Administrador de oficina para empresa de arquitectura residencial (Palo Alto)

Responsabilidades: Gestión de Proyectos • Organizar los datos del proyecto, incluyendo contratos, correspondencia, estimaciones, gastos, notas, cronogramas, materiales, etc. • Preparar resúmenes mensuales de gastos para proyectos de construcción • Crear nuevos clientes y proyectos Finanzas • Recopilar, registrar digitalmente y archivar todo lo siguiente: o Recibos de gastos o Recibos de créditos y devoluciones o Cargos y estados de tarjetas de crédito o Estados de proveedores o Gastos internos de oficina (impresión, kilometraje, etc.) • Registrar todo lo anterior en el sistema contable • Pagar facturas. Gestionar cuentas con proveedores y distribuidores • Asistir al contador con las conciliaciones mensuales de cuentas • Crear facturas mensuales para clientes • Recibir, registrar en el sistema contable y depositar todos los pagos • Preparar informes mensuales sobre el estado de pagos de clientes. Contactar a todas las cuentas vencidas Nómina • Revisar las hojas de registro de horas de los empleados para verificar su exactitud y completitud • Procesar la nómina semanal y mensual; distribuir cheques y recibos de pago • Pagar obligaciones al IRS, EDD y CalSavers • Coordinar con el contador la presentación oportuna de informes trimestrales de nómina, informe anual FUTA, formularios 1099-MISC y W2 General • Gestionar el correo y preparar cartas según sea necesario • Responder llamadas telefónicas, derivar llamadas y tomar mensajes • Gestionar los servicios de limpieza y entrega de agua • Comprar y mantener el equipo de oficina • Supervisar el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario • Comprar alimentos para la oficina. Coordinar eventos sociales de oficina • Programar el uso de la sala de conferencias • Organizar y mantener la biblioteca arquitectónica • Realizar reservas de viajes y restaurantes según sea necesario Compensación/Beneficios: Puesto de tiempo completo con salario fijo. Días festivos pagados y permiso por enfermedad. Cobertura completa de atención médica. Empleo presencial exclusivamente. Se prefieren candidatos locales. Por favor envíe su currículum por correo electrónico a info@toposarchitects.com.