con urgencia. Estamos abiertos de lunes a viernes de 8 a 17 horas. El salario oscila entre $20 y $25 por hora según la experiencia, e incluye beneficios.

Empresa de fabricación e instalación de carpintería y muebles personalizados, establecida y reconocida en Oakland, busca un Administrador de Oficina presencial para unirse a nuestro pequeño equipo. Descripción del trabajo: El Administrador de Oficina (OM) trabajará en nuestro almacén en Oakland brindando apoyo detallista y confiable a nuestro pequeño equipo y oficina ocupada. Trabajando directamente con el propietario/presidente de la empresa, el OM es el primer punto de contacto para proveedores, clientes, subcontratistas, gerentes de proyectos y agencias gubernamentales, y realiza una variedad de tareas esenciales relacionadas con mantener el negocio funcionando sin contratiempos. El Administrador de Oficina sigue los sistemas y protocolos existentes y se espera que también innove, resuelva problemas o cree nuevos sistemas según sea necesario para mantener la precisión y eficiencia operativa. Funciones y responsabilidades incluyen, pero no se limitan a: • Contabilidad básica / Gestión bancaria • Cuentas por pagar / Cuentas por cobrar • Gestión de nómina y beneficios de recursos humanos • Licencias y impuestos municipales • Pólizas y certificaciones de seguros • Enlace con clientes cuando sea necesario • Contestar y derivar llamadas telefónicas • Programar reuniones, servicios y citas • Gestión de proveedores y subcontratistas • Suministros y organización de la oficina • Gestión general de nuestras finanzas, administración de oficina y gestión empresarial Este puesto dinámico combina tareas diarias recurrentes como contabilidad, seguimiento financiero, pago de facturas, y una variedad de tareas puntuales que surgen como presentar formularios fiscales, programar servicios, comunicarse con nuestros proveedores y subcontratistas, etc. El trabajo requiere una sólida capacidad para priorizar, adaptarse y manejar plazos cambiantes según sea necesario. El rol de Administrador DE OFICINA ES UNA POSICIÓN FLEXIBLE DENTRO DE LA EMPRESA Y ESTAMOS DISPUESTOS A DISCUTIR LA CANTIDAD DE HORAS Y DÍAS REQUERIDAS CADA SEMANA. Nuestro horario de oficina es de lunes a viernes de 6:00 a.m. a 2:30 p.m. El candidato ideal podrá ajustarse a este horario. Requisitos: • Hablar, leer y escribir fluidamente en inglés • Excelentes habilidades de comunicación y organización • Excelente atención al detalle • Capacidad para gestionar tiempo, plazos y prioridades cambiantes • Capacidad para trabajar presencialmente cada día durante al menos 3 horas • Capacidad para trabajar de forma independiente y también en colaboración con la dirección y otros miembros del equipo Software y programas: • Quickbooks Online – contabilidad y pago de facturas (nivel intermedio a experto) • ADP – Nómina, RRHH y Beneficios (disponible capacitación) • Suite Ofimática Google (disponible capacitación) • Suite Ofimática Microsoft Office • Sistema Operativo Mac/Apple Compensación y Beneficios: El Administrador de Oficina recibirá un salario por hora. Estamos abiertos a considerar jornada parcial para el candidato adecuado. Se ofrecen las siguientes prestaciones sociales: • Médico (Kaiser) - 100% del plan Bronce para el empleado • Dental - 100% para el empleado • Visión - 100% para el empleado • Días festivos pagados: Año Nuevo, Primero de Mayo (Día del Trabajo), Memorial Day, Día del Trabajo, Acción de Gracias y Navidad • PTO (permiso remunerado) - 80 horas anuales después del primer año • Plan 401k con un 2% de contribución equivalente de la empresa Cómo aplicar: Por favor envíe un currículum y una breve carta presentándose tanto como persona como profesional. Indíquenos cuál sería la fecha más temprana en que podría comenzar y cuál es su expectativa salarial por hora para este puesto. ¡Gracias por su interés! ¡Esperamos tener noticias suyas pronto!

Recepcionista/Asistente administrativa necesitada en una pequeña empresa de construcción en San Jose (justo al lado de la 880 y bajando la calle desde la 101), aquí todos desempeñamos múltiples funciones ya que somos una oficina pequeña pero muy ocupada. Debe gustarle y no tener alergias a los perros; debe estar bien con el polvo, la suciedad y (durante el invierno) el lodo; ¡y se valora mucho tener sentido del humor! Las responsabilidades incluirán, entre otras: · Atender, filtrar y derivar llamadas · Redactar propuestas/cartas, etc. · Preparación de carpetas para proyectos/archivo · Asistir al equipo de presupuestos/gerencia de proyectos · Avisos preliminares para proyectos de construcción · Pedidos de suministros de oficina · Procesar correo y distribuir paquetes, etc. Debe dominar Microsoft Word y Excel, ser capaz de multitarea, trabajar en equipo, tener asistencia constante y capacidad para capacitarse en distintas áreas y ayudar donde sea necesario. Deseable pero no obligatorio: Experiencia en construcción, Bilingüe (inglés y español), experiencia en OCIP/CCIP es un plus, experiencia con Sage

