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Asistente Ejecutivo Senior
El propósito de Zearn
Zearn es una organización educativa sin fines de lucro cuya misión es inspirar a todos los niños a amar el aprendizaje de las matemáticas. Todo lo que hacemos está impulsado por nuestra creencia de que cada niño es un niño de matemáticas.
Nuestra plataforma de aprendizaje altamente calificada está diseñada para ayudar a los estudiantes a ponerse al día y avanzar en matemáticas según su nivel escolar. Y funciona. Investigaciones amplias sobre eficacia muestran que los estudiantes que usan Zearn logran avances significativos en competencia matemática, incluidos aquellos que comienzan varios niveles por debajo.
La importancia vital del aprendizaje de las matemáticas hoy en día es difícil de subestimar, y sin embargo, actualmente es común pensar que solo algunos nacen con aptitud para destacar en matemáticas. El aprendizaje de las matemáticas a menudo se desprecia o teme (por ejemplo: prefiero ir al dentista que hacer álgebra) o se ve como un interés especial o un lujo (por ejemplo: si los niños no tienen pasión por las matemáticas, está bien, tal vez tengan pasión por la cerámica). No vemos el aprendizaje de la lectura de la misma manera. Zearn existe para ayudar a crear un mundo donde todos los niños amen aprender matemáticas.
Como organización sin fines de lucro, todo nuestro trabajo está guiado por lo que es mejor para los niños. Al mismo tiempo, operamos como una empresa tecnológica intensa y de rápido movimiento, resolviendo de forma inclusiva problemas difíciles que impactarán a generaciones presentes y futuras. Los problemas que resolvemos requieren experiencia en pedagogía, desarrollo de software, persuasión, psicología, diseño, redacción, producción de video, resolución de problemas y numerosas otras disciplinas. Como organización que siempre busca alcanzar el siguiente nivel de impacto, cada persona tiene responsabilidades críticas para la misión. Si estás listo para unirte a nuestro equipo de solucionadores de problemas y asumir tareas que nos permitan lograr un impacto a gran escala, ¡estamos buscándote!
Más información sobre nosotros en https://about.zearn.org/.
El propósito del puesto de Asistente Ejecutivo Senior en Zearn es garantizar que nuestro equipo ejecutivo pueda derribar las fichas necesarias para crear el movimiento de alfabetización numérica. El equipo de Asistentes Ejecutivos juega un papel crucial para asegurar el éxito de nuestro Equipo de Liderazgo Ejecutivo. Esto se logra mediante:
Actuar como centro principal de programación y calendarios, protegiendo el tiempo ejecutivo mediante programaciones complejas, eficiencia y priorización frecuente. Los Asistentes Ejecutivos Senior aseguran que el Equipo de Liderazgo Ejecutivo de Zearn esté donde debe estar, cuando debe estar allí.
Gestionar expertamente el calendario de un ejecutivo para garantizar su máxima productividad
Programar reuniones generales lideradas por un miembro del Equipo de Liderazgo Ejecutivo
Programar reuniones externas (reuniones con clientes o sesiones de capacitación)
Empoderar a los ejecutivos mediante apoyo y gestión de información de alto nivel, asegurando operaciones fluidas y permitiendo que los ejecutivos se concentren en impulsar el éxito organizacional.
Asistir a reuniones, tomar notas de las discusiones; preparar el borrador inicial de actas y comunicar resúmenes o acciones pendientes
Gestionar tareas como: manejo de contactos, gastos, notarizaciones, gestión de viajes, apoyo en eventos, archivos y envíos.
Manejar discretamente información confidencial.
Mantener un sistema organizativo sólido para garantizar la capacidad de acceder rápidamente a la información solicitada
Distribuir comunicaciones internas y externas y actualizar bases de datos internas
Facilitar una gestión de relaciones de alta calidad con diversas partes interesadas, tanto internas como externas.
Crear una base de datos que contenga información sobre todas las partes interesadas clave, internas y externas
Responder oportunamente a las partes interesadas
Clasificar tiempos de respuesta según la parte interesada
Apoyar el mantenimiento de relaciones sólidas con partes interesadas clave
Crear estructura y procesos para los flujos de trabajo ejecutivos con el objetivo de maximizar su eficiencia y estar mejor preparados para crear soluciones informadas ante problemas inmediatos.
Identificar proactivamente soluciones a problemas, anticipar necesidades y responder con urgencia
Identificar oportunidades para optimizar y aumentar la productividad ejecutiva
Gestionar y capacitar a otros Asistentes Ejecutivos, elevando su nivel de apoyo para asegurar que sea de clase mundial y esté alineado con los procedimientos operativos estándar del equipo
Desarrollar SOPs para Asistentes Ejecutivos y crear principios operativos estándar para ellos
Asegurar que todos los miembros del equipo de Asistentes Ejecutivos sigan los procedimientos operativos estándar
Identificar posibles mejoras dentro de los SOPs de Asistentes Ejecutivos
Proporcionar coaching continuo y aprendizaje práctico a los Asistentes Ejecutivos
Ejemplos de problemas que alguien en este rol puede esperar resolver:
¿Cómo compartimos entre el equipo las normas y mejores prácticas de programación de Asistentes Ejecutivos?
