Administrador de Oficina (Honolulu, HI)

Sobre Nosotros ZMANA es una startup en rápido crecimiento en el área de la tecnología inteligente con sede en Kaka‘ako. Diseñamos e instalamos sistemas inteligentes de seguridad y automatización para clientes residenciales y comerciales en toda la isla de O‘ahu. Nuestro equipo se impulsa por la innovación, la adaptabilidad y un excelente servicio. Estamos buscando un Administrador de Oficina motivado, organizado y orientado al cliente para apoyar nuestras operaciones diarias. Sobre Ti Eres proactivo, adaptable y estás dispuesto a desempeñar múltiples funciones en un entorno laboral dinámico. Disfrutas resolver problemas, mantener el orden y ayudar tanto a clientes como a compañeros de equipo. Tienes facilidad con la tecnología y te enorgullece mantener las operaciones funcionando sin contratiempos. Principales Responsabilidades Servir como primer punto de contacto para los clientes por teléfono y correo electrónico. Confirmar y preparar las citas y horarios de técnicos para el día siguiente. Organizar documentación y archivos digitales en ZMANA y empresas afiliadas (Google Drive). Gestionar flujos de trabajo administrativos para las empresas individuales del CEO y sus iniciativas sin fines de lucro. Realizar un seguimiento y reportes sobre servicios públicos, licencias y facturación utilizando QuickBooks Online y Salesforce. Procesar RMAs de Alarm.com y crear cuentas para nuevas instalaciones. Mantener inventario de suministros de oficina y limpieza, reordenando cuando sea necesario. Programar revisiones de seguridad y mantenimiento de vehículos. Crear y gestionar carpetas y documentación interna (por ejemplo, carpetas de instalación KTO). Apoyar a la Dirección y al Administrador Ejecutivo en proyectos operativos prioritarios. Ayudar en la coordinación de proveedores, manejo de documentos y operaciones generales de oficina. Habilidades y Experiencia Deseadas Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. Alta organización, atención al detalle y responsabilidad. Fuertes habilidades de servicio al cliente y actitud positiva orientada al trabajo en equipo. Facilidad con Macs, Google Email, Google Workspace y herramientas basadas en la nube. Experiencia con QuickBooks Online y Salesforce (deseable, pero no obligatorio). 3 a 5 años de experiencia en labores administrativas o de servicio al cliente. Título universitario o experiencia laboral equivalente. Capacidad para aprender y adaptarse rápidamente en un entorno de startup. Beneficios Cobertura completa de seguro médico, dental y visual. Tiempo libre remunerado y días festivos. Plan de jubilación 401(k). Oportunidades de crecimiento en un ambiente de startup tecnológica dinámica. Postúlate en línea con ZMANA en: https://zmana.prismhr-hire.com/job/175266/office-administrator?s=cl