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Asistente de Programa-503680

Salario negociable

Delaware Nation Industries

Washington, DC, USA

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Descripción

El Asistente de Programa será responsable de las operaciones y funciones administrativas eficientes de la oficina, así como de la comunicación entre otras oficinas. El candidato calificado actuará como enlace entre oficinas y será responsable de coordinar solicitudes de datos, mantenimiento de registros/informes, horarios de viaje, horarios de salas de conferencias y ejecución de operaciones diarias de la oficina. Funciones del trabajo: Tareas administrativas: Brindar apoyo administrativo y de gestión a la alta dirección; Revisar, editar, redactar y preparar documentación ejecutiva, cartas, memorandos, comunicaciones internas, informes confidenciales y otra correspondencia según sea necesario; Revisar comunicaciones internas y externas para garantizar coherencia y distribuir la documentación aprobada al personal correspondiente según indicaciones; Preparar y publicar agendas de reuniones, gestionar arreglos de viaje, organizar reuniones/citas internas/externas, realizar seguimiento de asistencia y elaborar informes, gestionar y asegurar documentos clasificados/SBU; Procesar listas de verificación de personal entrante/saliente, organizar la programación de salas de conferencias, realizar tareas de gestión de suministros de oficina; Coordinar eventos especiales, acompañar a visitantes, tramitar el acceso de visitantes al edificio, responder y derivar llamadas telefónicas entrantes/salientes; Procesar y hacer seguimiento de solicitudes de permisos de personal, monitorear y registrar el kilometraje mensual de uso de la flota de vehículos y los gastos de combustible; Coordinar y responder a solicitudes de datos, y ayudar al personal de la oficina en proyectos especiales; Recopilar, compilar y coordinar el procesamiento de los Informes Semanales de Actividades (WARs); Apoyar actividades de gestión de programas dentro de la dirección de la oficina; Realizar coordinación de viajes preparando autorizaciones y realizando reservas para empleados gubernamentales utilizando la aplicación E2 Travel Solutions, según sea necesario; Redactar, preparar y archivar actas de reuniones, según sea necesario; Mantener, actualizar y hacer seguimiento de múltiples calendarios y horarios en Outlook; Hacer seguimiento de los informes y documentos de evaluación de desempeño anual de empleados; Configurar el sistema clasificado/no clasificado de Conferencia de Video Digital (DVC) y coordinar diferentes zonas horarias con oficinas regionales (Directores RIMC) u misiones en el extranjero; Mantener competencia en MS Office Suite, Visio, Outlook y Project; Mantener experiencia en la gestión de bases de datos SharePoint. Apoyo al programa: Hacer seguimiento de tareas asignadas y monitorear el progreso y/o acciones vencidas; Preparar diversos informes analíticos y redactar documentación administrativa y de políticas; Crear y actualizar presentaciones de PowerPoint para proyectos en curso y breves informativos; Mantener varios informes en hojas de cálculo para ayudar en el análisis de datos para la alta dirección; Redactar y procesar solicitudes electrónicas de autorización de país (eCC) para viajeros, tanto personal contratista como gubernamental; Ayudar en la preparación de documentación de políticas y difundirla al personal correspondiente de la Oficina Principal; Diseñar y mantener un enfoque sistemático para el repositorio de documentos compartidos de la organización y actualizar la información publicada en sitios de SharePoint, según sea necesario; Realizar actividades de enlace con la Oficina Principal y facilitar la comunicación entre organizaciones; Revisar y analizar la historia del programa para identificar problemas o tendencias que puedan influir en la determinación de la dirección futura del programa para su discusión; Colaborar en la identificación, desarrollo y seguimiento de políticas y procedimientos internos y orientados al cliente para temas transversales; Hacer seguimiento de asignaciones de personal, informando a los gerentes sobre el progreso y/o acciones vencidas; Preparar una variedad de informes analíticos, memorandos y materiales escritos sobre diversos temas administrativos y de políticas; Elaborar diversos informes, hacer seguimiento de acciones pendientes, producir gráficos, crear bases de datos especializadas o preparar materiales de presentación a partir de programas de software. Requisitos Educación y/o Experiencia: Diploma de escuela secundaria y al menos cinco (3) años de experiencia en oficina y apoyando a funcionarios de alto nivel. O 4 años de experiencia administrativa y técnica directamente relacionada. Se requiere habilitación activa de Secreto Máximo. Conocimientos, habilidades y capacidades: Experiencia con los sistemas de viajes EZ y E2 Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de oficinas Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para multitarea y priorizar trabajos en un entorno de oficina acelerado Excelentes habilidades de servicio al cliente Atención al detalle y habilidades para resolver problemas Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal Fuertes habilidades organizativas y de planificación Competencia en MS Office, Teams, ZOOM y plataformas WebEx

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Washington, DC, USA
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¿Por qué USA Clinics Group? Fundado por médicos con experiencia en centros médicos académicos líderes, USA Clinics Group se creó con la visión de ofrecer atención centrada en el paciente más allá del entorno hospitalario. Hoy en día, somos la red más grande del país de centros ambulatorios para venas, fibromas, vasculares y prostáticos, con más de 170 clínicas a nivel nacional. Nuestra misión es sencilla: proporcionar tratamientos mínimamente invasivos que transformen vidas, cerca de casa. Estamos construyendo una cultura donde la innovación, la compasión y la responsabilidad prosperan. Aunque estamos orgullosos de nuestro crecimiento, estamos aún más entusiasmados con lo que viene y con el equipo que estamos formando para lograrlo. ¡Esperamos conocerte! ¿Por qué te encantará trabajar con nosotros? 🚀 Avance profesional rápido                           💼 Paquete salarial competitivo 📚 Capacitación clínica completamente pagada                            🏥 Trabajar con tecnología de vanguardia 🌟 Impacto real en la vida de los pacientes          📈 Únete a una empresa de rápido crecimiento y orientada por una misión 🤝 Ambiente positivo y orientado al trabajo en equipo Resumen del puesto: Como Asistente Médico, desempeñarás un papel fundamental al apoyar a nuestro equipo de atención médica y garantizar un flujo de trabajo eficiente en nuestras clínicas. Tus responsabilidades incluirán asistir a los médicos durante procedimientos médicos, gestionar las interacciones con los pacientes y mantener un ambiente acogedor para todos ellos. Detalles del puesto: Ubicación: Brookfield y Mequon Horario: Tiempo parcial cada lunes en Brookfield y cada sábado alterno en Mequon Compensación: $22-$26/hora según experiencia y calificaciones. Responsabilidades principales: Recibir y asistir a los pacientes al llegar, asegurando una experiencia cómoda. Preparar las salas de examen y ayudar en procedimientos médicos según indicaciones. Realizar tareas administrativas como programar citas, verificar información de seguros y gestionar los registros de los pacientes. Mantener un entorno médico limpio y organizado, asegurando que todo el equipo esté esterilizado y en condiciones de funcionamiento. Educar a los pacientes sobre instrucciones de medicamentos y cuidados posteriores al procedimiento. Apoyar al equipo médico con tareas adicionales según sea necesario. Requisitos Diploma de escuela secundaria o equivalente, requerido Se requiere dominio fluido del español 1-2 años de experiencia como asistente médico o en un cargo similar, preferible Certificación en Soporte Vital Básico (BLS), preferible Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales Capacidad para trabajar bien en un entorno de equipo dinámico
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