Asistente de operaciones - Seattle

Sobre nosotros Egon Zehnder es la firma líder mundial en búsqueda de ejecutivos y consultoría de liderazgo, ayudando a los líderes a enfrentar cuestiones complejas con respuestas humanas. Ayudamos a las organizaciones a abordar el núcleo de sus desafíos de liderazgo y ofrecemos retroalimentación honesta y conocimientos profundos para que los líderes puedan alcanzar su verdadero ser y propósito. Creemos que juntos podemos transformar personas, organizaciones y el mundo a través del liderazgo. La oportunidad El Asistente Ejecutivo brinda apoyo a uno o más consultores, ayudándolos en todos los aspectos de los encargos con clientes y asumiendo un papel activo en la supervisión de tareas administrativas. El puesto requiere una persona capaz de planificar, ejecutar y finalizar proyectos según plazos estrictos. Esto incluye obtener recursos y coordinar los esfuerzos de miembros del equipo y clientes para entregar los proyectos según lo previsto. El Asistente Ejecutivo debe gestionar proactivamente los cambios en el alcance del proyecto, identificar posibles crisis y elaborar planes de contingencia de forma regular. El candidato ideal será altamente flexible, con gran capacidad para realizar múltiples tareas simultáneamente y que disfrute de la variedad e imprevisibilidad de gestionar múltiples proyectos y prioridades cambiantes. Se espera que el Asistente Ejecutivo sienta un sentido de propiedad e implicación en el proceso, de modo que pueda coordinar todos los elementos necesarios para el éxito de un encargo. El Asistente Ejecutivo debe garantizar el manejo discreto de todas las interacciones con clientes, candidatos, etc. Lo que harás Administrativo Organizar todas las agendas, incluyendo, entre otras, reuniones y entrevistas con candidatos, reuniones y entrevistas con clientes, reuniones de desarrollo de negocio, reuniones relacionadas con encargos y reuniones internas, videoconferencias, etc. Gestionar calendarios complejos y priorizar reuniones/llamadas según sea necesario. Organizar y coordinar planes de viaje, itinerarios y agendas detallados y complejos tanto para consultores como para candidatos. Preparar documentos para reuniones relacionadas con viajes. Procesar reembolsos de gastos para consultores y candidatos. Redactar, preparar y editar correspondencia confidencial. Realizar otras actividades de apoyo administrativo, incluyendo, entre otras, atender llamadas telefónicas, recibir y dirigir visitantes, planificación de eventos y otros proyectos puntuales según se soliciten. Garantizar que nuestra base de datos global esté actualizada y sea precisa; incluyendo, entre otros, todos los documentos internos y de clientes, información de clientes/candidatos, notas, correos electrónicos y citas. Desempeñar funciones adicionales de oficina/recepción según sea necesario para asegurar el correcto funcionamiento de la oficina. Brindar apoyo puntual a otros Asistentes Ejecutivos cuando se solicite para ayudar con cargas de trabajo adicionales, según la disponibilidad y bajo la supervisión del Gerente de Administración Regional. Coordinación de búsquedas Actuar como enlace con clientes y candidatos, ayudando al consultor en las actividades diarias de búsqueda. Ser el punto de contacto único para todos los asuntos clave de logística. Comunicarse directamente, y en nombre del consultor, sobre encargos con clientes, candidatos y tareas internas. Actuar como puente para facilitar una comunicación fluida entre el consultor y los miembros del equipo interno y externo. Adoptar un enfoque proactivo para ayudar con diversas necesidades del cliente durante la ausencia del consultor. Trabajar estrecha y eficazmente con el consultor y con las partes interesadas de investigación para garantizar que se cumplan los plazos y se atiendan las necesidades de clientes y candidatos. Producir entregables de alta calidad para clientes y candidatos, asegurando su finalización dentro de los plazos establecidos. Completar con éxito aspectos críticos de los entregables con un enfoque práctico. Priorizar necesidades conflictivas; gestionar asuntos de forma rápida y proactiva, y dar seguimiento oportuno a proyectos sensibles en el tiempo