Asistente administrativo (ciudad de Nueva York: Manhattan)

Banco de inversión innovador ubicado en Midtown, Manhattan, busca contratar un Asistente Administrativo Senior de temporal a permanente para apoyar diversas funciones administrativas, principalmente al equipo de Investigación, así como también a la oficina en general. Este puesto requiere trabajar 5 días por semana presencialmente, de 8:30 a.m. a 5:00 p.m., y ayudará a facilitar el funcionamiento fluido de las actividades diarias del departamento. ¡Esta es una excelente oportunidad para unirse a un equipo "de origen local" que valora verdaderamente las contribuciones de cada empleado! Responsabilidades: Asistir a líderes de alto nivel manteniendo calendarios, programando citas, reuniones y llamadas telefónicas según sea necesario; preparar agendas y realizar los arreglos necesarios para las reuniones (reservas de salas, catering, etc.). Apoyar a líderes de alto nivel y al departamento en proyectos e iniciativas especiales. Realizar reservas de viajes nacionales e internacionales mediante sistemas en línea, conforme a las políticas de la empresa y del departamento, según corresponda para líderes de alto nivel y el departamento. Procesar todos los gastos creando informes mediante el sistema electrónico de contabilidad corporativa, de acuerdo con las políticas de la empresa y del departamento, según corresponda para líderes de alto nivel y el departamento. Asistir a conferencias para ayudar en la coordinación de eventos, reuniones, etc., según sea necesario. Crear y mantener informes y hojas de cálculo detalladas relacionadas con la gestión de comisiones, mantenimiento de cuentas de clientes y según se solicite de forma ad hoc por parte de la alta dirección o del jefe del grupo para proyectos especiales. Recibir visitantes y llamadas, dirigirlos a la persona o grupo correspondiente, gestionar/responder consultas, tomar mensajes, transferir/derivar a la parte adecuada para brindar asistencia y realizar investigaciones; resolver problemas. Configurar, organizar y mantener sistemas de archivos físicos y electrónicos para gastos, correspondencia y otros materiales, incluido almacenamiento externo, según sea necesario, de manera lógica y fácilmente recuperable. Manejar información altamente confidencial relacionada con clientes, operaciones, etc., con la máxima discreción. Puede ayudar al departamento en la configuración del equipo local y el acceso para nuevos empleados, y coordinar acciones entre los distintos departamentos involucrados en el proceso de incorporación en una ubicación específica para garantizar que el proceso de incorporación se complete adecuadamente. Puede actuar como enlace entre el gerente de instalaciones y la administración del edificio para cuestiones generales relacionadas con el sitio, que pueden incluir mantenimiento general de oficinas, procedimientos de emergencia, simulacros de incendio, reparaciones, mudanzas de oficinas y visitas de proveedores. Organizar y coordinar eventos o funciones de entretenimiento para clientes según sea necesario. Requisitos: Más de 5 años de experiencia, preferiblemente en servicios financieros, en un puesto de apoyo administrativo dinámico y con alto volumen de trabajo. Conocimiento de procedimientos y sistemas administrativos y de oficina, como procesamiento de textos, gestión de archivos y registros, y otros procedimientos y términos estándar de oficina. Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas. Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo. Alto nivel de atención al detalle y precisión. Alto nivel de profesionalismo y confidencialidad. Compensación/Beneficios: Hasta 125.000 dólares de salario base + bonificación generosa. Excelentes beneficios. Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Se considerarán solicitudes calificadas con antecedentes penales o de condena para empleo, de conformidad con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones coordinadas de contratación con un servicio incomparable, un compromiso con la finalización y el éxito de los proyectos y una pasión por la innovación, la creatividad y la mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una gama completa de servicios de personal para empresas emergentes de crecimiento y empresas de la lista Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se irán añadiendo ubicaciones de oficinas, áreas de práctica especializada y servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, cobertura médica, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos con interés colaborar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)