¿Cómo podemos obtener contexto y conocimiento para aprender a identificar los cambios adecuados sin necesidad de molestar al ejecutivo con preguntas?
¿Cómo desarrollamos procedimientos operativos estándar de primer nivel para Asistentes Ejecutivos?
¿Cómo creamos sistemas sólidos que apoyen a los ejecutivos y aceleren su trabajo?
¿Qué sistemas pueden construirse e implementarse para gestionar relaciones con partes interesadas?
¿Qué tareas que actualmente se realizan manualmente pueden automatizarse de alguna manera?
¿Qué plantillas pueden crearse para que futuras tareas sean menos exigentes?
¿Cómo creo un manual que registre problemas comunes y sus soluciones para uso de Asistentes Ejecutivos actuales y futuros?
HABILIDADES: A continuación se indican las habilidades que consideramos serían importantes para este puesto. Un candidato fuerte demostrará fortalezas en liderazgo de personas, comunicación, resolución colaborativa de problemas, pensamiento estratégico y gestión de proyectos. Pero más importante aún, buscamos candidatos que estén entusiasmados por desarrollar y mejorar estas habilidades mediante coaching continuo y aprendizaje en el trabajo.
Organización de personas y equipos
Gestión del tiempo y compromisos
Ejecución orientada a plazos
Organización del conocimiento e ideas de tu equipo
Mejora continua de los flujos de trabajo y procesos de tu equipo
Aprendizaje proactivo y uso de los procesos del equipo
Comunicación
Lectura crítica
Escucha activa y atenta
Compartir tu perspectiva de forma productiva
Desescalar situaciones emocionales
Resolución de problemas y estrategia
Detección y solución de problemas diarios de trabajo
Construcción de redes internas para resolver problemas
Participación en la resolución de problemas del equipo
Calidad y riesgo
Prueba de resistencia al trabajo escrito
Liderazgo
Mantener bien organizado a un equipo
Liderar interacciones rápidas e inclusivas para resolver problemas
Liderar rutinas productivas de equipo
Capacitación y tutoría a colaboradores individuales
INDICADORES POTENCIALES DE ESTAS HABILIDADES
10+ años apoyando y/o desempeñándose como Asistente Ejecutivo de miembro(s) del equipo ejecutivo (C-Suite)
ESTE ES UN PUESTO DE GESTIÓN
Título: Asistente Ejecutivo Senior
Reporta a: Director de Marketing
Subordinados directos: Asistente Ejecutivo
Apoya a: Director de Marketing y Director de Alianzas
Cómo trabajamos
Buscamos crear un movimiento de alfabetización numérica. Esta no es una tarea fácil, y ninguno de nosotros puede lograrlo solo. Por ello, Zearn tiene una cultura transparente, colaborativa y abierta a la retroalimentación.
El equipo administrativo ejecutivo debe trabajar en estrecha colaboración y asociación con los demás equipos de Zearn. Hacemos esto no solo para impulsar la productividad de nuestros ejecutivos, sino también para apoyarlos en la generación de ideas para mejorar estructuras y procesos que afectan a todos los equipos de la organización.
Como resultado, nuestro trabajo suele ser de naturaleza colaborativa:
Nos apoyamos mutuamente creando un sentido de comunidad entre el equipo administrativo, que se reúne mensualmente para compartir contexto y resolver problemas colectivamente, impulsando así la velocidad de Zearn.
Buscamos formas de mejorar sistemas defectuosos y trabajamos con el Equipo de Liderazgo Ejecutivo para aportar ideas en discusiones sincrónicas y asíncronas.
Mantenemos un tablero de programación en Factor donde se comparten frecuentemente solicitudes de reuniones entre áreas.
Contamos con pautas compartidas que te ayudan cuando las necesites.
Ubicación
Este puesto es remoto y puede realizarse en cualquiera de los siguientes estados/ubicaciones: CA, CT, FL, IL, LA, MA, NC, NJ, NY, OH, OR, PA, TN, TX, VA, WA, WI y Washington D.C.
Compensación y beneficios
El rango salarial para este puesto es de $85,000 - $95,000 por año.
Ofrecemos un paquete competitivo de beneficios, que incluye planes integrales de medicina, odontología y visión, discapacidad a corto y largo plazo, seguro de vida, coincidencia en 401K, licencia parental, una política generosa de días festivos y una política flexible de tiempo libre pagado (PTO). También ofrecemos una cultura colegiada y apasionada, y la posibilidad de impactar positivamente la vida de millones de niños.
PARA POSTULARSE: https://apply.workable.com/j/64BC3668C7
Zearn es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Celebramos la diversidad y estamos comprometidos a crear un entorno inclusivo para todos los empleados. Todas las contrataciones se basan en calificaciones, mérito y necesidades empresariales.
New York, NY, USA
$85,000-95,000/año
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