hasta su finalización exitosa. Apoyar al departamento de contabilidad con facturación, emisión de facturas a clientes y cuentas por cobrar. Establecer relaciones positivas y mantener contacto regular con candidatos ejecutivos de alto nivel (ejecutivos y candidatos de empresas Fortune 500) involucrados en proyectos altamente confidenciales. Desarrollo de negocio En colaboración con el consultor, crear y gestionar el proceso para impulsar la estrategia de desarrollo de negocio del consultor. Colaborar con el consultor, el equipo de investigación y otros miembros del equipo en la elaboración de presentaciones y materiales de marketing de alta calidad, y asumir la responsabilidad de finalizar los materiales para propuestas y eventos. Requisitos Lo que estamos buscando Título universitario (preferido) Un mínimo de 5 años de experiencia en funciones administrativas, preferiblemente en una firma de servicios profesionales. Capacidad para gestionar múltiples tareas: ser capaz de manejar múltiples proyectos con plazos definidos, ya que la gestión del tiempo, el reconocimiento de patrones, la priorización, la atención meticulosa a los detalles y el juicio son fundamentales en este puesto. Resolución de problemas con recursos: capacidad para trabajar en entornos ambiguos, sentirse cómodo con lo desconocido y rendir bien bajo presión, resolviendo problemas eficazmente. Iniciativa personal: altamente motivado, con una excelente ética de trabajo y seguridad en uno mismo, difícil de desestabilizar, capaz de pensar con agilidad. Comunicación sólida: habilidades interpersonales y de comunicación excepcionales (orales y escritas). Capacidad para interactuar profesionalmente tanto con partes interesadas ejecutivas como con colegas. Colaborador natural: deseo de ayudar a fomentar y preservar una cultura empresarial en la que todos sean bienvenidos, incluidos y tengan la oportunidad de tener éxito. Jugador de equipo colaborativo, con un historial de maximizar tanto el rendimiento del equipo como el individual. Beneficios Cómo es trabajar aquí Trabajamos como un equipo unificado con experiencia en diversos sectores, funciones y regiones. Nuestra organización se puede describir como de alto rendimiento y colaborativa, combinada con una cultura de cuidado y respeto. Desde el principio, hemos sido una firma guiada por valores. Estos tienen un aspecto aspiracional: guían nuestro comportamiento y nos recuerdan cuándo no cumplimos con ellos. Nuestra firma se rige por cinco valores: Una Firma, Clientes Primero, Generosidad, Espíritu de Propiedad y Aceptar las Diferencias. Cada uno enfatiza un aspecto diferente de quiénes somos (y quiénes queremos ser), y solo juntos nos ayudan a equilibrar lo que es correcto en cada situación. Beneficios Modelo de trabajo híbrido: 50 % en la oficina / 50 % remoto* (martes, miércoles y jueves) 401k: coincidencia de la empresa y contribución adicional discrecional del empleador Plan integral de salud: médico, dental, visión, seguro de vida, discapacidad a largo plazo Programa de Asistencia al Empleado (EAP) Licencia parental pagada Tiempo libre personal: vacaciones pagadas, días de enfermedad, días de voluntariado Feriados pagados, incluida una semana libre entre Navidad y Año Nuevo Nuestras oficinas Desde su fundación en una casa señorial de Zúrich en 1964, Egon Zehnder ha crecido hasta contar con 67 oficinas en 37 países. Contamos con 2300 empleados a nivel mundial y 450 empleados en Estados Unidos. Nuestras oficinas en EE. UU. incluyen Atlanta, Boston, Chicago, Dallas, Houston, Los Ángeles, Miami, Nueva York, Palo Alto, San Francisco, Seattle y Washington D.C. *En Egon Zehnder, la seguridad, el bienestar y el compromiso de los empleados son una prioridad máxima y parte fundamental de nuestra cultura. Egon Zehnder Estados Unidos opera bajo un modelo híbrido que exige que todos los empleados estadounidenses, en todos los puestos, trabajen presencialmente al menos el 50 % de los días laborables disponibles cada mes en la oficina de Egon Zehnder a la que están asignados. Los empleados estadounidenses pueden trabajar de forma remota durante los días restantes del mes. Esta política puede modificarse en cualquier momento por Egon Zehnder.