Un contratista establecido de obras públicas en San Francisco, está buscando un especialista en nómina y contabilidad con experiencia y orientación al detalle para unirse a nuestro equipo. Debe tener un mínimo de 3 años de experiencia verificable y referencias. Se dará preferencia a los candidatos con experiencia en SAGE. Principales responsabilidades: • Procesar la nómina de aproximadamente 25 empleados • Preparar informes de nómina certificados • Manejar reportes sindicales e impuestos sobre la nómina • Gestionar cuentas por pagar y cuentas por cobrar • Supervisar documentación y cumplimiento de seguros • Proporcionar apoyo en auditorías, incluyendo reportes de compensación laboral y OCIP • Solicitar planos y especificaciones/dejar ofertas si es necesario • Asistir en tareas generales de oficina y proyectos especiales según sea necesario Requisitos: • Mínimo 3 años de experiencia en nómina y contabilidad, incluyendo nómina sindical • Conocimiento de los requisitos de nómina certificada y cumplimiento del salario predominante • Experiencia con software de nómina; se prefiere SAGE 100 • Fuertes habilidades organizativas y de multitarea • Excelente atención al detalle y precisión • Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo • Debe tener una licencia de conducir válida y limpia en California Horario: 3 días por semana (8:30 – 17:00 horas) – posibilidad de 4 días. El horario será determinado posteriormente. Beneficios: • Salario en el rango de $40.00 por hora. • Seguro médico Kaiser • 2 semanas de vacaciones y 8 días festivos pagados Se requieren referencias. EEO/AA Lugar de trabajo libre de drogas. Si posee la experiencia y habilidades requeridas, por favor envíenos su currículum junto con una carta de presentación personalizada.

Por favor, postúlese aquí: https://careers-jsco.icims.com/jobs/6217/administrative-assistant/job Descripción general RESUMEN DE LA EMPRESA: The John Stewart Company es una empresa integral de gestión inmobiliaria, desarrollo y consultoría que comenzó en 1978 con el compromiso de brindar servicios de alta calidad en el sector de vivienda asequible. Trabajamos para enriquecer la vida de nuestros residentes y empleados, al tiempo que ofrecemos nuestros servicios de manera económicamente eficaz, eficiente y con los más altos niveles de profesionalismo, compasión, integridad y respeto. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Bajo la dirección del Gerente Administrativo Corporativo, el asistente administrativo es responsable de ayudar a directores y gerentes regionales. Debe relacionarse bien con las personas, demostrar sensibilidad e interés hacia los clientes objetivo y ejercer un buen juicio al interactuar con residentes, clientes y personal. Responsabilidades: - Realizar funciones administrativas básicas tales como archivo, copiado, fax, escaneo, envíos postales y contestar llamadas telefónicas. - Crear y actualizar hojas de cálculo, folletos, informes y otros documentos según se solicite. - Gestionar agendas, programar citas y recordatorios. - Realizar entradas de datos y completar proyectos de manera puntual y precisa. - Ayudar en la atención del mostrador principal. - Seguimiento y registro de informes. Requisitos: - Dominio de Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook. - Capacidad para leer, escribir y comunicarse eficazmente en inglés. - Un mínimo de 2 años de experiencia como asistente administrativo. - Actitud profesional y capacidad de adaptación ante cambios de última hora. - Ser muy organizado y capaz de priorizar tareas para cumplir plazos. Rango salarial: $24,00/hora - $25,00/hora Beneficios principales Beneficios para empleados que trabajan 30 o más horas por semana: - Cobertura médica, dental y de la visión; cuidados médicos preventivos cubiertos al 100%. - Permiso vacacional de hasta diez días al año durante el primer año. - Hasta 72 horas de permiso por enfermedad al año. - Cuentas de gastos flexibles para atención médica y cuidado de dependientes. - Vida y seguro de discapacidad a largo plazo pagados por la empresa. - Asesoramiento gratuito y confidencial a través de nuestro Programa de Asistencia al Empleado. - Programa de beneficios para desplazamientos. - Descuentos para AT&T y ClassPass. - Reembolso anual de $100 para bienestar. - Plan de ahorro jubilatorio 401(K) con aporte equivalente al 2% de su compensación (para cualquier empleado que trabaje 20 horas o más por semana). #JS1388 La John Stewart Company ofrece igualdad de oportunidades de empleo The John Stewart Company proporciona oportunidades iguales de empleo a todos sus empleados y solicitantes sin discriminación por raza, color, religión, género, orientación sexual, origen nacional, edad, discapacidad, estado civil, condición de veterano u otra consideración prohibida por leyes federales, estatales o locales. The John Stewart Company considerará para el empleo a candidatos calificados con antecedentes penales de manera consistente con los requisitos de la Ordenanza de San Francisco Fair Chance y la Iniciativa Fair Chance de Los Ángeles. Ley de privacidad del consumidor de California Desde el 1 de enero de 2020, la Ley de Privacidad del Consumidor de California requiere que las empresas que cumplan ciertos requisitos mínimos proporcionen una "notificación al momento de la recopilación" a los solicitantes de empleo que residan en California. Esta notificación describe las categorías de información personal que se recopilarán sobre estos solicitantes de California y los propósitos para los que se utilizará dicha información personal. Por lo tanto, hemos publicado aquí la "Notificación al momento de la recopilación para solicitantes de California". Por favor revise esta notificación cuando tenga tiempo. Solicite este puesto en línea Envíe este trabajo a un amigo Comparta en su muro

