Craigslist
Gerente de Oficina de Construcción - contador, controlador, administrativo (condado de Snohomish)
Gerente de Oficina – Pavimentación con Asfalto y Construcción de Carreteras
Descripción del Puesto
Estamos buscando un Gerente de Oficina autónomo, altamente organizado y detallista para supervisar las operaciones diarias financieras, administrativas y de cumplimiento normativo de nuestra pequeña pero en crecimiento empresa de pavimentación con asfalto y construcción de carreteras. Este puesto combina responsabilidades de contabilidad, nómina, recursos humanos, gestión de subcontratistas y apoyo a proyectos. El candidato ideal se sentirá cómodo desempeñando múltiples funciones, manejando varias prioridades y garantizando el funcionamiento fluido de la oficina mientras brinda apoyo al propietario y a los gerentes de proyectos.
Opción de trabajo desde casa o modalidad híbrida
Compensación por hora o salario, opciones de 30 horas o más hasta tiempo completo
Responsabilidades Principales
Contabilidad y Contabilidad Básica
• Ingresar facturas, asignar costos a trabajos y procesar pagos cada dos semanas.
• Mantener registros financieros actualizados y asignar gastos a las cuentas correspondientes.
• Conciliar cuentas bancarias y tarjetas de crédito mensualmente.
• Gestionar facturación semanal, portales de pago a contratistas, exenciones de gravámenes, depósitos y cobros.
• Preparar informes específicos de ganancias y pérdidas (P&L) y balance general según se soliciten.
• Apoyar la preparación de impuestos de fin de año y colaborar con contadores públicos o especialistas fiscales.
Nómina y Administración de Recursos Humanos
• Recopilar y revisar hojas de tiempo de empleados; procesar nómina cada dos semanas.
• Trabajar estrechamente con los equipos de asfalto para resolver problemas relacionados con hojas de tiempo, adelantos y pagos.
• Mantener hojas de cálculo de nómina, actualizándolas por aumentos salariales, tasas de salario predominante (PW) y cálculos de beneficios adicionales.
• Presentar y pagar obligaciones mensuales/trimestrales (L&I, Seguridad de Empleo, WFMLA, DOR, seguro médico, fidelidad, presentaciones municipales).
• Preparar y enviar informes de nómina certificados en múltiples plataformas (LCP tracker, L&I, QB, etc.).
• Integrar nuevos empleados (W-4, I-9, depósito directo) y mantener archivos personales.
• Procesar verificaciones de empleo, desempleo y reportes de pensión alimenticia.
• Emitir W-2s y ayudar con auditorías anuales de nómina.
Subcontratistas y Cumplimiento de Proyectos
• Gestionar toda la documentación de subcontratistas (COIs, W-9s, certificados de reventa, nómina certificada, intenciones, declaraciones juradas).
• Mantener actualizados los registros de subcontratistas en QuickBooks y en los archivos de proyectos.
• Elaborar paquetes de subcontratistas, contratos y documentos de cumplimiento.
• Supervisar y recopilar documentación de subcontratistas tanto para proyectos principales como secundarios.
• Ayudar con licitaciones de obras públicas y asegurar que los documentos de fianza, seguros y ofertas sean precisos y oportunos.
Apoyo a Proyectos y Operaciones
• Apoyar la liberación de retenciones y responder a auditorías de agencias estatales/federales.
• Ayudar a preparar renovaciones de seguros.
• Mantener registros de flota de camiones (placas, matrículas, elementos del impuesto 2290).
• Realizar transferencias bancarias, pagos a proveedores y gestionar relaciones con bancos.
Funciones Administrativas y de TI
• Mantener sistemas organizados de archivos electrónicos y físicos, asegurando que los registros históricos sean accesibles.
• Gestionar correos electrónicos y dominios de oficina (GoDaddy) y crear nuevas cuentas según sea necesario.
• Coordinar con contadores externos para la planificación fiscal.
• Mantener actualizados los software contables externos y herramientas de gestión de proyectos según sea necesario.
• Brindar apoyo administrativo general a la dirección de la empresa.
Requisitos
• Experiencia en contabilidad básica, gestión de oficina o administración en construcción.
• Amplio conocimiento de QuickBooks, Excel y sistemas de nómina.
• Conocimiento deseable de nómina certificada, salario predominante y cumplimiento en obras públicas.
• Excelentes habilidades organizativas, atención al detalle y cumplimiento de plazos.
• Capacidad para comunicarse eficazmente con subcontratistas, empleados y representantes de agencias.
• Persona proactiva con mentalidad resolutiva y capacidad para gestionar múltiples responsabilidades de forma independiente.
Compensación y Beneficios
• Salario competitivo basado en experiencia.
• Seguro médico y opciones de planes de jubilación.
• Tiempo libre remunerado y días festivos.
• Horario de trabajo flexible
• Oportunidades de crecimiento profesional en una empresa pequeña y familiar.
Enviar correo electrónico con currículum y experiencia laboral

405 117th St SE, Everett, WA 98208, USA
Salario negociable