Asistente administrativo, Diseño y Construcción

Función: La asistente administrativa brinda apoyo administrativo integral al departamento de Diseño y Construcción bajo la dirección del Vicepresidente Senior de Inversiones de Capital, Diseño y Construcción. Las responsabilidades incluyen desarrollar e implementar sistemas organizativos para mejorar la eficiencia del departamento, así como ayudar al equipo de Diseño y Construcción en diversas funciones, como presupuestación, programación, informes de gastos y preparación y seguimiento de bases de datos. Responsabilidades: Actuar como enlace interno y externo para los ejecutivos del departamento, facilitando operaciones diarias eficientes. Apoyar al equipo en el flujo de trabajo diario, incluyendo redacción, mecanografía, revisión y edición de diversos documentos y comunicaciones. Coordinar arreglos de viaje y la logística relacionada. Programar citas y gestionar el calendario y los contactos del departamento en Outlook. Organizar la logística de reuniones, incluyendo reservar salas, coordinar participantes y proporcionar refrigerios o catering según sea necesario. Organizar la logística y las acciones pendientes para las iniciativas del departamento. Apoyar la coordinación de equipos multidisciplinarios para proyectos de desarrollo y de capital. Colaborar con los ejecutivos para compilar actualizaciones escritas de proyectos y actas de reuniones según sea necesario. Mantener un sistema organizado de archivos electrónicos y físicos para los registros del departamento. Procesar facturas del departamento, preparar informes de gastos y realizar el seguimiento de reembolsos. Revisar y gestionar el correo entrante, así como preparar correo saliente y envíos urgentes. Apoyar en proyectos especiales asignados por el Vicepresidente Senior. Desempeñarse como recepcionista suplente cuando sea necesario. Requisitos Habilidades: Capacidad para trabajar eficazmente tanto en equipo como de forma independiente en un entorno acelerado, priorizando proyectos para garantizar entregas oportunas. Excelentes habilidades organizativas, incluida experiencia en la elaboración de cronogramas y la priorización de tareas. Debe tener la capacidad de revisar y organizar de forma independiente las tareas del departamento. Buen criterio y sentido empresarial necesarios para tomar decisiones razonadas respecto a asuntos que surjan en la jornada laboral. Excelentes habilidades de comunicación verbal y gestión de clientes. Capacidad para manejar todas las comunicaciones con diplomacia y confidencialidad. Excepcionales habilidades de redacción, incluida la capacidad de preparar borradores de memorandos y correspondencia con mínima supervisión y con precisión. Es fundamental la capacidad para revisar textos y garantizar la exactitud del trabajo. Dominio de Microsoft Office, incluyendo Outlook, Excel y PowerPoint. Se requiere la capacidad de crear gráficos y diagramas en PowerPoint y Excel para presentaciones. Autonomía, orientación a metas y enfoque en resultados. Educación y Experiencia: Título de escuela secundaria obligatorio; estudios universitarios preferibles. 5 a 7 años de experiencia administrativa. Experiencia en Gestión de la Construcción es un plus. Conocimientos de E-Builder, Visio, Yardi Voyager (software de gestión de activos y propiedades Yardi) o sistemas empresariales de contabilidad y gestión de proyectos son un plus. Entorno de Trabajo: El puesto está basado en Bethesda, MD. Presencial en la oficina cuatro días a la semana, con un día fijo de trabajo remoto. Compensación: $70,000 - $75,000 Bono objetivo hasta el 10% RLJ Lodging Trust es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Animamos a postularse incluso si su experiencia no coincide al 100 % con el puesto. Buscamos a alguien con habilidades y experiencia relevantes, no un perfil que coincida exactamente con la descripción del trabajo. Queremos ayudarle a crecer y, a cambio, usted nos ayudará a crecer como una organización más fuerte e inclusiva. Celebramos la diversidad y estamos comprometidos a crear un entorno inclusivo para todos los empleados. EOE Beneficios Plan de atención médica (médico, dental y visión) Plan de jubilación (401k, Roth) Seguro de vida Discapacidad a corto y largo plazo Tiempo libre pagado Feriados pagados Beneficios de transporte Capacitación y desarrollo Alimentos y bocadillos gratuitos Membresía con descuento en gimnasios Descuentos en hoteles de franquicias