Nuestro cliente, una consultora global de economía, busca un Asistente Temporal de Servicios de Instalaciones para unirse a nuestra oficina de Nueva York. Este puesto es responsable de brindar apoyo administrativo y de instalaciones, incluyendo todas las tareas relacionadas con la recepción, mantenimiento de oficinas y organización de catering/reuniones; así como apoyo administrativo al equipo de Administradores Sénior, Principales y personal de consultoría en la preparación de documentos y presentaciones, y proyectos especiales. Este puesto depende del Gerente Sénior de Servicios de Apoyo Empresarial (BSS) en Boston. La posición comienza aproximadamente el 4 de agosto de 2025. De lunes a viernes presencial, de 8:30 a.m. a 5:00/5:30 p.m. Se requiere un compromiso de dos meses con posibilidad de extensión. Algunas de las responsabilidades diarias de este puesto incluyen: Ser el primer punto de contacto para los visitantes, asegurando que se cumplan los protocolos de seguridad del edificio y los estándares de la empresa; organizar espacios de trabajo; proporcionar información útil y relevante a los visitantes. Garantizar la limpieza y orden diarios del espacio general de la oficina, áreas comunes y salas de conferencias. Asegurar que la cocina, impresoras y fotocopiadoras estén siempre limpias y bien surtidas; mantener una lista de inventario de suministros para reposición y pedidos. Ayudar en la preparación de reuniones, lo que puede incluir iniciar o aceptar reuniones mediante videoconferencia e iniciar sesión en Zoom, gestionar catering y ayudar en la preparación de materiales o paquetes. Responder llamadas de forma oportuna y profesional; anunciar llamadas y derivar a los mensajes de voz de los empleados según corresponda; cada mañana, recuperar los mensajes de voz generales y reenviarlos a las personas correspondientes según sea necesario. Realizar copias, encuadernaciones, envíos de fax, escaneos y distribución de materiales según se solicite. Ayudar con iniciativas de BSS según sea necesario. Requisitos: Título universitario requerido. Mínimo 3 años de experiencia profesional, preferiblemente en entornos de servicios profesionales. Conocimientos intermedios de Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook requeridos. Alta capacidad para tomar la iniciativa y asumir responsabilidad sobre proyectos. Debe ser autónomo, trabajar de forma independiente y mantener una comunicación constante con los miembros del equipo y el gerente. Sentir orgullo al trabajar en una organización de alta calidad y alto nivel de integridad. Mantener estricta confidencialidad y ejercer buen criterio. Entorno de oficina dinámico que requiere manejar múltiples tareas y demandas. Capacidad para trabajar de forma eficaz e interactuar con los miembros del equipo y el gerente. Capacidad para concentrarse y prestar mucha atención a los detalles. Se requiere actividad física, incluyendo cierta flexión y levantamiento de hasta veinte (20) libras. Vacuna contra el COVID requerida*. Remuneración: $30 - $33 por hora según experiencia (DOE). Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Las solicitudes calificadas con antecedentes penales serán consideradas para empleo de acuerdo con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autorreconocimiento, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La completación de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones coordinadas de contratación con un servicio sin igual, compromiso con la finalización y éxito de proyectos, y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una gama completa de servicios de personal para empresas emergentes de crecimiento y empresas de la lista Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas especializadas y ofertas de servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Obtenga más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, visitando www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, cobertura médica, dental, de la vista, y programas de licencias federales y estatales según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos con interés trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

