Especialista en Adquisiciones y Cuentas por Pagar -PW Ubicación (Redmond, Oregon)

POSTÚLESE AQUÍ: https://www.governmentjobs.com/careers/redmondor/jobs/5012870/especialista-en-adquisiciones-y-cuentas-por-pagar?pagetype=jobOpportunitiesJobs PROPÓSITO DEL PUESTO: Este puesto realiza una variedad de funciones en cuentas por pagar, adquisiciones y apoyo administrativo, tales como, pero no limitadas a servicio al cliente, recepción de efectivo, órdenes de compra, seguimiento de proyectos y contratos, procesamiento de facturas para aprobación y pago, y asistencia contractual y en adquisiciones para el departamento designado. Este puesto puede asignarse a un departamento específico, como Obras Públicas o Finanzas. Bajo supervisión general, participa en proyectos continuos de documentación y mejora de procesos relacionados con dichas funciones. El trabajo requiere conocimiento sobre los propósitos, métodos y prácticas del registro financiero profesional en las áreas asignadas. REQUISITOS DE CALIFICACIÓN DEL PUESTO: REQUISITOS OBLIGATORIOS: Título universitario de cuatro (4) años o estudios en programas generales de negocios, adquisiciones o contabilidad, junto con cuatro (4) años de experiencia laboral comprobable que involucre procesamiento de adquisiciones y cuentas por pagar; o cualquier combinación equivalente de experiencia laboral y formación comprobables que demuestre capacidad para realizar las funciones descritas anteriormente. REQUISITOS ESPECIALES/LICENCIAS: Este puesto puede requerir manejar un vehículo municipal. Se debe poseer licencia válida de conducir en Oregon, o conseguirla dentro de los treinta (30) días posteriores a la fecha de contratación. Debe tener un historial de conducción seguro. REQUISITOS DESEABLES: Para considerar los requisitos deseados, se debe cumplir primero con los requisitos mínimos mencionados arriba: • Tres (3) años de experiencia laboral comprobable en gobierno municipal en adquisiciones, finanzas o cuentas por pagar • Experiencia avanzada en Microsoft Excel • Cinco (5) años de experiencia laboral específica en adquisiciones, contabilidad o cuentas por pagar con responsabilidad creciente • Licenciatura en Finanzas, Administración de Empresas o campo relacionado • Ser Notario Público actual en Oregon FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO: Prepara y ayuda al departamento en la elaboración de documentos de adquisición para una amplia gama de bienes y servicios. Mantiene la base de datos de contratos y los procesos de seguimiento contractual. Recibe, audita, analiza, procesa y calcula una variedad de facturas, estados financieros, reembolsos por viajes y gastos, servicios públicos, información de nuevas cuentas, información de reclamaciones, pagos, tarifas y/u otra información relacionada. Realiza codificación de datos; introduce información en una base de datos; procesa transacciones y modificaciones; asegura que las transacciones cumplan con políticas, procedimientos y presupuestos establecidos; revisa documentos financieros para verificar su exactitud, autorizaciones apropiadas, documentación suficiente y números de cuenta adecuados; genera y/o desarrolla informes; archiva documentación y realiza otras funciones relacionadas. Coordina con el personal correspondiente para identificar y resolver discrepancias y errores. Mantiene relaciones comerciales con proveedores. Responde y resuelve preguntas e incidencias de proveedores. Atiende diversas solicitudes de información realizadas por departamentos y proveedores relacionadas con la función asignada. Realiza varias actividades administrativas en apoyo a operaciones diarias, que pueden incluir archivo, copiado, fax, redacción de documentos estándar, preparación, clasificación y distribución de correo, escaneo, introducción de datos y/u otras actividades similares. Prepara, actualiza y mantiene una variedad de correspondencia, informes, notificaciones, facturación, registros, hojas de cálculo, calendarios, información web y/o archivos financieramente relacionados. Participa en esfuerzos de desarrollo y mejora de procesos, políticas y programas relacionados con sus funciones. Comunica políticas y procedimientos a los departamentos internos. Capacita a otros empleados para ayudar durante períodos punta y proporcionar respaldo en ausencias. Ofrece cobertura y soporte administrativo en áreas orientadas al público cuando sea necesario, así como apoyo sustituto durante ausencias del personal administrativo. Cumple con los requisitos de seguridad del puesto y promueve activamente prácticas seguras en el trabajo. Durante un evento de emergencia o estado de emergencia oficialmente declarado, responde según instrucciones recibidas para garantizar la continuidad o restauración de servicios, instalaciones e infraestructura pública esenciales. Este puesto podría solicitarse para servir como miembro de varios comités de empleados, realizar deberes generales de oficina y otras funciones relacionadas según sean asignadas. Este puesto puede requerir el uso de un vehículo municipal para asistir a reuniones, capacitaciones, recoger correo, etc. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y CAPACIDADES NECESARIAS: Capacidad para establecer y mantener relaciones positivas de trabajo con clientes externos y proveedores, departamentos, ciudad, supervisor y otro personal. Saber tratar al público de manera profesional y cortés incluso, en ocasiones, en situaciones intensas. Comunicarse clara, concisa y eficazmente tanto oralmente como por escrito. Trabajar de forma independiente y precisa bajo presión de plazos; gestionar gran cantidad de tareas simultáneamente, incluyendo organización y priorización del trabajo propio; analizar e interpretar registros empresariales; ajustar procedimientos operativos según sea necesario para mejorar la efectividad organizacional. Operación de equipos informáticos y uso de programas de software, productos Microsoft Office incluyendo Word y Excel, y otras aplicaciones y equipos de oficina. Crear y mantener hojas de cálculo e informes complejos. Demostrar habilidad y destreza para introducir datos precisos en formatos estándar. Capacidad para realizar cálculos aritméticos básicos con exactitud y rapidez. Conocimiento considerable de procedimientos de servicio al cliente y prácticas y procedimientos de oficina. Conocimiento de principios y prácticas básicas de la función de compras en entornos de agencias públicas, incluyendo principios y prácticas contables aplicados a adquisiciones. Capacidad para interpretar, aplicar y explicar leyes federales, estatales y locales, códigos, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables. Capacidad para generar y preparar registros y reportes empresariales. Capacidad para resolver problemas creativamente y lidiar con una variedad de situaciones donde existe poca estandarización; analizar temas complejos, utilizar pensamiento crítico, evaluar alternativas y llegar a conclusiones lógicas; capacidad para interpretar instrucciones suministradas en formato escrito u oral. Esta descripción cubre las funciones principales esenciales y auxiliares realizadas habitualmente, pero no incluye otras ocasionales que puedan ser similares, relacionadas o razonablemente atribuibles al puesto. La descripción del puesto no constituye un acuerdo laboral entre el empleador y el empleado y está sujeta a cambios por parte del empleador según cambien las necesidades del empleador y los requisitos del puesto.