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Gerente de Oficina (Nueva York: Manhattan)
Nuestro cliente, una firma global de consultoría con sede en el bajo Manhattan, busca contratar a un Gerente de Oficina de temporal a permanente para apoyar su oficina en Nueva York. El puesto es presencial de lunes a viernes, de 8:30 a.m. a 5:30 p.m., con flexibilidad para horas extras ocasionales según surjan. La duración temporal es de 2 a 3 meses antes de la conversión.
Responsabilidades:
Presentar y hacer seguimiento de solicitudes de mantenimiento, y hacer recomendaciones sobre servicios, proveedores y otras necesidades relacionadas con las instalaciones.
Pedir, almacenar y organizar suministros de oficina, incluyendo bocadillos, bebidas y alimentos para la oficina y cocina.
Mantener limpios y ordenados los espacios comunes de la oficina y supervisar la seguridad general en las instalaciones.
Ser un anfitrión entusiasta y amable para empleados, candidatos, visitantes y proveedores; coordinar las necesidades de visitantes de otras oficinas según sea necesario.
Pedir, preparar y limpiar bocadillos y almuerzos proporcionados por catering para la oficina.
Asegurar que todas las máquinas de oficina y cocina funcionen correctamente y estén mantenidas, y coordinar los servicios necesarios de limpieza y mantenimiento.
Mantener relaciones laborales positivas con proveedores, vendedores y administradores de propiedades.
Gestionar, organizar y realizar un seguimiento de las compras relacionadas con la oficina; aprobar facturas entrantes para pago y presentar recibos e invoices al departamento de Cuentas por Pagar para su pago.
Supervisar todas las entregas (entrantes, salientes) y el correo saliente.
Mantener un ambiente acogedor para los invitados, ofrecer agua/café a visitantes y candidatos, y dar recorridos por la oficina según sea necesario.
Planificar y ejecutar eventos especiales fuera de la oficina según se requiera (reservar hoteles, restaurantes, actividades y salidas para grupos grandes).
Dar la bienvenida a nuevos empleados asegurándose de crear una experiencia agradable durante la incorporación.
Coordinar mudanzas de oficina, nuevas configuraciones, disposiciones de asientos en colaboración con equipos internos y gestionar el plano de distribución de la oficina.
Mantener constante conocimiento del estado de ánimo en la oficina y mantener comunicación abierta con el Jefe de la Oficina.
Puede ocasionalmente realizar recados diversos para apoyar actividades de oficina o solicitudes de liderazgo.
Mantener hojas de cálculo, preparar correspondencia, contestar teléfonos y realizar investigaciones según sea necesario.
Interactuar con diferentes departamentos (por ejemplo, el departamento legal para gestión de contratos y Cuentas por Pagar para gestión de pagos y presupuestos).
Coordinar citas y reuniones de división, asegurando que las instalaciones para reuniones y recursos técnicos estén disponibles y listos para usar.
Requisitos:
3-5+ años de experiencia en un rol similar de apoyo administrativo.
Alto nivel de dominio en el uso de Microsoft Office, especialmente Outlook, Word, Excel y PowerPoint, así como sistemas internos de mensajería como Teams.
Experiencia en planificación y reserva de eventos.
Dominio en mantener calendarios de Outlook, crear y presentar informes de gastos, y comprar catering, suministros de oficina y regalos corporativos.
Excelentes habilidades comunicativas verbales y escritas, con alto grado de confidencialidad, diplomacia y profesionalismo.
Persona proactiva, confiable y organizada; capacidad para trabajar de forma independiente y priorizar múltiples proyectos simultáneamente.
Buen criterio y capacidad para resolver problemas con excelente seguimiento.
Debe ser capaz de cumplir con las expectativas y ofrecer flexibilidad sin interrupciones ante cambios repentinos en las tareas.
Capacidad para priorizar el trabajo y trabajar bajo presión.
Fuertes habilidades comunicativas escritas y verbales.
Gran sentido de servicio efectivo al cliente y orientación a la resolución de problemas.
Excelente atención al detalle, precisión y habilidades organizativas.
Mantiene un alto nivel de confianza y confidencialidad.
Actitud flexible, amigable y positiva.
Remuneración:
Salario base permanente de $75K-80K, tarifa temporal pagada de manera proporcional
15 días de PTO, 13 días festivos pagados, seguro médico, dental, de visión, plan 401K con coincidencia, viaje pagado en diciembre - evento de celebración
Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse.
Residentes de California: Se considerarán solicitudes calificadas con antecedentes penales o registros de condenas para empleo de acuerdo con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California.
Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/
La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros.
Perfil de la empresa:
Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones coordinadas de contratación con un servicio inigualable, compromiso con la finalización y éxito de proyectos, y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua.
Nuestras marcas especializadas ofrecen una suite completa de servicios de personal a empresas emergentes de crecimiento y a las Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas de práctica especializadas y ofertas de servicios para atender las necesidades cambiantes de los clientes.
Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com.
Información sobre beneficios:
Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, seguro médico, dental, de visión y programas de licencias federales y estatales según lo requieran las regulaciones aplicables a quienes cumplan con los requisitos de elegibilidad. Tras ser contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios.
Esperamos con interés trabajar con usted.
Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

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