Sobre Nosotros Egon Zehnder es la firma líder mundial en búsqueda de ejecutivos y consultoría de liderazgo, inspirando a los líderes a abordar cuestiones complejas con respuestas humanas. Ayudamos a las organizaciones a llegar al núcleo de sus desafíos de liderazgo y ofrecemos retroalimentación honesta y conocimientos profundos para ayudar a los líderes a descubrir su verdadero ser y propósito. Creemos que juntos podemos transformar personas, organizaciones y el mundo a través del liderazgo. La Oportunidad El Asistente Ejecutivo apoya a uno o más consultores proporcionando asistencia continua en todos los aspectos de los encargos con clientes y desempeñando un papel activo en la supervisión de tareas administrativas. El puesto requiere una persona capaz de planificar, ejecutar y finalizar proyectos según plazos estrictos. Esto incluye obtener recursos y coordinar los esfuerzos de los miembros del equipo y los clientes para entregar los proyectos según lo planeado. El Asistente Ejecutivo debe gestionar proactivamente los cambios en el alcance del proyecto, identificar posibles crisis y elaborar planes de contingencia de forma regular. El candidato ideal será altamente flexible, con una gran capacidad para realizar múltiples tareas simultáneamente y disfrutará de la variedad e imprevisibilidad de gestionar múltiples proyectos y prioridades cambiantes. Se espera que el Asistente Ejecutivo sienta un sentido de propiedad e implicación en el proceso, de modo que pueda coordinar todos los elementos que confluyen en un encargo exitoso. El Asistente Ejecutivo debe garantizar el manejo discreto de todas las interacciones con clientes, candidatos, etc. Lo Que Harás Administrativo Organizar todas las programaciones, incluyendo, entre otras, reuniones y entrevistas con candidatos, reuniones y entrevistas con clientes, reuniones de desarrollo de negocio, reuniones relacionadas con encargos, reuniones internas, videoconferencias, etc. Gestionar calendarios complejos y priorizar reuniones/llamadas según sea necesario. Organizar y coordinar planes de viaje, itinerarios y agendas complejos y detallados tanto para consultores como para candidatos. Preparar documentos para reuniones relacionadas con viajes. Procesar reembolsos de gastos para consultores y candidatos. Redactar, preparar y editar correspondencia confidencial. Realizar actividades adicionales de apoyo administrativo, incluyendo, entre otras, atender llamadas telefónicas, recibir y dirigir visitantes, planificar eventos y otros proyectos puntuales según se soliciten. Garantizar que nuestra base de datos global esté actualizada y sea precisa; incluyendo, entre otros, todos los documentos internos/clientes, información de clientes/candidatos, notas, correos electrónicos y citas. Asumir responsabilidades adicionales en la oficina/recepción según sea necesario para asegurar el correcto funcionamiento de la oficina. Proporcionar apoyo puntual a otros Asistentes Ejecutivos cuando se solicite para ayudar con cargas de trabajo adicionales, según la capacidad disponible y según lo determine el Gerente de Administración Regional. Coordinación de Búsqueda Actuar como enlace con clientes y candidatos, ayudando al consultor en el mantenimiento de las actividades diarias de búsqueda. Actuar como punto único de contacto para todos los asuntos clave de logística. Comunicarse directamente y en nombre del consultor sobre encargos con clientes, candidatos e internos. Actuar como puente para una comunicación fluida entre el consultor y los miembros del equipo externos e internos. Adoptar un enfoque proactivo para ayudar con diversas necesidades del cliente durante la ausencia del consultor. Trabajar estrecha y eficazmente con el consultor y las partes interesadas de investigación para garantizar que se cumplan los plazos y se atiendan las necesidades de clientes y candidatos. Producir entregables de alta calidad para clientes y candidatos, asegurando su finalización dentro de los plazos establecidos. Completar con éxito aspectos críticos de los entregables con un enfoque práctico. Priorizar necesidades en conflicto; gestionar asuntos de forma rápida, proactiva y seguir hasta la finalización exitosa de proyectos sensibles en cuanto al tiempo. Apoyar al