Nuestro cliente, un prestigioso bufete de abogados global, está buscando activamente un asistente jurídico experimentado y detallista para apoyar su creciente práctica en litigios. El asistente jurídico será responsable de brindar apoyo administrativo y en la gestión de casos a los abogados asignados. El candidato ideal tendrá amplia experiencia en litigios, conocimientos prácticos del sistema judicial federal, estatal y local, y será competente en el uso de Microsoft Office, incluyendo dominio avanzado de Microsoft Word. Principales responsabilidades • Preparar, revisar y procesar documentos legales complejos, incluyendo edición, marcado y creación de tablas de autoridades y contenidos. • Presentar electrónicamente ante tribunales y organismos federales, estatales y de apelaciones, asegurándose de seguir las normas y procedimientos judiciales correspondientes y cumpliendo con los plazos. • Coordinarse con el equipo de control de fechas (Docketing) del despacho para gestionar plazos judiciales y de descubrimiento probatorio y otras fechas importantes. • Preparar formularios de admisión de nuevos clientes/asuntos, cartas de encargo y verificaciones de conflictos, coordinándose con otros departamentos internos. • Procesar y supervisar informes de gastos/reembolsos, facturas de proveedores y solicitudes de cheques. • Supervisar el proceso de facturación, incluyendo revisión, edición y envío tanto de registros de tiempo como de facturas preliminares, y presentación de facturas. • Mantener la gestión documental de los expedientes del cliente, respetando las políticas de gobernanza informativa del bufete y las mejores prácticas administrativas. • Gestionar calendarios, viajes y logística de apoyo para reuniones, testimonios, mediaciones, arbitrajes y juicios, incluyendo arreglos del lugar e servicios necesarios (por ejemplo, catering, tecnología, taquígrafos judiciales). • Asignar tareas al equipo de apoyo administrativo legal, cuando sea apropiado. • Apoyar otros proyectos e iniciativas del departamento de servicios de apoyo legal según se requiera, incluyendo proporcionar apoyo sustituto a otras secretarias legales. Experiencia y calificaciones: • Título universitario. • Mínimo cinco (5) años de experiencia en litigios apoyando directamente una práctica rápida y dinámica en este ámbito. • Experiencia reciente y buen conocimiento del vocabulario jurídico, trámites legales y judiciales, incluyendo procesos/sistemas de presentación en tribunales estatales y federales. • Amplia experiencia en el formato de documentos complejos y extensos, tales como escritos procesales, memorandos legales, índices, tablas de autoridades y escritos de apelación. • Capacidad para brindar apoyo simultáneo a múltiples abogados. • Alta capacidad para realizar múltiples tareas, priorizar trabajo y comunicar posibles dificultades relacionadas con la carga laboral a los abogados y/o al gerente administrativo. • Conocimientos avanzados en Microsoft Office y diversas aplicaciones legales. • Experiencia con software de registro de horas y facturación. • Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales que permitan interactuar con credibilidad y diplomacia a todos los niveles dentro del bufete y con los clientes, colaborando eficazmente. • Excepcionales habilidades organizativas, gramaticales, ortográficas y de revisión para desempeñar responsabilidades administrativas dinámicas. El candidato seleccionado deberá ser proactivo, orientado al servicio al cliente, energético y confiable. Este puesto es completamente presencial – 5 días a la semana – jornada de 35 horas semanales. Ubicado cerca de la estación Caltrain, en pleno centro de Palo Alto. Los candidatos calificados que reúnan los requisitos mencionados deberán enviar sus currículums adjuntos en formato Word o PDF a Katherine Eskandanian-Yee: katherine@advisorey.com Agradecemos su interés y le deseamos mucho éxito en su búsqueda laboral. Para más información sobre nosotros, visite www.advisorey.com