departamento de contabilidad con facturación, emisión de facturas a clientes y cuentas por cobrar. Establecer relaciones positivas y mantener contacto regular con candidatos ejecutivos de alto nivel (ejecutivos y candidatos de empresas de la lista Fortune 500) involucrados en proyectos altamente confidenciales. Desarrollo de Negocio En colaboración con el consultor, crear y gestionar el proceso para impulsar la estrategia de desarrollo de negocio del consultor. Colaborar con el consultor, el equipo de investigación y otros miembros del equipo en la elaboración de presentaciones y materiales de marketing de alta calidad, siendo responsable de la finalización de materiales para propuestas y eventos. Requisitos Lo Que Buscamos Título universitario (preferido). Un mínimo de 5 años de experiencia en funciones administrativas, preferiblemente en una firma de servicios profesionales. Capacidad organizativa y para multitarea: capaz de gestionar múltiples proyectos con plazos definidos, ya que la gestión del tiempo, el reconocimiento de patrones, la priorización, la atención meticulosa a los detalles y el juicio son fundamentales en este puesto. Solución de problemas con recursos: capacidad para trabajar en entornos ambiguos, comodidad ante lo desconocido, así como capacidad para trabajar bien bajo presión y resolver problemas. Iniciativa propia: altamente motivado, excelente ética de trabajo y autoconfianza, no se desanima fácilmente, capaz de pensar con rapidez. Comunicador sólido: habilidades interpersonales y de comunicación excepcionales (tanto orales como escritas). Capacidad para interactuar profesionalmente tanto con partes interesadas ejecutivas como con colegas. Colaborador natural: deseo de ayudar a fomentar y preservar una cultura empresarial en la que todos sean bienvenidos, incluidos y tengan la oportunidad de tener éxito. Jugador de equipo colaborativo, con un historial de maximizar tanto el rendimiento del equipo como el individual. Beneficios Cómo Es Trabajar Aquí Funcionamos como un equipo unificado con experiencia en múltiples industrias, funciones y geografías. Nuestra organización puede describirse como de alto rendimiento y colaborativa, combinada con una cultura de cuidado y respeto. Desde el principio, hemos sido una firma guiada por valores. Los valores tienen un aspecto aspiracional: guían nuestro comportamiento y nos recuerdan cuando no cumplimos con ellos. Nuestra firma se rige por cinco valores: Una Sola Firma, Clientes Primero, Generosidad, Espíritu de Propiedad y Aceptar las Diferencias, cada uno de los cuales enfatiza un aspecto distinto de quiénes somos (y quiénes queremos ser), y solo juntos nos ayudan a equilibrar lo que es correcto en cada situación. Beneficios Modelo de trabajo híbrido: 50 % presencial / 50 % remoto* (martes, miércoles y jueves). 401k: aporte de la empresa con coincidencia y contribución adicional discrecional del empleador. Plan integral de salud: médico, dental, visión, seguro de vida, discapacidad a largo plazo. Programa de Asistencia al Empleado (EAP). Permiso parental remunerado. Tiempo libre personal: vacaciones pagadas, días de enfermedad, días de voluntariado. Festivos pagados, incluida una semana de descanso entre Navidad y Año Nuevo. Nuestras Oficinas Desde su fundación en una casa señorial de Zúrich en 1964, Egon Zehnder ha crecido hasta contar con 67 oficinas en 37 países. Contamos con 2300 empleados a nivel global y 450 empleados en Estados Unidos. Nuestras oficinas en EE. UU. incluyen Atlanta, Boston, Chicago, Dallas, Houston, Los Ángeles, Miami, Nueva York, Palo Alto, San Francisco, Seattle y Washington D.C. *En Egon Zehnder, la seguridad, el bienestar y el compromiso de los empleados son una prioridad máxima y están en el núcleo de nuestra cultura. Egon Zehnder Estados Unidos opera bajo un modelo híbrido que exige que todos los empleados estadounidenses, en todos los puestos, trabajen presencialmente al menos el 50 % de los días laborables disponibles cada mes en la oficina de Egon Zehnder a la que están asignados. Los empleados estadounidenses pueden trabajar de forma remota durante los días restantes del mes. Esta política puede modificarse en cualquier momento por Egon Zehnder.

Asistente de Oficina con experiencia en QuickBooks y Excel Ubicación: J&J Enterprises, Jamaica, NY - ENTORNO DE OFICINA EN CASA Tipo de trabajo: Tiempo parcial (presencial) Salario: Según experiencia Descripción general: Buscamos un Asistente de Oficina confiable y detallista con sólidas habilidades en QuickBooks y Excel para trabajar desde una oficina en casa. El candidato ideal ayudará a gestionar tareas administrativas diarias, incluyendo contabilidad, comunicación por correo electrónico y coordinación general de oficina. Responsabilidades: Utilizar QuickBooks para procesar y registrar transacciones financieras Crear e imprimir cheques según sea necesario Registrar proyectos entrantes y mantener registros precisos Redactar y responder correos electrónicos de forma profesional Mantener sistemas de archivos digitales y físicos organizados Trabajar con Excel para gestionar hojas de cálculo e informes Realizar otras tareas administrativas generales según se requieran Requisitos: Dominio de QuickBooks (obligatorio) Buenas habilidades en Excel (fórmulas, entrada de datos, organización) Excelente comunicación escrita y verbal Gran atención al detalle y habilidades organizativas Capacidad para realizar múltiples tareas y gestionar eficazmente el tiempo Experiencia previa en oficina deseada

GXA, una empresa consultora de TI y Ciberseguridad en rápido crecimiento, busca un Gerente de Oficina experimentado para supervisar las operaciones diarias de nuestra oficina corporativa en Richardson, Texas. Con un equipo dinámico de aproximadamente 30 miembros locales y remotos y un entorno de trabajo acelerado, necesitamos una persona dedicada que garantice que nuestra oficina funcione sin problemas y de manera eficiente. Descripción del puesto: En este rol dinámico y práctico, se le encargará gestionar y supervisar una variedad de funciones operativas esenciales, incluyendo administración general, contabilidad, gestión de instalaciones, recursos humanos y nómina. Su objetivo principal será fomentar un entorno de trabajo eficiente y próspero, al tiempo que construye y mantiene una infraestructura sólida en la oficina trasera que apoye y acelere el crecimiento de la empresa. Como punto central de contacto para todos los asuntos relacionados con la oficina, supervisará un conjunto diverso de responsabilidades. Estas incluyen gestionar relaciones con proveedores, adquirir suministros de oficina, garantizar el correcto funcionamiento de la oficina, manejar tareas de nómina y contabilidad básica. Su función contribuirá al bienestar general del equipo y será crucial para asegurar que las operaciones diarias se desarrollen sin contratiempos, permitiendo a la organización alcanzar sus objetivos estratégicos. Responsabilidades principales: Supervisar las operaciones diarias de la oficina, garantizando funciones traseras fluidas y eficientes, incluyendo contabilidad, recursos humanos, nómina y gestión de la cadena de suministro. Brindar apoyo administrativo integral al equipo, fomentando un entorno de trabajo productivo y colaborativo. Gestionar relaciones con proveedores, supervisar la adquisición de suministros de oficina y garantizar el mantenimiento y funcionamiento del equipo de oficina. Coordinar y optimizar los procesos de oficina para apoyar el crecimiento de la empresa y alinearse con los objetivos operativos. Realizar diversas tareas administrativas de oficina, incluyendo mantenimiento, correo, gestión de suministros, mantenimiento de equipos, facturación, recados y compras. Mantener las condiciones de la oficina y coordinar las reparaciones necesarias para garantizar un entorno de trabajo seguro y agradable. Actualizar y mantener las políticas de oficina en colaboración con el departamento de recursos humanos. Realizar tareas de nómina y contabilidad básica. Desempeñar tareas relacionadas con recursos humanos, como incorporación, salida de empleados e inscripción en beneficios, asegurando una transición sin problemas para los empleados. Garantizar la facturación oportuna y precisa y el procesamiento de pagos, especialmente en el manejo de pagos de clientes. Supervisar la gestión de instalaciones, incluyendo la negociación de contratos y precios con proveedores, prestadores de servicios y la gestión de arrendamientos de oficinas. Gestionar el presupuesto de administración de oficina, proporcionando informes financieros precisos y oportunos. Ofrecer apoyo general y asistencia a visitantes, asegurando una experiencia positiva y profesional. Estar disponible fuera del horario laboral para emergencias en el edificio y responder rápidamente a cualquier problema. Atender consultas de empleados relacionadas con asuntos de gestión de oficina, brindando soluciones y apoyo según sea necesario. Actuar como enlace con proveedores de servicios de gestión de instalaciones, como limpieza, catering y seguridad, asegurando que el entorno de la oficina esté bien mantenido. Realizar inspecciones regulares del edificio de la oficina para garantizar que todas las áreas funcionen correctamente. Planificar y coordinar actividades internas o fuera del sitio, como fiestas corporativas, celebraciones y conferencias, contribuyendo a una cultura empresarial positiva. Asumir un rol orientado a tareas que implique cumplir plazos, adherirse a procesos y mantener un enfoque concentrado en las responsabilidades. Requisitos: Experiencia mínima de 8 años en gestión de oficina y de instalaciones. Experiencia demostrada como Gerente de Oficina o Gerente de Recepción. Este puesto es presencial: debe estar disponible para trabajar en la oficina de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Debe tener transporte confiable y residir a menos de 35 minutos de distancia de la oficina. Título universitario en un campo relevante de administración. Dominio del paquete Microsoft Office, especialmente MS Excel y MS Outlook. Conocimientos prácticos de QuickBooks Online. Experiencia práctica en el uso de equipos de oficina, incluyendo fotocopiadoras e impresoras. Familiaridad con herramientas de programación de correos electrónicos, como Email Scheduler y Boomerang. Excepcionales habilidades de gestión del tiempo con capacidad para multitarea y priorizar eficazmente. Gran atención al detalle junto con excelentes habilidades para resolver problemas. Sobresalientes habilidades de comunicación escrita y verbal. Capacidades superiores de organización y planificación en un entorno acelerado. Mentalidad creativa con capacidad para proponer e implementar mejoras. Este es un puesto profesional: no se permiten tatuajes visibles ni piercings corporales (lengua o nariz). Beneficios: Plan de salud (médico, dental y visual) Seguro de vida (básico, voluntario y por accidente) Tiempo libre pagado (vacaciones, enfermedad y días festivos oficiales) Beneficios complementarios (Legal Shield/Aflac) Rango salarial $75,000 - $100,000 dependiendo de las calificaciones y experiencia laboral

Nuestro cliente, una firma de capital de riesgo, busca un Asistente Ejecutivo - Eventos y Operaciones en Nueva York. El horario es de 9:00 a.m. a 6:00 p.m., y el puesto es completamente presencial, cinco días por semana, con flexibilidad ocasional cuando el equipo esté de viaje. Responsabilidades: * Brindar apoyo ejecutivo de alto nivel a dos Socios Senior y cuatro Asociados de Inversiones, incluyendo la gestión de calendarios, coordinación de viajes, programación y tareas personales * Gestionar y coordinar todas las reuniones internas y externas, llamadas con inversionistas y eventos * Apoyar comunicaciones confidenciales, preparar agendas, tomar actas y realizar seguimiento de las acciones pendientes * Supervisar las operaciones diarias de la oficina en Nueva York, incluyendo suministros, proveedores, planificación del espacio y coordinación con la administración del edificio * Ayudar en la incorporación y orientación administrativa de nuevos empleados * Planificar y ejecutar diversos eventos, incluyendo actividades fuera de la oficina, recepciones de networking, cenas con clientes y eventos para carteras de inversión Requisitos: * Experiencia de 5 a 8 años o más en un puesto de apoyo, coordinación u operaciones dentro de industrias como tecnología, agencias digitales, publicidad o startups * Título universitario obligatorio * Amplia experiencia en planificación de eventos y conocimiento de lugares, restaurantes y proveedores en Nueva York * Actitud profesional, orientado al cliente y con conocimiento de Nueva York, además de mentalidad proactiva y flexible * Mentalidad de disponibilidad continua y fuerte ética de trabajo * Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal; gran atención al detalle * Dominio de Google Suite, Slack, MS Office y Zoom; conocimientos de herramientas de eventos o CRM son un plus Compensación/Beneficios: * Hasta $130,000 más bono * Tiempo libre pagado generoso * Seguros médicos, dentales y de visión (aporte del empleado; aproximadamente $45 al mes para cobertura individual) * Beneficios pre-tributarios para transporte, FSA * 401K con aporte coincidente * Snacks y bebidas gratuitos en la oficina * Cena gratuita después de las 6:00 p.m. y viajes en Uber/Lyft gratuitos después de las 9:00 p.m. * Fiesta anual de fin de año (este año: Taj Mahal, India) * Programas de bienestar que incluyen membresía en CitiBike, DocSpace, One Medical, Health Advocate y ClassPass Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Se considerarán solicitudes calificadas con antecedentes penales de acuerdo con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La completación de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda de empleo, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones de personal coordinadas con un servicio sin igual, compromiso con la finalización y éxito de proyectos y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una amplia gama de servicios de personal a empresas en crecimiento y a las Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se irán añadiendo ubicaciones de oficinas, áreas de práctica especializada y servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, seguro médico, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos con interés trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)